Quelles règles s’appliquent au calcul du solde de tout compte ?

À l’issue d’une rupture du contrat de travail ou d’une fin de contrat de travail, l’employeur est tenu de calculer un solde de tout compte à verser au salarié sur le départ. Ce principe s’applique quels que soient le type d’engagement des salariés (CDI, CDD, apprentissage, etc.) et le motif de la rupture.

Que comprend le solde de tout compte ? Quelles sont les formalités à respecter ? Comment calculer le solde de tout compte ? PayFit vous explique tout.

Qu’est-ce qu’un solde de tout compte ?

Le solde de tout compte correspond à la dernière rémunération d’un salarié, incluant les indemnités dues en cas de rupture du contrat de travail (article L1234-20 du Code du travail).

Il est versé indépendamment de la nature de la rupture de l’engagement : licenciement, démission ou rupture conventionnelle.

💡 Bon à savoir  : l’employeur est responsable du calcul de ce solde et remet au salarié un « reçu pour solde de tout compte », qui récapitule les montants à payer.

Quels sont les procédures et délais de versement pour le solde de tout compte ?

Les formalités à respecter

La remise du solde de tout compte obéit à des règles précises :

• l’employeur le remet au salarié soit en main propre, soit par lettre recommandée avec accusé de réception, sans délai, à la fin du contrat ;

• deux exemplaires du reçu sont établis : un pour le salarié et un pour l’employeur ;

• le salarié doit inscrire à la main la mention « pour solde de tout compte » sur le document avant de le signer. Bien que cette signature ne soit pas obligatoire, son absence n’exonère pas l’employeur de régler les montants indiqués.

⚠️ Attention  : la remise tardive d’un solde de tout compte peut entraîner une amende et des dommages-intérêts pour l’employeur.

Paiement du solde de tout compte

Le solde de tout compte est payé par chèque ou virement, généralement à la fin du contrat de travail :

• si le salarié effectue son préavis, le solde de tout compte est remis à la date effective de fin de contrat ;

• si le salarié est dispensé de préavis, il peut être versé dès son départ de l’entreprise, sans attendre la fin théorique du préavis.

Que comprend le solde de tout compte ?

Le solde de tout compte inclut l’inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture de son engagement. 

Le mode de calcul du solde de tout compte peut toutefois varier en fonction du contrat et du motif de la rupture. Quoi qu’il en soit, lors de la cessation d’un contrat de travail, le calcul du solde de tout compte comprend :

• le salaire pour les heures travaillées du mois en cours ;

• les primes et avantages non perçus (13ᵉ mois, intéressement, etc.) ;

• les heures supplémentaires ;

• le solde des jours de RTT, si l’entreprise le prévoit ;

• l’indemnité de départ ;

• l’indemnité de rupture conventionnelle, le cas échéant ;

• l’indemnité compensatrice de préavis ;

• la participation à l’épargne salariale ;

• la contrepartie éventuelle en cas de clause de non-concurrence ;

• l’indemnité compensatrice des congés payés non pris.

Dans le cas d’un licenciement, le solde de tout compte comprendra également une indemnité légale de licenciement.

💡 Bon à savoir : dans le cas où le collaborateur n’aurait pas pris l’intégralité de ses congés, il peut prétendre à l’indemnité de congés payés, quel que soit le motif de rupture. Enfin, si le préavis n’est pas effectué, il peut obtenir l’indemnité compensatrice de préavis. 

Deux méthodes de calcul de l’indemnité compensatrice des congés payés sont possibles :

• la méthode “du dixième” : l’indemnité est égale au dixième de la rémunération brute totale perçue par le salarié au cours de la période de référence ;

• la méthode du maintien du salaire  : l’indemnité est égale au montant de la rémunération qui aurait été perçue par le salarié durant la période de congé s’il avait continué à travailler.

⚠️ Attention : la méthode la plus avantageuse pour le salarié devra être retenue par l’employeur.

Comment effectuer le calcul des indemnités selon le type de contrat ?

