Comment fonctionne l'avance sur salaire ?
Modèle de convention d'avance sur salaire
Si par des motifs personnels, un salarié doit faire face à des problèmes de trésorerie, il peut demander à son employeur de lui verser une partie ou l’ensemble de sa rémunération avant la date de paiement du salaire : il s’agit d’une demande d’avance sur salaire.
Cela consiste à verser une partie du salaire brut correspondant à une période de travail non encore effectuée. Contrairement à l’acompte, cette avance est assimilée à un prêt, soumis à des règles spécifiques de gestion et de remboursement.
Peut-on réellement demander une avance sur salaire et quelle est la différence avec un acompte ? Peut-on refuser une demande d’avance et qui fixe le montant de l’avance ? Comment est-elle remboursée et quelle est son incidence sur l'organisation du paiement du salaire ? PayFit fait le point.
Qu’est-ce qu’une avance sur salaire ?
Une avance constitue essentiellement un prêt d’une somme d’argent que l’entreprise peut consentir au salarié.
Le terme "avance" correspond au fait que le salarié demande à avancer une somme pour laquelle il n'a pas encore travaillé. Ce mécanisme est facultatif pour l’entreprise, car il s’agit d’un prêt et non d’un droit reconnu.
Le Code du travail ne prévoit pas pour l’avance sur salaire de montant maximum : le salarié sollicite généralement une somme forfaitaire, qui peut être discutée et négociée avec l’employeur.
Est-ce un acompte ou une avance sur salaire ?
Il arrive que les employeurs confondent le principe de l’avance avec celui de l’acompte sur salaire, or ces deux termes constituent des figures juridiques et comptables différentes.
L'élément clé de distinction est chronologique. Alors que l’acompte permet de rémunérer avant l’échéance une partie du travail déjà effectuée, une avance sur salaire désigne un prêt consenti par l’entreprise, puisqu’elle verse une somme pour un travail non encore réalisé.
Exemple : un salarié demande le 20 mai le versement de l’intégralité de son salaire du mois suivant : il s’agit d’une demande d’avance de salaire.
Un salarié demande le 15 mai le versement de la moitié de sa rémunération du mois en cours : il s’agit d’une demande d’acompte sur salaire.
⚠️ Attention : contrairement à l’acompte dont le montant est "récupérable" à la fin du mois, l’avance sur salaire implique des modalités de remboursement qui ne permettent pas un règlement intégral en fin de mois, ce qui affecte la paie sur le long terme.
L'employeur peut-il refuser une demande d'avance sur salaire ?
À la différence de l'acompte (obligatoire sur demande), l'avance est une pratique facultative.
Selon son modèle de rémunération, l'employeur a alors le choix d'accepter ou refuser la demande, puisque comme tout prêt, l'avance sur salaire présente un risque de défaut de paiement pour l'entreprise (par exemple, le salarié peut quitter l'entreprise sans avoir remboursé entièrement la somme). S'il refuse la demande d'avance sur salaire, l'employeur n'a pas à justifier ce refus.
Ce caractère facultatif s'explique notamment par :
le risque financier pour l'entreprise ;
l'absence de travail effectif correspondant à la somme demandée ;
la responsabilité de l'employeur dans la gestion de la trésorerie.
Comment formaliser une demande d'avance sur salaire ?
Tout salarié peut demander une avance sur salaire et il n'existe aucune formalité ni délai de réponse pour sa validité. Cependant, les salariés adressent généralement une lettre de demande d'avance sur salaire à leur employeur.
Si l'employeur accepte la demande, il est conseillé de rédiger et faire signer une lettre de convention d'avance sur salaire. Celle-ci doit contenir :
le montant de l'avance consentie ;
la date de versement ;
le moyen de l'avance (virement, chèque) ;
les modalités de remboursement ;
le montant et la date de chaque échéance.
Cette convention permettra à l'employeur de se constituer une preuve écrite du paiement, valant reconnaissance de dette de la part du salarié. De plus, elle encadre :
les modalités de remboursement ;
le planning de retenues sur salaire (maximum 10 % du salaire net mensuel) ;
les cas spécifiques liés à la rupture du contrat de travail.
L'employeur peut verser l'avance sur salaire par chèque ou virement bancaire. Si le salarié dispose d'un salaire net mensuel inférieur ou égal à 1 500 €, l'avance pourra être versée en espèces.
Quelles sont les modalités de remboursement de l’avance sur salaire ?
Les conditions de remboursement d’une avance sur salaire suivent des règles prévues par le Code du travail.
