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Le suivi du temps travaillé est indispensable pour préparer la paie, respecter la réglementation et garantir une organisation claire, aussi bien pour l’employeur que pour le salarié. Pour s’y retrouver, il est important de comprendre ce qui constitue réellement du temps de travail, comment il se décompte au quotidien, sur un mois ou sur une année.
Comment calculer les heures de travail, le temps de travail mensuel et le temps de travail annualisé ? PayFit vous explique.
Pour estimer les heures de travail du salarié, il convient tout d’abord de chiffrer son temps de travail effectif. L’objectif est de déterminer le temps de travail qui doit être rémunéré.
Cela s'effectue en plusieurs étapes : identification du temps de travail effectif, prise en compte des éventuelles heures supplémentaires et déduction des absences.
Il peut être défini comme le temps durant lequel le salarié :
est à la disposition de l'employeur ;
doit se conformer à ses directives ;
ne peut vaquer librement à ses occupations personnelles.
Cette notion est indispensable pour déterminer les heures qui seront payées. Le principe est simple : dès lors que les heures de travail sont considérées comme du temps de travail effectif, elles doivent être rémunérées.
Pour cela, il suffit d’additionner toutes les heures considérées comme telles.
➡️ Étape 1 : Le temps travail
Pour connaître la durée de travail effectuée, il faut commencer par additionner les plages horaires de travail durant lesquelles le salarié est présent. Par exemple, une personne qui travaille de 9 h à 13 h puis de 14 h à 18 h accomplit huit heures de travail effectif.
➡️ Étape 2 : Inclure les temps de travail assimilés à du temps de travail effectif
Si des temps assimilés sont prévus par l’entreprise ou par la convention collective, ils doivent être intégrés.On comprend dans cette définition :
le temps de pause (dans certains cas) ;
le temps d’habillage et de déshabillage ;
les heures d’astreinte.
💡 Bon à savoir : pour le décompte des heures, il convient de distinguer les pauses assimilées au temps de travail de celles qui en sont exclues.
Les absences, qu’il s’agisse de congés, de maladie ou de toute autre interruption, sont quant à elles retirées du total.
👉 À noter : la gestion des pauses et des temps de repos doit être particulièrement rigoureuse pour respecter la réglementation en vigueur.
➡️ Étape 3 : Le mode d’organisation interne
Le mode d’organisation interne influence également la manière dont se fait le suivi. Lorsque des horaires collectifs de travail sont appliqués à tout un service, le décompte s’appuie sur le planning affiché et ne présente généralement pas de variations. À l’inverse, les horaires individualisés nécessitent un système de pointage fiable et infalsifiable, car les arrivées, les départs et certaines pauses peuvent varier d’un salarié à l’autre.
💡 Bon à savoir : l'horaire collectif doit être affiché sur le lieu de travail. Ce document sert de base au décompte des heures effectuées.
Pour convertir une durée hebdomadaire en équivalent mensuel, on utilise la formule suivante : la durée hebdomadaire est multipliée par 52 semaines puis divisée par 12 mois.
📌 Exemple : pour durée légale de travail de 35 heures hebdomadaires, le résultat est de 151,67 heures par mois. C’est cette valeur qui est utilisée pour calculer la rémunération d’un salarié à temps plein figurant sur le bulletin de paie.
Le salaire associé aux heures effectuées dépend du taux horaire et des éventuelles majorations. Il suffit pour cela de multiplier le nombre d’heures réalisées par le taux applicable.
📌 Exemple : un salarié rémunéré 13 € brut de l’heure et travaillant 151,67 heures percevra un salaire brut de 1 971,71 €. Lorsque des heures supplémentaires sont effectuées, il convient d’appliquer les taux majorés prévus par le Code du travail ou par la convention collective.
Le coût réel d’une heure peut aussi intégrer d’autres éléments, tels que les charges patronales ou certains avantages..
💡 Bon à savoir : pour un décompte précis, pensez à inclure les charges indirectes comme les congés payés dans votre coût total.
