¿Por qué los RRHH ahora son digitales?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 23 de octubre de 2023

Con el paso del tiempo, hemos podido observar cómo las tecnologías de la información tienen un gran impacto en la forma en que las personas interactuamos y trabajamos. Así mismo, los cambios demográficos, la transformación digital de las empresas así como la demanda de trabajo significativo y flexible han ido cambiando la relación entre las empresas y sus trabajadores.

Por está razón, la digitalización se ha convertido en una realidad para numerosas empresas ya que, es innegable que la pandemia ha acelerado aún más este proceso de transformación digital empresarial. En la actualidad, observamos un firme compromiso de las empresas con la digitalización de todos los aspectos de su actividad, incluyendo la gestión de recursos humanos. Este artículo está dedicado para todos los empresarios y departamentos de RRHH interesados en promover la transformación digital de los RRHH.

¿Qué es la digitalización de los Recursos Humanos?

Antiguamente, toda la información de una empresa se solía archivar y guardar en voluminosas carpetas, en cuadernos personales e incluso de memoria. Pues bien, la digitalización ha propiciado mejoras en diversos aspectos de la gestión de recursos humanos, como el proceso de selección, la evaluación del rendimiento, la administración del talento y el compromiso de los empleados. Pues bien, podemos entender que la digitalización de los RRHH es el mero proceso de transformación de este departamento mediante el uso de herramientas tecnológicas. Básicamente, su funcionamiento se basa en sistemas informáticos que permiten establecer flujos de trabajo conectados a la red y que, además están basados en datos totalmente, o parcialmente, automatizados. 

En definitiva, la automatización de procesos en RRHH se ha convertido en un componente esencial para las empresas modernas. Esta revolución en la forma en que las empresas abordan la gestión de su personal implica la utilización de soluciones tecnológicas innovadoras para reclutamiento, capacitación profesional, evaluación del desempeño entre otros

¿Cuáles son los elementos claves para poder digitalizar el departamento de RRHH?

Como te hemos ido avanzando anteriormente, existen elementos cruciales que pueden ser alcanzados mediante la digitalización de la gestión de recursos humanos, lo que facilita el enfoque hacia la implementación de la transformación digital en esta área.

📚 ¿Sabías que?

En febrero de 2023, Incipy (expertos en transformación digital de empresas) realizó un estudio sobre la transformación digital en RRHH del año 2023 donde consultó a más de 100 compañías y más de 100 directivos de RRHH concluyendo que el 16% de las empresas españolas se encuentran en una fase muy avanzada en relación a la digitalización en el sector. Recordando que, en la edición anterior solo alcanzaron el 1%.

Por ello, en los últimos años se ha observado un incremento significativo en el número de empresas y organizaciones que han optado por embarcarse en el proceso de transformación digital de sus recursos humanos. La selección de la plataforma adecuada para la digitalización de los RRHH se erige como un paso fundamental en este proceso complejo y delicado, que debe ser precedido, acompañado y seguido de una minuciosa planificación, capacitación y análisis. 

¿Quieres saber qué componentes se deben incorporar en el proceso de digitalización de RRHH? Entre todas las posibilidades, desarrollaremos las que consideramos las 5 importantes:

⏺️ Satisfacción de las necesidades de la empresa, el departamento y los empleados

Es decir, un proceso de transformación digital de RRHH será exitoso cuando su propósito sea abordar no solo los desafíos del departamento de RRHH, sino también las necesidades de los empleados. En otras palabras, esto contribuye a resolver los problemas que afectan a toda la empresa y no solo en específico al departamento. 

⏺️ Definición de objetivos claros y realistas 

Establecer los objetivos del proyecto, a veces pueden ser simples o complejos, pero siempre deben estar definidos correctamente. Un objetivo sencillo podría consistir en permitir a los trabajadores gestionar su propia formación interna, otorgándoles los recursos necesarios para seleccionar de manera autónoma entre los cursos de capacitación corporativos y registrarse en ellos. En este ejemplo, la digitalización de los recursos humanos desempeña un papel fundamental.

