Comment se déroule un entretien de forfait jours ?

L’employeur qui met en place le forfait annuel en jours, aussi appelé forfait jours, se doit d’assurer le suivi de la charge de travail du salarié et de vérifier la compatibilité de cette organisation avec sa vie personnelle. Ce forfait suit le même principe que le forfait heures, mais en se basant sur un calcul en jours.

L'accord collectif qui instaure le forfait jours dans l’entreprise doit organiser les modalités de ce suivi. Il est prévu qu’un entretien annuel de forfait jours soit organisé. Ce dispositif relève, avant tout, d’une obligation légale.

Comment assurer la mise en place l’entretien de forfait jours ? Quelles sont les obligations de l’employeur dans le cadre de cet entretien ? À quelles sanctions l’employeur s’expose-t-il si l’entretien n’est pas organisé ? PayFit vous explique.

En quoi consiste l’entretien annuel de forfait jours ? 

La loi oblige l’employeur à organiser chaque année au minimum un entretien avec son salarié en convention de forfait en jours. On parle généralement d’entretien annuel pour les cadres en forfait jours. 

Les salariés pouvant bénéficier d’une convention de forfait jours sont :

• les cadres disposant d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et non soumis à un système de pointage des heures de travail (manuel, automatique ou informatique) ;

• les salariés dont la durée du temps de travail ne peut pas être prédéterminée et qui disposent d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps.

💡 Bon à savoir : la convention de forfait jours n’est inscrite au contrat de travail que si ce forfait est prévu par accord d’entreprise ou de branche (article L3121-63 du Code du travail). Dans tous les cas, le salarié concerné a bel et bien un contrat de travail : c’est simplement la gestion de ses heures de travail qui diffère.

L’entretien annuel de forfait jours porte sur :

• la charge de travail du salarié ;

• l’organisation du travail dans l’entreprise ;

• l’articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle et familiale ;

• la rémunération du salarié. 

Il s’agit d’un entretien individuel de suivi. L'employeur doit s'assurer que le cadre en forfait jours ne travaille pas le dimanche puisque ces salariés sont soumis au repos dominical. 

Vérifier la charge de travail du salarié est fondamental. En effet, un salarié en forfait jours n’a en principe pas droit aux heures supplémentaires, mais sa durée de travail par jour doit néanmoins respecter les dispositions légales.

⚠️ Attention : le non-respect de l’obligation de tenir un entretien annuel peut entraîner la nullité de la convention de forfait jours. Il faut donc être très vigilant à son application. 

Par ailleurs, l’employeur n’a pas le droit de s’acquitter de cette obligation en prouvant la tenue d’un autre entretien (entretien professionnel, annuel, etc.). La Cour de cassation rappelle de plus que c’est à l’employeur de prouver que l’entretien a bien eu lieu et qu’il a respecté ses obligations.

Comment se déroule l’entretien de forfait jours ? 

L’objectif de l’entretien annuel de forfait jours est d'évaluer la charge de travail du salarié et son équilibre avec sa vie personnelle.

Ainsi, si vous êtes amenés à devoir réaliser un entretien de forfait jours, voici quelques astuces qui pourraient vous être utiles : 

• respecter la fréquence des entretiens (il s’agit là d’une obligation légale) ;

• inviter le salarié en avance (une semaine avant, par exemple) ; 

• se préparer par écrit ;

• respecter la chronologie des questions ;

• remplir le plan d’action (si des difficultés ressortent de la part du salarié) ;

• mettre à jour ses données personnelles ;

• faire valider le compte rendu par le collaborateur.

Il est important de rappeler que les salariés concernés par le dispositif de la convention de forfait jours disposent d’une large autonomie dans l’exercice de leurs fonctions. 

Ainsi, il est essentiel de prendre connaissance des remarques mentionnées par ces derniers afin d'éliminer toute ambiguïté sur une possible difficulté de leur part à assumer leurs responsabilités professionnelles. 

Modèle d’entretien de forfait jours

Pour rappel, l’entretien de forfait jours est à la fois un bilan tourné vers le passé et la situation engendrée par la mise en œuvre du forfait jours, incluant l’impact de ce forfait sur la vie professionnelle et personnelle du salarié. 

Il n’existe pas d’exemple type d’entretien annuel pour les cadres en forfait jours. L’essentiel est de pouvoir faire ressortir les éléments essentiels pour le suivi du salarié. 

Nous vous proposons néanmoins quelques questions types qui peuvent vous servir à préparer la trame de votre entretien forfait jours :

• quelle aide concrète votre manager devrait-il vous apporter pour être plus efficace ?

• quelles seraient vos attentes pour mieux concilier votre performance professionnelle et votre équilibre personnel ?

• votre charge de travail semble-t-elle cohérente avec votre temps de travail ?

• l’organisation est-elle adaptée à cette charge de travail ?

• votre rémunération valorise-t-elle le travail que vous fournissez ?

• votre amplitude habituelle (incluant les temps de pause) de travail par jour est : supérieure à 8 h, entre 8 h et 10 h, supérieure à 10 h ?

• la période de repos quotidien et/ou hebdomadaire est-elle honorée ?

• si l’organisation le permettait, qu’envisageriez-vous de faire évoluer ?

La liste de questions possibles est non exhaustive. Des questions liées à l'évolution de carrière peuvent par exemple être évoquées, mais l’essentiel reste d’assurer le contrôle de la charge de travail du salarié et l'équilibre vie professionnelle/vie personnelle.

Vous pourrez également trouver bon nombre de modèles pour l’organisation de vos entretiens professionnels obligatoires sur Internet dont vous pourrez vous inspirer pour créer une trame type. 

Nous tenons enfin à vous rappeler que l’entretien de forfait jours est obligatoire. Toutefois, il ne suffit pas à satisfaire, pour l’employeur, son obligation de protection de la santé et sécurité des salariés. Parallèlement, il doit donc assurer un réel contrôle qui prend la forme : 

• d’un document (mensuel) faisant apparaître les journées et demi-journées travaillées, ainsi que la position et la qualification des jours de repos ;

• d’un suivi régulier de l’organisation et de la charge de travail. 

💡 Bon à savoir : lorsque le salarié fait l’objet d’un dépassement du forfait jours en travaillant au-delà de la limite prévue par la convention de forfait jour ou au-delà des 218 jours travaillés prévus par la loi, ce dernier se voit attribuer des jours de repos auxquels il peut en partie renoncer en contrepartie d’une majoration de salaire.