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Tout savoir sur la base de données économiques et sociales (BDES)

Édité le

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le CSE exerce des missions importantes de représentation des salariés. 

Pour ce faire, le comité a besoin de certaines informations pour pouvoir donner son avis et comprendre les décisions de l'employeur qui concernent la marche de l’entreprise. 

Ces informations sont en grande partie rassemblées dans la base de données économiques et sociales (ou BDES), dont le contenu exact dépend de la taille de l'entreprise. 

Qu'est ce que la base de données économiques et sociales ? Quel est le contenu de la BDES ? Où trouver un exemple de BDES ? PayFit vous explique.

Sommaire

  • Qu'est ce que la BDES ?
  • Que doit contenir la BDES ? 
  • Entreprises de moins de 300 salariés :
  • Entreprises d'au moins 300 salariés :
  • Qui a accès à la BDES ?
  • Où trouver un modèle de BDES ?

Qu'est ce que la BDES ?

Comme son nom l'indique, la BDES est avant tout une base de données sur les salariés et la situation de l'entreprise. Les employeurs qui ont au moins 50 salariés doivent obligatoirement la mettre en place. 

💡 Bon à savoir : pour savoir si vous atteignez l'effectif, il faut compter l'ensemble des salariés du groupe, et non seulement ceux d'un établissement !

Le but de la BDES est de rassembler les informations nécessaires aux informations-consultations du CSE. Elle doit donc particulièrement être mise à jour avant les consultations obligatoires du comité. 

En principe, l'employeur doit conclure un accord d'entreprise pour fixer :

  • l'organisation, l'architecture et le contenu de la BDES ;
  • les modalités de fonctionnement de la BDES (surtout droit d'accès, confidentialité, support et règles de consultation et d'utilisation).

💡 Bon à savoir : À défaut d'accord, c'est les dispositions spécifiques du Code du travail qui s'appliquent. 

Le contenu obligatoire de la BDES peut évoluer avec la loi, et c'est pourquoi l'employeur doit être particulièrement attentif aux changements pour se conformer à ses obligations

Attention : si la BDES n'est pas mise en place, l'employeur peut être sanctionné par une amende de 7 500 €.

Que doit contenir la BDES ? 

À défaut d'accord collectif fixant le contenu de la BDES, la loi prévoit que certaines informations doivent obligatoirement y figurer. La quantité et la nature de ces informations dépend de la l'effectif de l'entreprise et distingue notamment entre :

  • les entreprises de moins de 300 salariés ;
  • les entreprises de 300 salariés et plus.

Entreprises de moins de 300 salariés :

Dans les entreprises de 50 à 300 salariés qui doivent mettre en place une base de données économiques et sociales, Legifrance précise une série de thèmes à aborder obligatoirement, regroupés en 9 rubriques :

Thème des informations contenuesDétail des informations attendues dans la base de données
Investissement socialInformations sur l'emploi (types de contrat, ancienneté des salariés) évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail.
Investissement matériel et immatérielInformations sur l'évolution des actifs nets d'amortissement et immobilisations, dépenses en recherche et développement et mesures d’amélioration des méthodes de production.
Égalité professionnelle femmes-hommesDiagnostic et analyse de la situation des hommes et des femmes pour chaque catégorie professionnelle en matière d’embauche, formation, promotion professionnelle, qualification, classification, conditions de travail, sécurité et santé, etc. Des indicateurs pour mesurer l'égalité professionnelle (comme l’index d’égalité hommes-femmes) doivent être prévus ainsi que des informations sur la méthodologie de mesure. Finalement, une stratégie avec des actions concrètes pour supprimer les écarts identifiés doit être détaillée.
Fonds propres, endettements et impôtsCapitaux propres de l'entreprise, emprunts et dettes financières, montants des impôts et des taxes (et leurs échéances).
RémunérationDonnées d'évolution des rémunérations des salariés et des dirigeants (frais de personnel, cotisations sociales) ainsi que de l'épargne salariale (intéressement, participation).
Activités sociales et culturellesMontant de la contribution employeur aux activités sociales et culturelles du CSE.
Rémunération des financeursMontants des rémunérations des actionnaires (externes et salariés).
Flux financiersListe des flux à destination de l'entreprise, dont aides publiques, crédits d’impôts, mécénat, cotisations sociales, etc.
PartenariatsListe des partenariats pour produire ou bénéficier de services ou produits d’autres entreprises.
Transferts commerciaux et financiersListe des transferts de capitaux, des opérations (fusion, cession et acquisitions) de l’entreprise.

