Pourquoi privilégier la fiche de paie en ligne ?
Modèle de bulletin de paie - Excel
La digitalisation s’est emparée de toutes les sphères professionnelles. Ainsi, l'employeur peut désormais remettre à ses salariés leurs fiches de paie sous format électronique : on parle également de bulletin de salaire dématérialisé. Cette numérisation des fiches de paie permet au salarié d’avoir un accès facile, rapide et sécurisé, éventuellement via un portail en ligne ou un coffre-fort numérique.
Si la fiche de salaire en ligne facilite ainsi bon nombre de démarches, elle soulève pourtant de nombreuses questions : comment se passe la remise des bulletins de salaire ? Quelles sont les règles en matière de conservation de ces documents ? Comment élaborer une fiche de paie en ligne ?
PayFit lève le voile sur la dématérialisation de la fiche de paie.
Qu’est-ce qu’une fiche de paie en ligne ?
La fiche de paie compte parmi les documents obligatoires que l’employeur doit remettre à son salarié tous les mois ou en respectant une échéance régulière selon la périodicité de la paie.
Depuis 2018, l’employeur doit obligatoirement émettre un bulletin de salaire simplifié qui, grâce à un visuel épuré, contribue à une meilleure compréhension du salarié.
La fiche de paie en ligne possède exactement les mêmes fonctionnalités que la fiche de paie papier, seul le format diffère. La version papier traditionnelle du bulletin de salaire est délaissée au profit de la version électronique.
Le bulletin de paie en ligne devient donc la norme, et non plus l'exception.
Quelle est la réglementation en matière de fiche de paie en ligne ?
Si la fiche de paie en ligne existe depuis 2009, l’accord du salarié était préalablement requis pour pouvoir établir un bulletin de salaire en ligne.
Cette contrainte majeure a pris fin avec l’assouplissement des conditions de délivrabilité de la fiche de paie en 2016. Désormais, un salarié qui ne souhaite pas l’établissement d’une fiche de paie numérique doit s’y opposer. Le cas échéant, l’acceptation de ce mode de fonctionnement est présumée.
⚠️ Attention : si les conditions sont plus souples, l’employeur doit respecter le délai de délivrance d'un bulletin de salaire.
Pourquoi élaborer une fiche de paie en ligne ?
La fiche de paie est un document incontournable de la relation entre un employeur et ses salariés, au même titre que le contrat de travail. Les mentions et données obligatoires d'un bulletin de salaire sont nombreuses et rien ne doit être laissé au hasard.
En effet, lors de l’établissement d’un bulletin de paie, plusieurs calculs sont à effectuer, notamment en termes de taux et de cotisations sociales pour passer du salaire brut au salaire net.
En ce sens, faire une fiche de paie en ligne rend l’exercice bien plus aisé et évite les erreurs et manquements qui pourraient être préjudiciables pour l’entreprise.
Quels sont les avantages de la fiche de paie en ligne pour l'employeur ?
En vous appuyant sur une solution d’édition de fiches de paie en ligne ou sur un logiciel de paie complet et conforme à la juridiction, vous gagnez :
du temps : libérées de cette tâche chronophage, vos équipes peuvent être mobilisées pour des projets avec une vraie valeur ajoutée (embauche, gestion du personnel, etc.) ;
de la sérénité : mobiliser un prestataire sérieux pour créer vos bulletins de paie en ligne vous aide à réduire drastiquement le risque d'erreurs tout en vous assurant une conformité certaine avec la législation en vigueur ;
de l'argent : le coût de l'impression des fiches de paie ainsi que leur envoi par voie postale n’est plus à la charge de l’employeur, ni des entreprises. À noter que la dématérialisation du bulletin de paie supprime également les charges financières supplémentaires en matière de stockage et d’archives.
Quels sont les avantages de la fiche de paie en ligne pour le salarié ?
De son côté, le salarié tire également profit du choix de son employeur de faire appel à un service spécialisé pour élaborer les fiches de paie :
il peut retrouver ses fiches de paie en ligne, par mail ou sur un logiciel de paie dédié, rendant leur consultation et leur téléchargement possibles à tout moment et facilitant ainsi ses démarches administratives ;
il gagne en autonomie puisque les envois sont automatiques. Il est donc exempté d’en faire la demande auprès de son employeur.
Quels sont les avantages de la fiche de paie en ligne chez PayFit ?
Afin de faciliter la lecture des fiches de paie par les salariés, PayFit propose un récapitulatif visuel des principales informations et données de salaire présentes sur la fiche de paie “conventionnelle”.
La fiche de paie en ligne de PayFit présente donc un avantage considérable puisqu'elle facilite la compréhension des différents éléments de sa paie, en un simple coup d'œil !
Le bulletin de salaire en ligne développé par PayFit est ainsi composé de 2 pages : la première qui récapitule les informations et données inhérentes au salaire et la seconde qui contient la fiche de paie "conventionnelle".
