¿Un SIRH, qué es?

Hoy en día, una de las principales misiones que tienen los jefes de las empresas es realizar una buena gestión de nóminas y a la vez, de sus equipos: organizar y estructurar al equipo de trabajo para conseguir los objetivos marcados para el buen desarrollo de la empresa.

La gestión de trabajadores puede resultar en caos si no se utilizan las herramientas necesarias para la buena organización del centro de trabajo. Es por eso, que cada vez es más común contar con los conocidos sistemas de administración de recursos humanos.

¿Aún no sabes lo que hacen los recursos humanos? ¿O qué significan los RRHH? ¿Y qué tiene que ver todo esto con el SIRH? Los Recursos Humanos, o RRHH, son el motor que impulsa la conexión entre la visión empresarial y las personas que hacen realidad esa visión. Este departamento no solo se encarga de la contratación y el despido, sino que es fundamental para la gestión del desempeño, la cultura organizativa y el desarrollo continuo de los empleados. En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre los SIRH. 

¿Qué es un SIRH?

Un SIRH es un sistema de información de recursos humanos forman una interfaz entre la gestión de recursos humanos y la tecnología de la información. Cuando hablamos de SIRH, la definición nos sitúa en un sistema tecnológico. Por eso, también los SIRH suelen llamarse sistema SIRH.(Las oposiciones no tienen nada que ver con este tema).

Estas herramientas combinan los recursos humanos (RRHH) y en particular sus actividades administrativas: planificación de los trabajadores, gestión de equipos, nóminas, modalidad de trabajo, ausencias y vacaciones, fichaje, gestión de gastos profesionales… en una herramienta digital que centraliza toda la gestión de la empresa.

¿Qué diferencia hay entre un SIRH y un HRMS?

Por un lado, un SIRH (Sistema de información de Recursos Humanos) se centra principalmente en la gestión de la información y los datos de los empleados, incluyendo la nómina y el registro de tiempo y asistencia. Su objetivo es optimizar el almacenamiento y procesamiento de la información de los empleados.

Mientras que, un HRMS (Human Resources Management System) ofrece una gestión más integral de los recursos humanos, abarcando todas las funcionalidades de un SIRH pero extendiéndose a áreas como el desarrollo del talento, la gestión del rendimiento y el reclutamiento. Su enfoque es proporcionar una solución completa que no solo maneje la administración de RRHH sino que también fomente el desarrollo del personal.

¿Para qué sirve un SIRH?

La creación del SIRH se implementó para cubrir la necesidad de digitalizar los RRHH y  todos los procesos relacionados con los RRHH, tales como la gestión de la organización y las personas, la dirección por objetivos, el desarrollo, la formación, la selección o la compensación. 

Generalmente el SIRH acostumbra a ser un software, y encontramos dos tipos de software para la gestión de información de los RRHH.

• Softwares en máquina local: se trata de programas que requieren de instalación o de licencia. Solo puedes acceder a ellos desde el dispositivo desde donde realices la instalación y para módulos dedicados, requieren nuevas instalaciones. Normalmente son softwares rígidos y complejos de utilizar. Un ejemplo de SIRH en este caso sería la empresa SAP.

• Softwares en la nube o SaaS: son herramientas digitales que funcionan de manera online, es decir, puedes acceder a ellos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y almacenan toda la información en la nube, con una seguridad en la protección de datos mejorada. Plataformas flexibles e intuitivas. Un ejemplo SIRH en este formato sería PayFit.

El SIRH, que es hoy en día una de las herramientas más utilizadas en las empresas, ha mejorado la calidad del trabajo de muchas empresas, especialmente con todo el proceso de digitalización que están viviendo las PYMES españolas.

¿Cuáles son las ventajas del software SIRH?

La implementación de un  sistema de información de recursos humanos como un SIRH, ofrece una serie de ventajas, aquí enumeramos las más importantes:

1. Automatización de procesos: Facilita la automatización y simplificación de procesos complejos evitando las incidencias en las nóminas, 

2. Acceso a información en tiempo real: Proporciona información en tiempo real sobre el personal, su historial laboral, sueldos y beneficios, lo que facilita la toma de decisiones y la planificación de recursos, es decir, el cuadro de mandos de RRHH.

3. Mejora de la eficiencia:  Aumenta la eficiencia y la productividad de la empresa. Realiza análisis y reportes concisos que permiten la implementación de estrategias efectivas.

4. Comunicación más clara: Permite una comunicación más fluida  entre empleados y empleadores.

5. Cumplimiento de las regulaciones: Facilita  el cumplimiento de  las regulaciones laborales y de seguridad social, y reduciendo los riesgos asociados con los trámites jurídicos relacionados con la  gestión de personal.

¿Cómo implementar un SIRH en tu empresa?

Existe el mito de que la instalación de un SIRH requiere una inversión importante y que se rentabiliza al cabo de unos meses de adquisición. Pero pensar así es un error que cometen muchos.

Generalmente, los responsables de RRHH que optan por una solución de RRHH en línea buscan precisamente maximizar el rendimiento de su empresa. Por lo que los cambios en coste y tiempo que ganas con un SIRH se experimentan desde el primer día.

El primer paso para la contratación de un SIRH será detectar esas razones estratégicas por las que quieres contar con una herramienta digital:

• Optimizar la gestión administrativa para ahorrar tiempo en tareas que no agregan valor.

• Cumplir con algunos aspectos legales (control laboral, registro salarial...).

• Modernizar los procesos de RRHH y la imagen de la empresa.

• Ganar un tiempo considerable en la gestión de nóminas.

• Analizar los KPIs para medir el rendimiento de sus empleados.

• Suprimir los errores humanos.

• Evitar la fuga de talentos.

Una vez tienes claro tu objetivo para digitalizar los RRHH de tu empresa, será esencial que elijas ese sistema SIRH que pueda resolver las tareas que necesitas automatizar si o si.

Existen soluciones SIRH - o sistema de información de recursos humanos - específicas para digitalizar tareas en concreto, es decir, herramientas dedicadas a funciones específicas, como el fichaje por ejemplo.

Los SaaS que más triunfan hoy en día en el mercado son aquellos que cubren toda la gestión laboral de la empresa:

• Reducción de los costos administrativos: centralización de los datos de todos los trabajadores y de la vida laboral, contrato de trabajo...

• Cumplir con la ley de control horario, tener un registro salarial obligatorio...

• Ahorrar tiempo a los equipos de RRHH: digitalización de las nóminas, de las notas de gastos, gestión de trámites administrativos.

• Dar autonomía a los empleados: solicitudes de vacaciones desde el espacio de empleado de la plataforma, acceso al calendario de ausencias, control de la jornada laboral...

La gestión de nóminas online se convierte en un proceso sencillo, y la gestión de tus trabajadores es prácticamente automática. Contar con un software de RRHH para pymes es esencial para simplificar la gestión de los recursos humanos, optimizar procesos y mejorar la eficiencia operativa. 

Con un SIRH, las empresas podrán tener tiempo para lo que realmente importa: el bienestar de sus empleados, la retención de talento y una buena cultura de empresa. Además, este SIRH se puede combinar con un programa para hacer nóminas, lo que te ahorrará incluso más tiempo todavía.

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