Retenues mensuelles sur salaire
L’article L. 3251-3 du Code du travail autorise l’employeur à récupérer à chaque paie une partie de l’avance consentie. Cependant, cette récupération est limitée à 10 % du salaire net de chaque mois. Cette règle peut rendre le remboursement long pour l’employeur.
Exemple : un salarié perçoit une rémunération de 2 300 € nets mensuels. Il demande une avance de 1 000 €.
L’employeur peut exercer une retenue sur salaire mensuelle maximum de 10 % de 2 300 €, soit 230 € à chaque paie. Il devra donc attendre plus de 5 mois pour obtenir le remboursement intégral de l’avance sur salaire.
⚠️ Attention : si l’avance sur salaire est consentie pour l’achat de matériel dont le salarié a besoin pour la réalisation de son travail, la limite de 10 % ne s’applique pas.
💡 Bon à savoir : il est possible de convenir avec le salarié d’un délai plus court ou plus long pour le remboursement, en consentant des retenues supérieures ou inférieures au plafond. Si le salarié ne parvient pas à respecter son engagement, le plafond de 10 % retrouve à s’appliquer.
Retenues sur solde de tout compte
Il arrive qu’un salarié quitte l’entreprise avant que l’ensemble de la somme avancée ait été recouvrée malgré les retenues. C’est pourquoi, l’employeur peut également envisager de se rembourser sur le solde de tout compte du salarié.
Il ne peut cependant pas recouvrer l’avance sur les sommes assimilées à du salaire :
indemnités de congés payés ;
indemnités de préavis.
Il peut cependant prévoir des retenues sur les sommes non assimilées à du salaire :
indemnités de licenciement ;
indemnités de mise à la retraite, etc.
💡 Bon à savoir : même si le salarié fait l’objet d’une saisie sur rémunération, la retenue au titre de l’avance sur salaire est possible.
Si l’employeur ne parvient pas à récupérer l’intégralité de l’avance suite aux retenues et malgré la déduction du solde de l’avance des indemnités (représentant des dommages et intérêts), il pourra alors saisir le conseil des prud’hommes.
Quelle est l’incidence de l’avance sur salaire sur le bulletin de paie ?
Du point de vue comptable, les avances sont enregistrées comme une créance de l’entreprise. Elles figurent sur les comptes comptables en tant qu’élément distinct du salaire, et n’entraînent pas la remise d'un bulletin de paie par anticipation. Le service RH ou comptable devra en assurer leur suivi pour éviter tout litige en cas de désaccord ou de départ anticipé du salarié.
Sur le bulletin de paie remis normalement à la fin du mois, l’avance sur salaire prend la forme d’une retenue sur salaire jusqu’à épuisement de l’avance. Le montant de la retenue apparaît comme une ligne intitulée "avance sur salaire", déduite du montant du salaire net imposable, dans le cadran inférieur gauche du bulletin.
Sur certains logiciels de paie tels que PayFit, les salariés peuvent demander la réception d'une partie de leur salaire en milieu de mois, avant même la date de paiement des salaires. Si l’administrateur accepte cette demande, le bulletin de paie est automatiquement mis à jour avec le montant déduit de l’avance.
Pour tout comprendre sur la fiche de paie et le salaire de base, consultez notre article dédié !
Plusieurs alternatives existent si vous avez besoin d'une aide financière ponctuelle. Vous pouvez demander un acompte sur le travail déjà effectué (qui est un droit légal), solliciter une aide auprès du comité social et économique (CSE) de votre entreprise s'il existe. Si vous êtes salarié du secteur privé, vous pouvez également contacter Action Logement qui propose des aides financières exceptionnelles. En dernier recours, il est possible de se tourner vers des solutions externes comme une demande d'aide exceptionnelle auprès de la CAF pour les allocataires.
Bien que cela ne soit pas une obligation légale, il est recommandé d’adresser une lettre signée à l’employeur mentionnant le montant souhaité, la période concernée, et les raisons personnelles ou professionnelles motivant cette demande. Cela permet une traçabilité comptable et juridique en cas de rupture du contrat ou de litige. Vous pouvez télécharger un modèle de lettre type sur de nombreux sites spécialisés en droit du travail.
L’avance sur salaire n’est pas un élément brut du salaire, mais une retenue anticipée. Elle figure dans la fiche de paie, en bas à gauche, sous la forme d’une ligne spécifique intitulée “avance sur salaire”. Elle est déduite du salaire net imposable. En cas de départ de l’entreprise, la partie non remboursée peut être récupérée via le solde de tout compte, sauf sur les indemnités ayant une nature sociale protégée (comme les congés payés).
