Comment calculer les heures de travail ?

Chaque mois se pose la question du calcul du temps de travail pour les salariés, mais aussi pour les employeurs, et plus particulièrement, celle liée au décompte des heures de travail.

D’une part, le nombre d’heures de travail du salarié est une mention obligatoire du bulletin de paie. D’autre part, cela détermine la rémunération due par l’employeur et le versement d’éventuelles heures supplémentaires. 

Comment calculer les heures de travail, le temps de travail mensuel et le temps de travail annualisé ? PayFit vous explique.

Comment effectuer le calcul des heures de travail ? 

Pour estimer les heures de travail du salarié, il convient tout d’abord de chiffrer son temps de travail effectif. L’objectif est de déterminer le temps de travail qui doit être rémunéré.

Cela s'effectue en plusieurs étapes : identification du temps de travail effectif, prise en compte des éventuelles heures supplémentaires et déduction des absences. 

Définition du temps de travail effectif

Il peut être défini comme le temps durant lequel le salarié :

• est à la disposition de l'employeur ;

• doit se conformer à ses directives ;

• ne peut vaquer librement à ses occupations personnelles. 

Cette notion est indispensable pour déterminer les heures qui seront payées. Le principe est simple : dès lors que les heures de travail sont considérées comme du temps de travail effectif, elles doivent être rémunérées. 

Calcul du temps de travail effectif

Pour le calculer, il suffit d’additionner toutes les heures considérées comme telles. 

➡️ Étape 1 : Calculer les horaires de travail du salarié

Les horaires de travail du salarié correspondent notamment aux heures de début et de fin de sa journée de travail. Par exemple, si un salarié travaille de 9h à 13h et de 14h à 18h, il cumule 8 h de temps de travail effectif. 

➡️ Étape 2 : Inclure les temps de travail assimilés à du temps de travail effectif

On comprend dans cette définition : 

• le temps de pause (dans certains cas) ;

• le temps d’habillage et de déshabillage ;

• les heures d’astreinte.

💡 Bon à savoir : pour le décompte des heures, il convient de distinguer les pauses assimilées au temps de travail de celles qui en sont exclues.

👉 À noter : la gestion des pauses et des temps de repos doit être particulièrement rigoureuse pour respecter la réglementation en vigueur.

Le calcul des heures de travail diffère selon que vous suiviez des horaires collectifs ou individualisés.

Si vous travaillez en horaires collectifs

Les horaires collectifs de travail sont identiques pour tous les salariés d'un même service ou établissement. Dans ce cas :

• le décompte se fait sur la base des horaires affichés ;

• les heures d'arrivée et de départ sont fixes ;

• les pauses sont généralement communes à tous.

💡 Bon à savoir : l'horaire collectif doit être affiché sur le lieu de travail. Ce document sert de base au décompte des heures effectuées.

Si vous travaillez en horaires individualisés

Les horaires individualisés offrent davantage de flexibilité. Le calcul nécessite alors :

• un système de pointage précis ; 

• un suivi individualisé des heures effectuées ; 

• une comptabilisation détaillée des plages fixes et variables.

⚠️ Attention : en cas d'individualisation du temps de travail, l'employeur doit mettre en place un dispositif de décompte fiable et infalsifiable.

Quel est le calcul des heures de travail mensuelles ?

Les calculs de temps peuvent sembler complexes au premier abord. Pour estimer les heures de travail de manière mensuelle, il convient d’appliquer la formule suivante :

Exemple : pour une personne qui travaille 35 heures par semaine, le nombre d’heures travaillées par mois est égal à 151,67 heures, soit (35 heures x 52 semaines) / 12 mois.

Aussi, généralement, sur le bulletin de paie, la rémunération mensuelle d’un salarié à temps plein est calculée sur la base de 151,67 heures. Cette valeur est obtenue grâce à la durée légale de travail hebdomadaire de 35 heures :

Comment calculer le coût d'une heure de travail ?

