Comment calculer la déduction entrée-sortie sur une fiche de paie ?

Tous les mois, l’employeur doit établir une fiche de paie détaillant la rémunération du salarié et la lui transmettre. 

Le montant de la rémunération du salarié dépend du temps de travail effectué dans l’entreprise. Ainsi, en cas d’entrée ou de sortie en cours de mois, la rémunération du salarié ne sera pas la même que s’il avait travaillé un mois complet. 

Qu’est-ce que la déduction entrée-sortie sur une fiche de paie ? À quoi sert la déduction entrée-sortie sur un bulletin de salaire ? Comment calculer cette déduction entrée-sortie ? Les experts PayFit vous répondent.

Qu’est-ce que la déduction entrée-sortie sur une fiche de paie ?

Lorsque le contrat de travail d’un salarié débute ou se termine en cours de mois, cela a une incidence sur le montant du salaire. Ainsi, le calcul du salaire d’un mois incomplet ne sera pas le même que celui d’un mois complet.

Pour calculer la rémunération, le service de gestion des paies doit déduire du salaire de base le nombre d’heures non travaillées par le salarié. 

On parle de “déduction entrée-sortie”, de “retenue entrée-sortie”, ou plus simplement de “retenue E/S”.

À quoi sert la déduction entrée-sortie sur une fiche de paie ?

La déduction entrée-sortie sur un bulletin de paie permet de déterminer le montant de la rémunération du salarié. En effet, vous l’aurez compris, la période travaillée par le salarié a une incidence sur son salaire et ses cotisations sociales.

La retenue E/S a pour conséquence l’application d’un plafond de Sécurité sociale réduit prenant en compte uniquement les heures de travail effectuées.

💡 Bon à savoir : bien indiquer sur le bulletin de paie les absences pour entrée ou sortie du salarié vous permet de ne pas commettre d’erreur sur la fiche de paie.

Quelles sont les modalités de calcul de la déduction entrée-sortie sur une fiche de paie ?

Pour déterminer la rémunération avec une retenue E/S, le service de gestion des paies doit faire un calcul sur la fiche de paie.

Étape 1 : Calculer le salaire brut

L’employeur doit tout d’abord calculer la rémunération brute selon deux critères :

• déterminer le nombre d’heures travaillées au cours du mois ;

• calculer le salaire brut en fonction du nombre d’heures déterminées.

Étape 2 : Calculer le salaire net

L’employeur doit ensuite calculer la rémunération nette en déduisant les différentes cotisations sociales dues.

Étape 3 : Calculer le prélèvement à la source

Enfin, l’employeur doit calculer le prélèvement à la source sur la fiche de paie. Pour cela, l’employeur doit appliquer au salaire brut le taux d’imposition communiqué par l’administration fiscale et retrancher le montant obtenu au salaire brut.

Étape 4 : Appliquer la formule de déduction entrée-sortie sur la fiche de paie

Le calcul sur une fiche de paie de la retenue E/S peut se faire au forfait jour, aux heures d’absence ou aux heures réelles effectuées.

La première étape est de déterminer le taux horaire du mois = salaire brut mensuel en euros/ nombre d’heures de travail.

Une fois ce taux horaire déterminé, il est aisé de calculer la réduction E/S :

• Méthode par absence : nombre d’heures d’absence x taux horaire. La somme est déduite de la rémunération brute.

• Méthode au forfait jour : taux horaire (en évaluant un forfait horaire mensuel) x nombre d’heures d’absence.

• Méthode des heures réelles : nombre d’heures vraiment effectuées x taux horaire. La déduction E/S correspond au salaire de base duquel on déduit cette somme.

💡 Bon à savoir : un jugement de la Cour de cassation a déterminé que la méthode de calcul aux heures réelles est la plus précise et la plus juste et qu’elle doit donc être privilégiée.

Exemple de calcul pour une entrée en cours de mois : si vous embauchez un salarié le 20 mars 2025, le plafond du mois de mars doit être réduit pour prendre en compte le temps de présence dans l’entreprise comme suit.

Comment inscrire la déduction entrée-sortie sur la fiche de paie ?

L'employeur doit faire apparaître sur la fiche de paie les absences pour entrées et sorties du salarié afin d'être transparent sur le calcul de l'absence en paie.

La déduction E/S doit apparaître clairement comme ci-dessous :

• la première ligne de la fiche de paie doit indiquer le “Salaire de base” ;

• la deuxième ligne “Entrée / sortie en cours de mois“ permet de déduire sur le bulletin de paie les absences pour entrées et sorties du salarié ;

• les autres lignes restent inchangées : les cotisations sociales ainsi que les avantages du salarié doivent apparaître.