Les avantages de la fiche de paie en ligne : tableau récapitulatif
| Avantages de la fiche de paie en ligne pour l’employeur | Avantages de la fiche de paie en ligne pour le salarié |
|---|---|
| Gain de temps | Consultation à tout moment |
| Diminution des erreurs | Téléchargement instantané |
| Pas de coût d’impression et d’envoi des fiches de paie | Autonomie |
Comment faire une fiche de paie en ligne 100 % gratuite et conforme ?
Pour réaliser une fiche de paie en ligne gratuitement, il convient au préalable de s'assurer de sa conformité aux réglementations en vigueur.
⚠️ Attention : certaines solutions gratuites ne garantissent pas toujours cette exactitude. Il est donc essentiel de vérifier scrupuleusement la conformité de chaque fiche de paie en ligne au risque de commettre des erreurs préjudiciables pour l’entreprise.
Comment savoir si ma fiche de paie est conforme ?
Pour faire une fiche de paie en ligne en bonne et due forme, certaines mentions obligatoires doivent figurer telles que :
les informations relatives à l'employeur ;
les données relatives au salarié ;
le salaire brut ;
les cotisations sociales ;
les indemnités non soumises à cotisations sociales ;
les autres retenues ;
le taux de prélèvement d’impôt sur le revenu et la rémunération nette du salarié.
Les primes et congés des salariés ne doivent pas obligatoirement figurer dans le bulletin de salaire.
💡 Bon à savoir : depuis le 1er juillet 2023, l'employeur doit faire figurer sur le bulletin de paie le "montant net social". Ce montant correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des cotisations sociales obligatoires appliquées sur le salaire brut.
Comment faire une fiche de paie gratuitement ?
Choisir une solution fiable pour générer une fiche de paie en ligne gratuitement est un gage de sécurité et de conformité.
⚠️ Attention : un modèle peut être proposé à titre d’exemple, mais faire appel à ce type de prestataire de façon récurrente pour élaborer des fiches de paie en ligne gratuites peut vous exposer à une contravention de 3ème classe (450 €) si les documents produits ne sont pas conformes.
Assurez-vous que le service ou l’outil d’édition de bulletin de salaire propose un accompagnement pour son utilisation, avec le soutien d'experts en paie et d'une équipe juridique permettant d'intégrer de façon efficace les évolutions législatives inhérentes à la paie.
Quelles sont les règles de conservation et de mise à disposition des fiches de paie en ligne ?
Quelle est la durée de conservation des bulletins de paie en ligne pour les entreprises ?
Les fiches de paie en ligne — tout comme les fiches de paie en version papier — doivent être conservées par l’employeur :
soit pendant une durée de 50 ans ;
soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 76 ans.
⚠️ Attention : le deuxième seuil est susceptible d’évoluer, car il s’agit de l’âge du départ à la retraite le plus tardif (auquel on ajoute 6 années). Si ce dernier évolue, le deuxième seuil sera également soumis à modifications.
💡 Bon à savoir : depuis l’instauration du RGPD, les bulletins de paie des salariés doivent être conservés pendant 50 ans en cas de transmission dématérialisée de la fiche de paie. En ce qui concerne la durée de conservation des fiches de paie au sein de l’entreprise, celle-ci est de 5 ans minimum.
Par ailleurs, lorsqu'un employeur choisit de transmettre les bulletins de paie en format dématérialisé, il est conseillé d'utiliser un coffre-fort numérique pour les conserver en toute sécurité.
Comment récupérer les fiches de paie en ligne en cas de cessation d'activité du salarié ?
Les modalités et conditions de récupération des fiches de paie en ligne sont simples : les salariés doivent être informés au moins 3 mois avant la date de fermeture du service afin de pouvoir récupérer les bulletins de paie stockés.
Ils doivent pouvoir récupérer l'intégralité de leurs fiches de paie sous forme électronique, comme le précise le Code du travail : "sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé".
Les fiches de paie dématérialisées peuvent être adressées :
par e-mail ;
en ligne, sur un logiciel de paie dédié.
Si l’employeur utilise un outil digital comme un coffre-fort numérique pour stocker le bulletin de salaire de ses salariés, il doit leur communiquer leurs accès personnels.
Depuis le 1er janvier 2017, le Décret n° 2016-1762 précise que l’employeur peut “procéder à la remise du bulletin de salaire des salariés sous forme électronique”. Le salarié n’a donc aucune démarche à accomplir de son côté, c’est à l’entreprise qu’incombe la dématérialisation de la fiche de paie.
Selon la méthode de stockage retenue par l’entreprise, il est possible de consulter, télécharger ou éditer un bulletin de salaire. Les logiciels comportent en général un tutoriel pour aider à une meilleure prise en main des salariés. En cas de difficultés, il convient de se rapprocher du service RH de l’entreprise ou de l’employeur.
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est établie à partir de la paie et permet l’accès aux données sociales du salarié aux organismes et administrations qui en auraient besoin pour assurer leur protection sociale.
La récupération à la “source” permet de les exempter de formalités annexes. Le salarié n’est pas directement concerné par la DSN, ce sont les entreprises et l’employeur qui sont chargés de faire les déclarations, sur le portail net-entreprises.fr, gratuitement. La DSN permet également à l'employeur de payer ses cotisations sociales plus aisément.
