Tout savoir sur la base de données économiques, sociales et environnementales (BDESE)

Cristina Sanchez
Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit
Mise à jour le 16.08.2022

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le CSE exerce des missions importantes de représentation des salariés. 

Pour ce faire, le comité a besoin de certaines informations pour pouvoir donner son avis et comprendre les décisions de l'employeur qui concernent la marche de l’entreprise. 

Ces informations sont en grande partie rassemblées dans la base de données économiques, sociales et environnementales (ou BDESE), dont le contenu exact dépend de la taille de l'entreprise. 

Qu'est ce que la base de données économiques et sociales ? Quel est le contenu de la BDESE ? Où trouver un exemple de BDESE ? PayFit vous explique.

Sommaire

Qu'est ce que la BDESE ?

Comme son nom l'indique, la BDESE est avant tout une base de données sur les salariés et la situation de l'entreprise. Les employeurs qui ont au moins 50 salariés doivent obligatoirement la mettre en place. 

Bon à savoir

Pour savoir si vous atteignez l'effectif, il faut compter l'ensemble des salariés du groupe, et non seulement ceux d'un établissement !

Le but de la BDESE est de rassembler les informations nécessaires aux informations-consultations du CSE. Elle doit donc particulièrement être mise à jour avant les consultations obligatoires du comité. 

En principe, l'employeur doit conclure un accord d'entreprise pour fixer :

  • l'organisation, l'architecture et le contenu de la BDESE ;

  • les modalités de fonctionnement de la BDESE (surtout droit d'accès, confidentialité, support et règles de consultation et d'utilisation).

Précision importante :

Par la loi « Climat et Résilience » de 2021, la BDES devient la BDESE (Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales) avec l’apparition de la section liée à l’impact de l’activité des entreprises sur l’environnement.

Bon à savoir

À défaut d'accord, c'est les dispositions spécifiques du Code du travail qui s'appliquent. 

Le contenu obligatoire de la BDESE peut évoluer avec la loi, et c'est pourquoi l'employeur doit être particulièrement attentif aux changements pour se conformer à ses obligations

Attention : si la BDESE n'est pas mise en place, l'employeur peut être sanctionné par une amende de 7 500 €.

Que doit contenir la BDESE ? 

À défaut d'accord collectif fixant le contenu de la BDESE, la loi prévoit que certaines informations doivent obligatoirement y figurer. La quantité et la nature de ces informations dépend de la l'effectif de l'entreprise et distingue notamment entre :

  • les entreprises de moins de 300 salariés ;

  • les entreprises de 300 salariés et plus.

Entreprises de moins de 300 salariés :

Dans les entreprises de 50 à 300 salariés qui doivent mettre en place une base de données économiques, sociales et environnementales, une série de thèmes est à aborder obligatoirement, regroupés en 9 rubriques :

Thème des informations contenuesDétail des informations attendues dans la base de données
Investissement socialInformations sur l'emploi (types de contrat, ancienneté des salariés) évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail.
Investissement matériel et immatérielInformations sur l'évolution des actifs nets d'amortissement et immobilisations, dépenses en recherche et développement et mesures d’amélioration des méthodes de production.
Égalité professionnelle femmes-hommesDiagnostic et analyse de la situation des hommes et des femmes pour chaque catégorie professionnelle en matière d’embauche, formation, promotion professionnelle, qualification, classification, conditions de travail, sécurité et santé, etc. Des indicateurs pour mesurer l'égalité professionnelle (comme l’index d’égalité hommes-femmes) doivent être prévus ainsi que des informations sur la méthodologie de mesure. Finalement, une stratégie avec des actions concrètes pour supprimer les écarts identifiés doit être détaillée.
Fonds propres, endettements et impôtsCapitaux propres de l'entreprise, emprunts et dettes financières, montants des impôts et des taxes (et leurs échéances).
RémunérationDonnées d'évolution des rémunérations des salariés et des dirigeants (frais de personnel, cotisations sociales) ainsi que de l'épargne salariale (intéressement, participation).
Activités sociales et culturellesMontant de la contribution employeur aux activités sociales et culturelles du CSE.
Rémunération des financeursMontants des rémunérations des actionnaires (externes et salariés).
Flux financiersListe des flux à destination de l'entreprise, dont aides publiques, crédits d’impôts, mécénat, cotisations sociales, etc.
PartenariatsListe des partenariats pour produire ou bénéficier de services ou produits d’autres entreprises.
Transferts commerciaux et financiersListe des transferts de capitaux, des opérations (fusion, cession et acquisitions) de l’entreprise.
EnvironnementPolitique générale en matière d'environnement, économie circulaire, changement climatique