Pour déterminer le coût réel d'une heure de travail, additionnez :

• le salaire brut horaire ;

• les charges patronales correspondantes ;

• les éventuelles majorations applicables.

💡 Bon à savoir : pour un décompte précis, pensez à inclure les charges indirectes comme les congés payés dans votre coût total.

Ainsi, pour obtenir le salaire mensuel à payer au salarié, il suffit de multiplier le nombre d’heures effectuées sur le mois par le taux horaire :

Par exemple, pour un salarié à temps complet payé à hauteur de 13 € brut de l’heure et n’ayant effectué aucune heure supplémentaire, le salaire brut est de 1 971,71 € (soit 151,67 x 13 = 1 971,71).

⚠️ Attention : lorsque vous devez additionner des heures de travail sur un mois, pensez à distinguer les heures normales des heures majorées.

Quel est le calcul des heures de travail annuelles ?

L’employeur peut décider, dans le cadre du dispositif de l'aménagement du temps de travail, d’organiser le décompte des heures annuelles.

Autrement dit, le nombre d'heures que le salarié est tenu d’accomplir est défini annuellement.

On parle alors d'annualisation du temps de travail. La durée légale minimale est de 1 607 h par an, pour un salarié à temps plein.

Pour comprendre comment est déterminé le nombre d’heures annuelles, voici les différentes étapes.

Étape 1 : Calculer le nombre de jours travaillés sur une année 

Le calcul est le suivant : 

• nombre de jours sur une année : 365 jours ;

• nombre de samedis et de dimanches annuellement : 104 jours ;

• nombre de jours fériés — hors samedi et dimanche : 9 jours ;

• nombre de jours de congé légaux annuels — 5 semaines : 25 jours.

En principe, le salarié travaille donc 227 jours sur l’année (365 - 104 - 9 - 25 = 227).

Étape 2 : Calculer le nombre d’heures travaillées sur une année

Le calcul est le suivant : 

• nombre de semaines travaillées sur l’année : 45,4 — car 227 / 5 = 45,4 ;

• nombre d’heures travaillées annuellement: 1 589 — car 45,4 x 35 = 1 589.

⚠️ Attention : le nombre d’heures effectuées sur l’année est arrondi à 1 600 heures par l’administration.

Étape 3 : Ajouter les autres éléments

Il faut ainsi ajouter : 

• la journée de solidarité de 7 heures ;

• on obtient un nombre d'heures de travail annuel de 1 607 heures.

⚠️ Attention : ces calculs ont été réalisés sur la base de 35 heures par semaine.

💡 Bon à savoir : le pointage des heures de travail permet d’estimer plus facilement le nombre d'heures effectuées par salarié. Pour éviter des erreurs, vous pouvez vous servir d’un simulateur de calcul du temps de travail.

Quel outil utiliser pour calculer les heures de travail ?

Un calculateur d'heure de travail s’impose comme un incontournable pour automatiser le processus tout en limitant les risques d'erreur, notamment pour les entreprises gérant des plannings de travail variables ou des temps partiels. Cela facilite notamment la prise en compte des majorations.

Pour fiabiliser vos calculs, vous pouvez aussi vous servir d’un simulateur de calcul du temps de travail (une calculatrice disponible en ligne ou au format Excel).

Ainsi, il faut renseigner les champs suivants :

• heure de début ;

• heure de fin ;

• temps de pause.

💡 Notre conseil : au-delà de la simple calculette horaire, privilégiez un outil qui prend en compte l'ensemble des paramètres légaux et conventionnels de votre entreprise. Vous trouverez ci-dessous un exemple de simulateur de calcul du temps effectué par jour, sous format Excel.

Aussi, vous trouverez, ci-dessous, un exemple de simulateur de calcul du temps de travail effectué annuellement par le salarié. 

Le choix d'un outil précis de calcul des heures impacte directement la qualité de votre gestion RH et la conformité des salaires versés.

C’est pourquoi il est essentiel de choisir un outil de gestion du temps adapté qui permet d’obtenir un total fiable, en tenant compte automatiquement des différentes variables.