Entreprises d'au moins 300 salariés :

Dans ce type de BDES, le contenu comprend en plus des rubriques précédentes, des informations sur les investissements en matière environnementale. 

Par ailleurs, des informations trimestrielles sont à prévoir sur : 

  • l'évolution des commandes et l'exécution des programmes de production ;
  • les éventuels retards de paiement de cotisations sociales par l'entreprise ;
  • l'évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe.

Ces informations trimestrielles doivent retracer, mois par mois, l'évolution des effectifs et de la qualification des salariés par sexe en faisant apparaître le nombre de salariés par type de contrat. En plus, l'employeur doit avancer des justifications pour avoir fait appel à des contrats précaires (CDD, temps partiel, temporaires, d'une entreprise extérieure).

Les données contenues dans toutes les BDES concernent :

  • l'année en cours ;
  • les 2 années précédentes ;
  • les 3 années à venir.

Il s'agit de données chiffrées pour les 3 premières années, mais pour les années à venir l'employeur peut se contenter de donner des grandes tendances.

Qui a accès à la BDES ?

C'est l'employeur qui est chargé de mettre en place la base de données économiques et sociales. Legifrance précise que les membres du CSE et les représentants du personnel peuvent accéder à la BDES en permanence

Toutefois, d'autres personnes qui ne font pas partie du CSE peuvent également accéder ponctuellement à la BDES.

Par exemple, le médecin du travail ou encore un agent de l'inspection du travail lors d'un contrôle. 

Si le contenu n'est pas à jour ou est incomplet dans la BDES, le CSE peut saisir le tribunal et ordonner à l'employeur de communiquer les informations manquantes. 

Contrairement à d'autres registres du personnel, la BDES regroupe ces données au niveau de l'entreprise, et non de chaque établissement. 

💡 Bon à savoir : les informations qui figurent sur la BDES sont par nature confidentielles. L'employeur doit indiquer la durée de leur confidentialité et rappeler ce caractère aux personnes qui consulteront la base de données. 

Où trouver un modèle de BDES ?

En matière de gestion du personnel, créer une BDES de zéro peut être une tâche prenante. Pour éviter des informations manquantes ou des erreurs dans la base de données économiques et sociales, un modèle semble être une solution raisonnable. 

Attention : un modèle de base de données économiques et sociales proposé sur internet ne contient pas forcément les informations fixées par accord dans votre entreprise. 

Pour rappel, la BDES doit être établie sur un support :

  • informatique (BDES online) pour les entreprises d'au moins 300 salariés ;
  • informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés.

💡 Bon à savoir : En pratique, la BDES prend souvent la forme d'un fichier Excel. Il existe beaucoup de logiciels de BDES qui permettent de saisir des informations pour mettre à jour automatiquement la base de données économiques et sociales sur Excel.

Il existe également des solutions de gestion de BDES en ligne. Parmi elles, BDES online est une solution SaaS simple, rapide et sécurisée qui répond à l’obligation des employeurs de mettre plusieurs informations récurrentes à la disposition du Comité Social et Économique de l’entreprise. Grâce à une interface intuitive, il vous sera facile de communiquer vos données et vos fichiers à vos représentants du personnel.

Auteure

PayFit

Cristina Sanchez

Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit

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