Entreprises d'au moins 300 salariés :

Dans ce type de BDESE, le contenu comprend en plus des rubriques précédentes, des informations :

En matière d'égalité professionnelle :

  • Indicateurs sur la situation comparée des femmes et des hommes 

  • Indicateurs relatifs à l’articulation entre l’activité professionnelle et l’exercice de la responsabilité familiale

Dans la catégorie rémunérations des salariés et dirigeants : 

  • Épargne salariale

  • Rémunérations accessoires

  • Rémunérations des dirigeants mandataires sociaux

Par ailleurs, des informations trimestrielles sont à prévoir sur : 

  • l'évolution des commandes et l'exécution des programmes de production ;

  • les éventuels retards de paiement de cotisations sociales par l'entreprise ;

  • l'évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe.

Ces informations trimestrielles doivent retracer, mois par mois, l'évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe en faisant apparaître le nombre de salariés par type de contrat. En plus, l'employeur doit avancer des justifications pour avoir fait appel à des contrats précaires (CDD, temps partiel, temporaires, d'une entreprise extérieure).

Les données contenues dans toutes les BDESE concernent :

  • l'année en cours ;

  • les 2 années précédentes ;

  • les 3 années à venir.

Il s'agit de données chiffrées pour les 3 premières années, mais pour les années à venir l'employeur peut se contenter de donner des grandes tendances.

Qui a accès à la BDESE ?

C'est l'employeur qui est chargé de mettre en place la base de données économiques et sociales. Les membres du CSE et les représentants du personnel peuvent accéder à la BDESE en permanence

Toutefois, d'autres personnes qui ne font pas partie du CSE peuvent également accéder ponctuellement à la BDESE.

Par exemple, le médecin du travail ou encore un agent de l'inspection du travail lors d'un contrôle. 

Si le contenu n'est pas à jour ou est incomplet dans la BDESE, le CSE peut saisir le tribunal et ordonner à l'employeur de communiquer les informations manquantes. 

Contrairement à d'autres registres du personnel, la BDESE regroupe ces données au niveau de l'entreprise, et non de chaque établissement. 

Bon à savoir

Les informations qui figurent sur la BDESE sont par nature confidentielles. L'employeur doit indiquer la durée de leur confidentialité et rappeler ce caractère aux personnes qui consulteront la base de données. 

Où trouver un modèle de BDESE ?

En matière de gestion du personnel, créer une BDESE de zéro peut être une tâche prenante. Pour éviter des informations manquantes ou des erreurs dans la base de données économiques et sociales, un modèle semble être une solution raisonnable. 

Attention : un modèle de base de données économiques et sociales proposé sur internet ne contient pas forcément les informations fixées par accord dans votre entreprise. 

Pour rappel, la BDESE doit être établie sur un support :

  • informatique (BDESE online) pour les entreprises d'au moins 300 salariés ;

  • informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés.

Bon à savoir

En pratique, la BDESE prend souvent la forme d'un fichier Excel. Il existe beaucoup de logiciels de BDESE qui permettent de saisir des informations pour mettre à jour automatiquement la base de données économiques et sociales sur Excel.

Il existe également des solutions de gestion de BDESE en ligne. Parmi elles, payFit, en intégrant la BDESE dans son logiciel, permet une gestion simple, rapide et sécurisée qui répond à l’obligation des employeurs de mettre plusieurs informations récurrentes à la disposition du CSE.

Pour aller plus loins, n'hésitez pas à consulter notre article sur les documents obligatoires en entreprise.

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