Comment faire la fiche de paie d’un stagiaire ?
Modèle de bulletin de paie pour un stagiaire
Le fait de recruter un stagiaire au sein de votre entreprise emporte plusieurs droits et obligations. Dès lors que la durée de son stage est supérieure à 2 mois, une gratification minimale doit lui être versée.
En contrepartie du travail réalisé, il est parfaitement possible de lui octroyer une rémunération plus élevée. Dans cette hypothèse, des cotisations sont dues et la délivrance d’un bulletin de paie au stagiaire s’avère nécessaire.
Comment faire le calcul de la gratification de stage ? Quelles sont les mentions obligatoires de la fiche de paie d’un stagiaire et quand doit-elle être délivrée ? PayFit vous éclaire sur la question.
Quelle est la rémunération d’un stagiaire ?
La rémunération du stagiaire, appelée plus généralement gratification, est obligatoire dès lors qu’il travaille dans l’entreprise plus de 2 mois consécutifs. En dessous de 2 mois, la gratification est facultative.
Pour un stage d'une durée supérieure à 2 mois, la gratification mensuelle minimale de stage en 2025 s’élève à 4,35 € par heure. Ce montant correspond à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale.
Selon la branche d’activité, la gratification de stage peut être d’un montant plus élevé et varier en fonction du niveau d’étude de votre futur stagiaire. Pour le savoir avant de faire une fiche de paie, vous pouvez consulter la convention collective applicable à votre entreprise.
Si la gratification que vous versez n’excède pas le montant minimal précité, à savoir 4,35 € par heure de stage, l’entreprise est exonérée de charges sociales pour le stagiaire.
Il est cependant possible de choisir une gratification plus importante. Dans ce cas, les cotisations sociales ne seront dues que pour la partie excédant le montant minimal. Il est également possible de verser, à titre exceptionnel, une prime de stage.
Est-il obligatoire de délivrer un bulletin de paie au stagiaire ?
Bien que la délivrance d’un bulletin de salaire au stagiaire soit facultative, s’il perçoit une somme excédant la gratification minimale, il est obligatoire de lui fournir un document reprenant le nombre d’heures réalisées, les sommes perçues et les cotisations sociales.
Pour ce faire, la solution la plus adaptée vise à faire un bulletin de paie simplifié et de le délivrer lors de la remise de la gratification au stagiaire.
Pour rappel, les modalités de gratification du stagiaire varient selon la durée du stage :
stage d’une durée inférieure à 2 mois : gratification facultative ;
stage d’une durée supérieure à 2 mois : gratification mensuelle obligatoire.
Exemple : votre stagiaire a réalisé 140 heures de stage en janvier 2025 et vous lui versez une gratification d’un montant de 900 € :
gratification minimale : 609 € (correspondant à 29 × 15 % × 140) ;
partie soumise aux cotisations sociales : 291 € (correspondant à 900 – 567).
Dans cette hypothèse, le versement du salaire au stagiaire doit être accompagné d’une fiche de paie : la remise de la fiche de paie au stagiaire est obligatoire dans ce cas.
💡 Bon à savoir : si le stage dépasse 2 mois, il est possible de faire apparaître le stagiaire dans la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Cependant, il ne peut être compris dans le calcul de l’effectif salarial de votre entreprise.
Quelles sont les mentions obligatoires sur la fiche de paie d’un stagiaire ?
Pour un stagiaire, la fiche de paie doit comporter :
l’identité de l’employeur : nom ou dénomination, adresse, SIREN, code APE, convention collective applicable ;
l’identité du stagiaire : nom, prénom, adresse, emploi ;
la rémunération du stagiaire : période rémunérée, avantages en nature ;
la mention : "conserver ce bulletin de paie sans limitation de durée".
Cependant, le statut de stagiaire diffère de celui de salarié. En conséquence, le contenu de la fiche de paie dans le cadre d’un stage présente une pluralité de spécificités :
exclusion de certaines cotisations : retraite complémentaire, assurance chômage, contribution aux organisations syndicales, prévoyance ;
exclusion des taux réduits : assurance maladie, allocations familiales ;
mention du montant de la partie exonérée de la gratification.
La fiche de paie doit être remise au stagiaire au moment du paiement.
💡 Bon à savoir : depuis le 1er juillet 2023, l'employeur doit faire figurer sur la fiche de paie le montant net social. Ce montant correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.
Exemple de bulletin de paie d’un stagiaire en 2025
Employeurs, vous pouvez vous servir de notre modèle de bulletin de paie pour votre stagiaire.
Ce modèle de fiche de paie en ligne vous est proposé gratuitement par PayFit.
Bien que le minimum légal de gratification des stagiaires soit obligatoire, une convention collective peut augmenter ce montant jusqu’à 30 % dans certains cas, ou encore rendre la gratification obligatoire de manière anticipée (dès 4 semaines de stage au lieu de 2 mois). Des primes ou avantages en nature peuvent aussi être mis en place selon la convention collective concernée et les modalités du stage.
Si le salaire du stagiaire est supérieur au seuil de franchise de 4,35 € par heure de travail, la part excédentaire est soumise à des cotisations spécifiques : santé, retraite, famille, formation professionnelle, etc. Certaines exclusions de cotisation sont toutefois appliquées. À l’inverse, lorsque la gratification de stage est égale au seuil minimum de 4,35 €, aucune cotisation sociale ne doit être versée.
Pour l’entreprise, une fiche de paie non conforme expose à une amende administrative s’élevant jusqu’à 2 000 €. Elle doit être obligatoirement accompagnée d’une déclaration sociale nominative, ou DSN, si la gratification dépasse le taux horaire de 4,35 €. Si l’entreprise sous-estime la part soumise à l’exonération, elle risque une requalification possible en contrat de travail avec rappel de charges sociales. Remplacer un salarié par un stagiaire ou dépasser les quotas de stagiaires en entreprise est enfin synonyme de travail dissimulé, entraîne un risque pénal et jusqu’à 4 000 € d’amende.
