¿Los gastos conoces todo sobre ellos?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 18 de diciembre de 2023

En el complejo mundo empresarial, la gestión de gastos emerge como un componente crítico para el éxito y la sostenibilidad. Los gastos, ya sean grandes o pequeños, son hilos entrelazados en el tapiz financiero de una empresa. 

Su manejo efectivo no solo implica reducción de costos, sino también la asignación estratégica de recursos para impulsar el crecimiento y la innovación. Gastos, gastos y más gastos, así es como se sienten las empresas. Y es que es verdad, las empresas (y también los trabajadores) siempre intentan recortar los gastos para el buen funcionamiento de su actividad empresarial. Y aunque la nota de gastos ayuda, no siempre es suficiente.

¿Qué es un gasto? ¿Qué gastos tienen las empresas? ¿Por qué es necesario realizar un control de los gastos? En el artículo de hoy, te lo explicamos todo sobre este concepto.

¿Qué es un gasto?

Como decíamos, tanto los trabajadores como las empresas tienen que asumir varios gastos. Entonces…¿Los gastos y la definición de este término cuál es? Pues bien, la definición de gastos es la siguiente: utilización o consumo de un bien o servicio a cambio de una contraprestación, se suele realizar mediante una cantidad saliente de dinero. 

Dicho en otras palabras, cuando asumimos un gasto lo que realmente estamos haciendo es pagar un dinero a cambio de un bien o servicio. La salida de dinero no tiene porqué producirse en ese momento, ya que podemos gastar algo y pagarlo después o al contrario. 

💡 ¿Sabías qué? 

Los gastos en contabilidad, los cuales se establecen mediante el principio de devengo, se registran en el momento en que ocurren, con independencia de la fecha de su pago. Los gastos anticipados son un ejemplo: una prestación que todavía no ha recibido o un servicio que no ha disfrutado.

Así mismo, es importante mencionar que existen diferentes tipos de gastos. A lo largo del artículo, te explicaremos cada uno de los principales gastos de una empresa.

¿Qué gastos tienen las empresas?

Como hemos dicho anteriormente, existen diferentes maneras de clasificar los gastos. Tal y como sabemos, las empresas le dan especial importancia a todo lo que gastan y por ello, existen una serie de gastos generales que toda empresa sabe que va a asumir. Es decir, los gastos generales son los que NO derivan directamente de la producción del bien o servicio ofrecido.

Algunos de estos gastos son:

  • Compra de material de oficina

  • Alquileres: incluidos locales, despachos o inmuebles en general.

  • Marketing y publicidad: cualquier gasto relativo a estos servicios de promoción y comunicación.

  • Gastos profesionales: Los gastos profesionales, entre todos estos gastos son los que pueden variar más. Por eso, es necesario tener la fórmula perfecta para contabilizar los gastos de tus empleados. Entre ellos se incluyen desplazamientos, manutención, dietas, gastos de locomoción y cualquier gasto por viaje de los empleados.

  • Gastos financieros: intereses, comisiones bancarias, descuentos aplicados a las ventas, etc.

  • Servicios de oficina: cualquier servicio básico como es la luz, gas, agua, wifi, teléfono, etc.

  • Servicios prestados: desde asesorías hasta consultorías contratadas externamente.

  • Mantenimiento: gastos que provienen de la conservación y actualización de instalaciones, inmuebles, máquinas, etc.

  • Nóminas: gastos relativos a los salarios y cotización de los empleados en plantilla.

Lo que sirve a las empresas a día de hoy es una plataforma que te permita subir todos tus tickets de gastos de forma automática para que te olvides de guardar los tickets y facturas. Solamente con una fotografía, y una validación. Por ello, para poder gestionar estos gastos, facturas, comprobantes y tickets de forma digital te permitirá centralizar los gastos de tus empleados para que puedas tener un control sobre ellos.

A fin de cuentas, llevar el control en una planilla de Excel puede ser una tarea bastante complicada y siempre tendremos un margen de error producto del ingreso manual. Estas hojas contendrán como mínimo el nombre del proveedor, concepto del gasto, importe, fecha y nombre del empleado que ha incurrido en el gasto. 

