Modèle de tableau de pointage

Un tableau de pointage des heures de travail regroupe les heures travaillées d’un salarié sur un format papier ou numérique. Il recense non seulement l’heure du début et de la fin de la prise de poste, mais également son temps de pause. Cela sert à fournir la preuve des heures de travail effectuées pour déterminer ainsi la fiche de paie du salarié.

Pour vous faire gagner du temps, Payfit vous propose son modèle de feuille de pointage Excel gratuit.

Tableau de pointage des heures : quel cadre légal ?

Aucune loi spécifique n’impose le moindre modèle pour les feuilles de pointage dans les entreprises. Seul l’article L3171-2 du Code du travail rend obligatoire la tenue de documents de décompte de la durée du travail lorsque les salariés n’ont pas le même horaire collectif.

De même, l’employeur installe l’appareil qu’il souhaite pour décompter les horaires de présence de ses salariés. Il existe plusieurs types de pointeuses : 

• une pointeuse mécanique dans laquelle il faut introduire une carte ;

• une application pointeuse (ou badgeuse) qui centralise les données sur un logiciel ;

• une pointeuse mobile pour les salariés qui travaillent en dehors des locaux ;

• une pointeuse biométrique qui utilise les données physiologiques du salarié pour l'identifier (couleur de l’iris, empreinte digitale, etc.)

⚠️ Attention : les machines biométriques sont en principe interdites en France. Si l’employeur les utilise, il doit se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés. L’article 25 de cette dernière impose une autorisation de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) pour utiliser la biométrie.

Comment faire un tableau de pointage sur Excel ?

Le tableau de pointage sur Excel permet de centraliser et de visualiser facilement les horaires de travail des différentes équipes. Ce fichier sert de base au calcul d’heure de travail pour chaque salarié, élément essentiel à l’édition de sa fiche de paie.

Tous les modèles de feuille de pointage partagent les mêmes mentions obligatoires dans leurs colonnes Excel : 

• le nom et le prénom du salarié ;

• la semaine ou le mois de travail, ainsi que l’année ;

• le jour de travail ;

• les horaires de présence sur le poste de travail ;

• le début et la fin de la pause déjeuner et des pauses horaires obligatoires ;

• le récapitulatif des heures travaillées en fonction du rythme paramétré dans la colonne (semaine ou mois).

D’autres informations importantes pour la fiche de paie peuvent figurer sur le tableau de pointage mensuel ou hebdomadaire comme :

• la période d’arrêt maladie ;

• la période des congés payés ;

• les heures supplémentaires ;

• la distinction entre horaires de jour et horaires de nuit s’il y a plusieurs équipes ;

• le kilométrage total pour les salariés en déplacement.

Voici les avantages d'un tableau de pointage : 

Quels sont les inconvénients d’une feuille de pointage sur Excel ?

La gestion du planning des salariés sur Excel représente une solution gratuite et simple de prime abord. Pourtant, aucun collaborateur humain n’est à l’abri d’une erreur de saisie ou d’une faute de calcul, surtout s’il ne maîtrise pas les formules du système. La moindre faute peut entraîner des litiges conséquents entre l’employeur et son salarié.

C’est pourquoi Payfit vous propose de télécharger gratuitement son modèle de feuille de pointage validé par des juristes en droit social. Contrairement à une autre solution sur le marché numérique, ce document vous offre plus de souplesse et l’opportunité d’automatiser vos calculs pour réduire les erreurs. Vous pouvez le modifier en fonction de vos besoins, notamment pour la gestion des heures supplémentaires, des congés maladie ou des congés payés.