Modèle de planning des congés

Modèle rédigé par nos juristes en droit social
Tableau Excel pour centraliser et suivre toutes les absences

Format

Excel

Writer

M. Mercadier - Expert Conformité et Réglementation

La gestion des congés est une responsabilité importante pour tout employeur. Entre les obligations légales à respecter, les demandes simultanées à arbitrer et la continuité de l'activité à assurer, organiser les périodes d'absence de vos collaborateurs nécessite une planification rigoureuse et des outils adaptés.

PayFit vous accompagne avec un modèle de planning des congés au format Excel, pour centraliser toutes les informations et faciliter vos prises de décision.

Quelles sont les obligations de l'employeur en matière de gestion des congés ?

L'employeur a plusieurs responsabilités légales concernant l'organisation des congés payés.

1. Définir la période de prise des congés

La période de référence pour l'acquisition des congés payés s'étend du 1er juin de l'année N au 31 mai de l'année N+1. Les congés doivent être pris entre le 1er mai et le 31 octobre de chaque année, dont au moins 12 jours ouvrables consécutifs entre le 1er mai et le 31 octobre.

💡 Bon à savoir : un accord d'entreprise ou une convention collective peut prévoir des dates différentes pour la période de prise des congés.

2. Respecter l'ordre des départs en congés

L'employeur fixe l'ordre et les dates de départ en tenant compte des critères légaux de priorité :

la situation familiale du salarié (notamment pour les parents d'enfants scolarisés pendant les vacances scolaires) ;
l'ancienneté dans l'entreprise ;
l'activité professionnelle éventuelle du conjoint ;
la durée de service chez un ou plusieurs employeurs.

3. Communiquer les décisions dans les délais

L'employeur doit informer les salariés de la période de leurs congés au moins 1 mois avant la date de départ prévue. Ce délai peut être réduit à 1 jour en cas de circonstances exceptionnelles, après consultation des représentants du personnel.

⚠️ Attention : tout refus de congés doit être justifié et communiqué rapidement au salarié pour éviter tout litige.

Comment gérer efficacement les demandes de congés dans votre entreprise ?

Anticiper et planifier les absences

Une bonne gestion des congés repose sur l'anticipation. Il est recommandé de :

demander aux salariés de déposer leurs souhaits de congés plusieurs mois à l'avance ;
établir un planning prévisionnel en début d'année ;
identifier les périodes critiques où les absences doivent être limitées ;
définir un nombre maximal de salariés pouvant s'absenter simultanément.

Traiter les demandes simultanées

Face à des demandes de congés pour la même période, l'employeur doit :

vérifier si l'activité peut fonctionner normalement avec ces absences simultanées ;
appliquer l'ordre des départs selon les critères de priorité légaux si nécessaire ;
proposer des solutions alternatives aux salariés dont la demande ne peut être acceptée ;
documenter ses décisions pour justifier ses choix en cas de contestation.

Suivre les soldes de congés

L'employeur doit assurer un suivi rigoureux des compteurs de congés pour chaque salarié :

congés payés acquis et pris ;
RTT acquis et pris ;
congés exceptionnels ;
congés sans solde ;
autres absences (arrêt maladie, formation, etc.).

Ce suivi permet d'éviter les erreurs de paie et de s'assurer que les salariés prennent bien leurs congés avant la fin de la période de référence. En cas de congés payés non pris, l'employeur doit connaître les règles applicables en matière de report ou d'indemnisation.

Dans cette situation, il est possible d’avoir recours à un logiciel spécialisé en ressources humaines. Un tel outil permet :

de poser un congé facilement ;
de déléguer la validation des congés de vos collaborateurs ;
de relier les données des congés avec celles de la paie ;
d’éviter les congés qui se chevauchent ;
de visualiser les absences de chaque salarié ;
de répercuté immédiatement un congé sur le bulletin de paie ;
et bien d’autres types de fonctions.

La mise en place d’un logiciel de ressources humaines est la manière la plus efficace de gérer votre personnel, faire le calcul des congés et de la paie, ou encore harmoniser les plannings de vos salariés.

La digitalisation des processus permet à l’équipe des ressources d’éviter les erreurs et de gagner du temps, ce qui revient aussi à faire des économies.

Questions fréquentes

sur le modèle de planning des congés

Comment organiser efficacement les congés dans une petite équipe ?

Dans une petite équipe, l'absence d'un seul salarié peut impacter l'activité. Pour organiser les congés efficacement :

définissez une période de référence claire (du 1er juin au 31 mai par exemple) ;
établissez un ordre de priorité selon les règles légales (situation familiale, ancienneté) ;
fixez des dates de fermeture de l'entreprise si nécessaire ;
anticipez les demandes en demandant à vos salariés de poser leurs congés plusieurs mois à l'avance.

💡 Bon à savoir : notre modèle Excel vous permet de visualiser en un coup d'œil les périodes de forte absence pour mieux anticiper.

Quels sont les délais légaux pour accepter ou refuser une demande de congés ?

L'employeur doit respecter des délais précis :

acceptation : au moins 1 mois avant la date de départ prévue ;
refus : l'employeur peut refuser une demande de congés si elle ne respecte pas l'ordre des départs fixé ou si elle désorganise l'entreprise, mais il doit le notifier dans un délai raisonnable.

⚠️ Attention : le silence de l'employeur ne vaut pas acceptation. Il est recommandé de communiquer rapidement votre décision au salarié.

Comment gérer les congés payés en cas de chevauchement des demandes ?

En cas de demandes simultanées, l'employeur doit appliquer l'ordre des départs défini selon les critères légaux.

Situation familiale (priorité aux conjoints travaillant dans la même entreprise, aux parents d'enfants scolarisés pendant les vacances scolaires) ;
Ancienneté dans l'entreprise ;
Activité professionnelle chez un ou plusieurs autres employeurs.

Notre modèle de planning vous aide à identifier rapidement ces situations de chevauchement pour prendre des décisions éclairées.

Peut-on imposer des dates de congés aux salariés ?

On peut imposer des dates de congés dans dans certaines situations :

fermeture annuelle de l'entreprise : l'employeur peut imposer la prise de congés payés (doit respecter un délai de prévenance d'au moins 1 mois) ;
modification de l'ordre des départs : possible si les circonstances l'exigent, avec un délai de prévenance d'au moins 1 mois avant le départ prévu ;
congés imposés pour raison économique : dans le cadre du chômage partiel ou d'une réorganisation.

💡 Bon à savoir : la convention collective peut prévoir des règles plus favorables pour les salariés.