Sin embargo, más allá de los gastos profesionales existen otro tipo de gastos adicionales que todas las empresas deben asumir. Por esta razón, es esencial tener un control del dinero que sale de la empresa y a qué se destina.

¿Qué son los gastos fijos?

Los gastos fijos son aquellos que se caracterizan porque:

  • No se pueden dejar de pagar durante la actividad empresarial

  • No varían en función de la producción del negocio. 

Por ende, un ejemplo de gastos fijos son los gastos de explotación. ¿Existen entonces gastos fijos obligatorios? La respuesta correcta es sí. Tal y como hemos dicho anteriormente, los gastos fijos obligatorios de una empresa son aquellos que deben pagarse independientemente de la actividad comercial que se realice. Estos gastos son necesarios para mantener la empresa en funcionamiento y abarcan una variedad de áreas, como la infraestructura, la administración, el marketing, la producción y la distribución.

¿Y qué son los gastos variables?

Los gastos variables, por el contrario, son aquellos que sí dependen de la producción de tu empresa, es decir, cambiarán si produces más o menos de lo habitual.

Un ejemplo de gasto variable podría ser los gastos extraordinarios, aquellos que no sean habituales ni esperados y que se produzcan a raíz de la actividad empresarial dentro de la compañía.

Más allá de los tipos de gastos existentes es esencial conocer si los gastos que tiene la empresa son gastos deducibles o gastos no deducibles.

Por un lado, los gastos deducibles son aquellos gastos que puedan restarse a los ingresos brutos para que el total que se paga a Hacienda sea menor, suponiendo esto un “ahorro” en el importe de los impuestos. Entre los gastos deducibles como ejemplo encontramos arrendamientos, sueldos y salarios, etc. 

📚 Recuerda qué…

Los gastos deducibles del IRPF son aquellos que pueden reducir la base imponible del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Estos gastos deben cumplir ciertos requisitos para ser deducibles, como estar relacionados con la actividad económica de la persona física, ser necesarios para la obtención de ingresos y estar debidamente acreditados.

Y por otro, los gastos no deducibles son aquellos gastos que no se pueden descontar para el cálculo de la base imponible sobre la cual se pagarán los impuestos ya que no están directamente relacionados con la actividad de la empresa.

Ahora que ya tienes una idea general sobre todos los gastos de una empresa puedes empezar por digitalizar aquellos que influencian directamente a tus empleados. Céntrate en lo que verdaderamente importa y olvídate del estrés financiero que suponen los gastos en contabilidad.

💡 ¿Sabías qué?

Si te preguntas qué gastos tiene una empresa con un trabajador de baja tienes que saber que en el momento que un trabajador solicita una baja laboral, también conocida como baja médica, empieza un proceso donde están implicados la Seguridad Social y la empresa. Por ende, los gastos mientras un trabajador está de baja siempre serán asumidos por la Seguridad Social.

En conclusión, la gestión eficiente de los gastos en una empresa es fundamental para garantizar su salud financiera y su capacidad para alcanzar sus objetivos a largo plazo. Un análisis detallado y continuo de los gastos permite identificar áreas de mejora, optimizar recursos y tomar decisiones informadas. La implementación de prácticas de control presupuestario, la búsqueda de eficiencias operativas y la adopción de tecnologías que faciliten la automatización de procesos financieros son estrategias clave para mantener los gastos bajo control. Además, fomentar una cultura empresarial centrada en la responsabilidad y la conciencia de costos contribuirá a una toma de decisiones más consciente en todos los niveles de la empresa. En última instancia, una gestión financiera prudente no solo fortalece la posición competitiva de la empresa, sino que también sienta las bases para un crecimiento sostenible y una adaptación exitosa a un entorno empresarial en constante cambio.

PayFit se enfoca en la gestión de nómina y en la gestión de equipos, por lo que una gestión eficiente de recursos humanos y nómina puede tener un impacto indirecto en la productividad laboral. 

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