Si quieres saber más sobre objetivos, tenemos un video explicativo que puedes ver aquí

⏺️ Descomposición en fases

La implementación de los objetivos para llevar a cabo la digitalización de los RRHH debe ser estructurada en fases definidas. Cada fase debe estar cuidadosamente planificada, con plazos específicos, así como el área afectada y las medidas de seguimiento para garantizar una correcta ejecución antes de iniciar las próximas fases. Este enfoque asegura que, al término del proceso, si todas las fases se han completado de manera adecuada, la digitalización se habrá implementado correctamente y esta, será un éxito.

⏺️ Potenciar el talento y comprender los requisitos

La incorporación de la tecnología permite la gestión, desarrollo y despliegue de habilidades del personal, desbloqueando el potencial de los empleados. Es fundamental determinar las habilidades requeridas internamente y disponer de un amplio conjunto de talento que pueda proporcionar dichas habilidades. La gestión digitalizada asiste a las empresas en garantizar que las personas con las competencias adecuadas se asignen a proyectos de alto impacto y resuelvan problemas críticos de los clientes. 

⏺️ Comunicación efectiva

La comunicación desempeña un papel crucial. Cualquier tarea dentro de una empresa requiere una comunicación efectiva, especialmente cuando se pretende implementar un modelo digital que afecta las operaciones diarias de los empleados.

¿Qué beneficios tiene la digitalización de este departamento?

Las empresas que están inmersas en la transformación de sus departamentos de Recursos Humanos mediante tecnología digital, suelen evaluar el éxito de sus iniciativas digitales en RRHH mediante diversas métricas empresariales, de manera análoga a cómo se mediría el retorno de la inversión (ROI) en proyectos más tradicionales.

Mantenerse actualizado con la última tecnología resulta fundamental. Al abrazar la transformación digital, no solo se agilizan las operaciones diarias, sino que también se empodera a la fuerza laboral para crecer junto a la empresa, asegurando, de este modo, el éxito futuro. Por ello, la digitalización del departamento de recursos humanos aporta algunos beneficios, tales como: 

1. Mayor eficiencia y productividad

2. Mejor gestión de recursos

3. Mayor resiliencia

4. Nuevas oportunidades de negocio

5. Fomentar el trabajo en equipo

6. Eficiencia

7. Cultura de innovación

8. Mejor experiencia del cliente

¿Qué herramientas digitales podemos utilizar en RRHH?

Tal y como hemos comentado, dentro de la estrategia de transformación digital de una empresa se puede considerar la incorporación de herramientas tecnológicas que permitan agilizar los procesos e incrementar la productividad en el trabajo. Gracias a todas las herramientas, el departamento que mejor se ha adaptado a esta nueva forma de trabajo es el departamento de recursos humanos. 

Por ello, a continuación te damos un breve resumen sobre las herramientas digitales que podemos emplear en el departamento de RRHH: 

  1. Plataformas de redes sociales internas: Facilitando la interacción entre los miembros del equipo, sin importar el departamento al que pertenezcan, estas herramientas fomentan la cohesión del grupo y el compañerismo, lo que a su vez refuerza la cultura empresarial. 

  2. Plataformas de aprendizaje en línea: Los recursos humanos pueden contribuir al crecimiento de los empleados y a su progresión profesional aprovechando las plataformas de aprendizaje en línea y todo lo que ofrecen.

  3. Software de gestión de nóminas: Los sistemas de software para la gestión de nóminas son una de las herramientas fundamentales que ya están implementadas en la mayoría de los departamentos de recursos humanos digitales. Estos programas por lo general también incluyen sistemas de seguimiento de días libres, la gestión de permisos, bajas por maternidad, incorporaciones de nuevos empleados, días de descanso e incluso horas extras.

  4. Software de seguimiento de control horario: Llevar un control de las horas trabajadas por los empleados es esencial y, en la actualidad, con la tendencia al trabajo remoto, puede ser incluso indispensable para algunas empresas. 

  5. Gestión del rendimiento y del desempeño: El software de gestión del rendimiento en recursos humanos es una tecnología que ayuda a comprender en profundidad la productividad en el trabajo y el desempeño general de los trabajadores. Las herramientas de software para la gestión del rendimiento respaldan la definición de metas, las evaluaciones de los empleados, así como la retroalimentación constante y la capacitación.