Calcul du solde de tout compte pour un CDI

Dans un CDI, le motif de la rupture du contrat de travail influence l’estimation du solde de tout compte.

En cas de licenciement, le calcul de la prime de fin de contrat doit comporter :

• l’indemnité de licenciement ;

• l’indemnité compensatrice de congés payés ;

• les indemnités compensatrices de dispense de préavis.

L’indemnité de licenciement dépend de l’ancienneté du salarié.

Pour une ancienneté inférieure à 10 ans : l’indemnité doit être supérieure à ¼ de salaire mensuel, par année de présence dans l’entreprise.

Dans le cas d’une ancienneté supérieure à 10 ans, l’indemnité est supérieure ou égale aux montants suivants :

• 1/4 de mois de salaire par année d’ancienneté pour les dix premières années ;

• 1/3 de mois de salaire par année d’ancienneté à partir de la onzième année.

En cas de démission d’un salarié, ce dernier ne bénéficie pas de l’indemnité liée à la perte de son contrat de travail. En revanche, il reçoit les éléments de base : congés payés, RTT, heures supplémentaires, primes éventuelles.

En cas de rupture conventionnelle : une indemnité spécifique est versée, au moins égale à celle légale de licenciement.

Calcul du solde de tout compte pour un CDD

Le calcul de solde de tout compte en CDD est assujetti aux mêmes conditions que lors d’un CDI, mais il s’ajoute à celui-ci une prime de précarité (si l’engagement ne se poursuit pas par un CDI). 

Lorsque le CDD se conclut à la date prévue, cette prime est égale au minimum à 10 % de la rémunération brute totale versée durant le contrat.

👉 À noter : ce pourcentage peut être limité à 6 % par une convention ou un accord collectif de branche étendu, en contrepartie, d’un accès privilégié à la formation professionnelle (bilan de compétences, action de formation).

La prime de précarité n’est toutefois pas due en cas d’emploi saisonnier ou si le salarié est en vacances scolaires. C’est également le cas lorsque le contrat débouche sur un CDI dans l’entreprise.

Que se passe-t-il en cas d'erreurs dans le calcul du solde de tout compte ?

Tout salarié est en droit de contester son solde de tout compte s’il constate une erreur, commise de manière intentionnelle ou non. Pour cela, il doit adresser une lettre recommandée à son employeur.

Pour limiter ces risques d’erreur, il est essentiel de bien connaître l’ensemble des documents de fin de contrat à préparer et de mettre en place une procédure de vérification rigoureuse.

Le délai de contestation diffère selon que le salarié a signé ou non le reçu de solde de tout compte :

• jusqu’à 6 mois pour un document signé sans réserve ;

• jusqu’à 3 ans lorsque le salarié a refusé de signer ou émis des réserves sur le reçu. 

Pour s’assurer de la justesse de ses calculs, il vaut mieux renforcer le contrôle des soldes de tout compte en instaurant, par exemple, une double vérification. Le procédé peut être réalisé, par le gestionnaire de paie, puis revu par le responsable ou un autre collaborateur du service.

De plus, une erreur sur le solde de tout compte n’incombe pas toujours au gestionnaire de paie. Parfois, un manager peut ne pas avoir transmis l’ensemble des éléments essentiels aux calculs (heures supplémentaires, primes sur objectif, etc.). De fait, il est indispensable de favoriser la communication entre les différents services au sein de l’entreprise.

Pour faciliter la gestion du solde de tout compte, le mieux reste encore d’automatiser le processus. En recourant à un logiciel de paie, l’entreprise peut effectuer plus simplement ce type d’opérations, tout en limitant le risque d’erreurs de paie.

⚠️ Attention : le solde de tout compte s’accompagne nécessairement d’autres documents de fin de contrat que l’employeur doit obligatoirement remettre au salarié : certificat de travail, attestation France Travail, reçu pour solde de tout compte, etc. Ces documents ont chacun leurs spécificités et délais de remise à respecter. Leur préparation doit être anticipée pour assurer une rupture du contrat conforme aux obligations légales.