Gastos, gastos y gastos

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Gastos, gastos y más gastos, así es como se sienten las empresas. Y es que es verdad, las empresas (y también los trabajadores) siempre intentan recortar los gastos para el buen funcionamiento de su actividad empresarial. Y aunque las notas de gastos ayudan, no siempre es suficiente.

¿Qué es un gasto? ¿Qué gastos tienen las empresas? ¿Por qué es necesario realizar un control de los gastos? PayFit te lo explica.

¿Qué es un gasto?

Como decíamos, tanto los trabajadores como las empresas tienen que asumir varios gastos. La definición de gastos es la siguiente: utilización o consumo de un bien o servicio a cambio de una contraprestación, se suele realizar mediante una cantidad saliente de dinero. 

Dicho en otras palabras, cuando asumimos un gasto lo que realmente estamos haciendo es pagar un dinero a cambio de un bien o servicio. La salida de dinero no tiene porqué producirse en ese momento, ya que podemos gastar algo y pagarlo después o al contrario. 

¿Sabías qué?

 En contabilidad, se establece mediante el principio de devengo, que los gastos se registran en el momento en que ocurren, con independencia de la fecha de su pago. Los gastos anticipados son un ejemplo: una prestación que todavía no ha recibido o un servicio que no ha disfrutado.

Además de eso, existen diferentes tipos de gastos. Hoy veremos los principales gastos de una empresa.

¿Qué gastos tienen las empresas?

Existen diferentes maneras de clasificar los gastos. Las empresas, dan especial importancia a todo lo que gastan y existen una serie de gastos generales que toda empresa sabe que va a asumir. Los gastos generales son los que NO derivan directamente de la producción del bien o servicio ofrecido.

Algunos de estos gastos transversales son:

  • Compra de material de oficina
  • Alquileres: incluidos locales, despachos o inmuebles en general.
  • Marketing y publicidad: cualquier gasto relativo a estos servicios de promoción y comunicación.
  • Gastos profesionales: aquí se incluyen desplazamientos, manutención, dietas, gastos de locomoción y cualquier gasto por viaje de los empleados.
  • Gastos financieros: intereses, comisiones bancarias, descuentos aplicados a las ventas, etc.
  • Servicios de oficina: cualquier servicio básico como es la luz, gas, agua, wifi, teléfono, etc.
  • Servicios prestados: desde asesorías hasta consultorías contratadas externamente.
  • Mantenimiento: gastos que provienen de la conservación y actualización de instalaciones, inmuebles, máquinas, etc.
  • Nóminas: gastos relativos a los salarios y cotización de los empleados en plantilla.

Los gastos profesionales, entre todos estos gastos son los que pueden variar más. Por eso, es necesario tener la fórmula perfecta para contabilizar los gastos de tus empleados. 

Poder gestionar estos gastos, facturas, comprobantes y tickets de forma digital te permitirá centralizar los gastos de tus empleados para que puedas tener un control sobre ellos.

Lo que sirve a las empresas a día de hoy es una plataforma que te permita subir todos tus tickets de gastos de forma automática para que te olvides de guardar los tickets y facturas. Solamente con una fotografía, y una validación 

A fin de cuentas, llevar el control en una planilla de Excel puede ser una tarea bastante complicada y siempre tendremos un margen de error producto del ingreso manual.

Estas hojas contendrán como mínimo el nombre del proveedor, concepto del gasto, importe, fecha y nombre del empleado que ha incurrido en el gasto. 

Queremos poner a tu alcance una nota de gastos para que puedas usarla en tu empresa. 

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PayFit pone a tu disposición diferentes maneras de administrar los gastos.

Modelo de nota de gastos

Sin embargo, más allá de los gastos profesionales existen otro tipo de gastos adicionales que todas las empresas deben asumir. Es esencial tener un control del dinero que sale de la empresa y a qué se destina.

Gastos fijos

Los gastos fijos son aquellos que se caracterizan porque:

  • No se pueden dejar de pagar durante la actividad empresarial;
  • no varían en función de la producción del negocio. 

Un ejemplo de gastos fijos son los gastos de explotación.

Gastos variables

Los gastos variables, por el contrario, son aquellos que sí dependen de la producción de tu empresa, es decir, cambiarán si produces más o menos de lo habitual.

Un ejemplo de gasto variable podría ser los gastos extraordinarios, aquellos que no sean habituales ni esperados y que se produzcan a raíz de la actividad empresarial dentro de la compañía.

Más allá de los tipos de gastos existentes es esencial conocer si los gastos que tiene la empresa son gastos deducibles o gastos no deducibles.

Los primeros,  son aquellos gastos que puedan restarse a los ingresos brutos para que el total que se paga a Hacienda sea menor, suponiendo esto un “ahorro” en el importe de los impuestos. 

Los gastos no deducibles, por contra son aquellos gastos que no se pueden descontar para el cálculo de la base imponible sobre la cual se pagarán los impuestos ya que no están directamente relacionados con la actividad de la empresa.

¿Sabías qué?

Si te preguntas qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja tienes que saber que en el momento que un trabajador solicita una baja laboral, también conocida como baja médica, empieza un proceso donde están implicados Seguridad Social y empresa. Los gastos mientras un trabajador está de baja siempre serán asumidos por la Seguridad Social.


Ahora que ya tienes una idea general sobre todos los gastos de una empresa puedes empezar por digitalizar aquellos que influencian directamente a tus empleados. Céntrate en lo que verdaderamente importa y olvídate del estrés financiero que suponen los gastos en contabilidad.

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Júlia Larrosa

PayFit

Júlia Larrosa

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