¿Qué procesos pueden automatizar en tu empresa?

Como hemos ido avanzando, los procesos que se pueden automatizar en una empresa supone hacer uso de herramientas que favorecen la transformación digital de la empresa. A continuación, te daremos alguno de los departamentos de RRHH que se pueden automatizar: 

  • Gestión de nóminas 

  • Ausencias y vacaciones

  • Gastos de empresa

  • Control horario

  • Evaluación y seguimiento

A continuación te dejamos con un video sobre una de las últimas funcionalidades que nos presenta PayFit.

En definitiva, incorporar la tecnología en el departamento de RRHH puede ayudarlos con la intención de que el tiempo empleado en este tipo de tareas pueda ser utilizado en otras tareas. En otras palabras, podemos tener la capacidad de automatizar tareas que sean muy repetitivas y que roben mucho tiempo a nuestro departamento de RRHH. 

¿Cuáles son las últimas tendencias digitales en RRHH?

La transformación digital en los departamentos de gestión de personal trae de la mano nuevas tendencias digitales en RRHH que permiten que una empresa sea más eficiente en torno al capital humano de cualquier empresa. 

Entonces…¿cuáles son las últimas tendencias digitales en RRHH? Hablemos de las últimas tendencias que están impactando la gestión de RRHH.

  1. Trabajo híbrido y gestión de talento a distancia

  2. Reuniones 1:1

  3. Objetivos OKRs y KPIs

  4. Planes de incentivos

  5. Igualdad Salarial

Con la inevitable digitalización de los procesos, serán muchos los retos que los departamentos de RRHH tendrán que afrontar: deberán estar más cerca de la empresa y de sus empleados. Dicho esto, es vital para la sobrevivencia y éxito de las organizaciones que la función de RRHH evolucione y se transforme para encontrar cada vez más formas de apoyar a los líderes organizacionales en la reestructuración. 

Así como también, aumentar la productividad y el compromiso de los trabajadores y así, ser capaces de retomar nuevos retos. En conclusión, automatizar procesos de Recursos Humanos permitirá a tu empresa aumentar el grado de digitalización, incrementar la satisfacción laboral y competir en el mercado en condiciones de igualdad.

¿Conoces plataformas digitales de RRHH? ¡No te preocupes! Te ofrecemos PayFit, el software de RRHH para PYMES que está especialmente diseñado para cubrir las necesidades de tu empresa en cuanto a la gestión laboral y en la gestión de nóminas.  

¿Qué puede hacer PayFit por tu empresa con relación a la gestión de los RRHH?

1) Gestiona nóminas y trámites

  • Gestiona y automatiza las nóminas y los trámites con la Seguridad Social y el fichero SEPA

  • Configuración de la plataforma según el Convenio Colectivo de tu empresa y las novedades legales

  • Firma digital y envío de nóminas y documentos a cada empleado por email


2) Centraliza la vida laboral de tus empleados

  • Te proporciona acceso a todos los documentos relevantes de tu empresa en un único espacio: nóminas, contratos, certificados de baja laboral, etc.

  • Genera informes sobre los gastos de la empresa, impuestos y tasas, proyectos, fichaje de tus empleados, etc.

  • Control horario y fichaje, cálculo de vacaciones y control de gastos de empresa


3) Asesoramiento laboral

  • Módulo de evaluación y seguimiento, reuniones 1:1

  • Asignación de un asesor laboral experto

  • Gran cantidad de recursos y contenido actualizado al que puedes recurrir en cualquier momento

💻 Descubre todas nuestras funcionalidades o solicita una demostración gratuita con uno de nuestros expertos laborales. ¡No te arrepentirás! 😉

Automatiza la gestión de los recursos humanos de tu empresa.
Otros artículos según tus gustos

Trabajo nocturno: qué es y cómo funciona

Leer el artículo

Los cuadrantes de trabajo, todo lo que necesitas saber

Leer el artículo

La negociación colectiva, un análisis de sus aspectos clave

Leer el artículo

La retroactividad del convenio colectivo

Leer el artículo

La Ley de Usos del Tiempo: ¿de qué trata?

Leer el artículo

Gestión del tiempo, aprende a dominarlo

Leer el artículo