Simulateur de calcul du temps de travail
Certaines entreprises organisent le temps de travail sur une année complète afin de mieux répartir les périodes de haute et de basse activité. On parle alors d'annualisation du temps de travail.
Dans ce cadre, le nombre de jours travaillés est déterminé en retirant du total annuel les week-ends, les jours fériés tombant un jour ouvré et les congés légaux. On obtient ainsi 227 jours travaillés en moyenne.
En divisant ce nombre par cinq jours de travail hebdomadaire, on obtient environ 45,4 semaines travaillées. Pour un contrat de 35 heures, cela représente 1 589 heures annuelles. L’administration arrondit ce chiffre à 1 600 heures et y ajoute la journée de solidarité, portant le total à 1 607 heures pour un salarié à temps complet. C’est ce volume qui sert de référence pour les entreprises appliquant le système de l’annualisation.
💡 Bon à savoir : le pointage des heures de travail permet d’estimer plus facilement le nombre d'heures effectuées par salarié. Pour éviter les erreurs, vous pouvez vous aider d’un simulateur.
Même si calculer et suivre le temps travaillé peut être réalisé manuellement, un outil dédié facilite considérablement la gestion du temps de travail. Les entreprises qui fonctionnent avec des plannings de travail variables, des temps partiels ou des plages flexibles ont particulièrement intérêt à automatiser ce suivi. Un outil fiable permet d’enregistrer les horaires, de prendre en compte les pauses, de suivre les absences, et de sécuriser les informations transmises à la paie.
💡 Notre conseil : que l’outil prenne la forme d’un système de pointage, d’un tableau Excel structuré ou d’une solution numérique plus complète, l’essentiel est qu’il intègre les règles légales et les spécificités de l’entreprise afin de fournir un résultat précis et conforme.
Simulateur de calcul du temps de travail
Pour convertir les minutes en heures, il suffit de diviser le nombre total de minutes par 60. Par exemple, 45 minutes correspondent à 0,75 heure. Cette méthode permet de fiabiliser les calculs mensuels et d’assurer une paie conforme aux exigences légales.
Dans un tableau Excel, vous pouvez automatiser la conversion grâce à des formules adaptées, utiles notamment lorsqu’on utilise des outils ou un logiciel de gestion du temps intégrant un suivi par semaine.
Une feuille de temps doit indiquer précisément :
les heures travaillées chaque jour ;
les congés et jours fériés ;
les temps de pause ;
les heures supplémentaires éventuelles.
Pour les salariés au forfait, l’employeur peut recourir à un logiciel ou un tableau Excel conforme au Code du travail et aux conventions collectives, facilitant le suivi par journée, semaine ou mois.
Une heure est considérée comme normale tant qu’elle reste dans la limite de la durée de travail prévue au contrat ou de la durée légale. Dès que cette limite est dépassée, les heures réalisées au-delà deviennent des heures supplémentaires. L’employeur doit alors appliquer les majorations correspondantes, souvent définies par la convention collective ou les accords d’équipes.
Le temps passé sur le trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail n’est pas considéré comme du temps de travail.
En revanche, les déplacements réalisés dans le cadre de la mission, par exemple pour se rendre chez un client ou sur un deuxième site, peuvent être assimilés à du temps effectif si le salarié ne peut pas disposer librement de ce moment. Certaines conventions prévoient également des compensations spécifiques, au mensuel ou à la semaine, selon les règles propres à l’entreprise.
Le temps partiel implique un suivi très rigoureux : les horaires inscrits dans le contrat doivent être strictement respectés. Toute heure effectuée en plus devient une heure complémentaire, encadrée par des règles spécifiques du Code du travail.
L’utilisation d’un logiciel, d’un tableau Excel, ou d’autres outils permet à l’employeur de suivre avec précision les heures travaillées, d’éviter les dépassements non autorisés et d’organiser efficacement les équipes.
Le recours au travail à temps partiel peut s’effectuer à l’initiative de l’employeur ou du salarié. Sa mise en œuvre doit respecter un cadre légal strict.
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