Quelles sont les règles pour établir un bulletin de paie ?

La gestion de la paie pour un employeur se révèle complexe et chronophage. Toute entreprise qui emploie des salariés doit pourtant leur délivrer un bulletin de paie lors du versement de leur rémunération. 

Également appelé fiche de paie, ce document récapitule tous les éléments qui constituent le salaire. L’employeur le délivre mensuellement et gratuitement à chaque collaborateur de l’entreprise.

Comment établir un bulletin de paie ? Quelle est son utilité ? Combien de temps le salarié doit-il le conserver ? PayFit vous guide. 

Qu’est-ce qu’un bulletin de paie ?

Le bulletin de paie, ou bulletin de salaire, est un document obligatoire que fournit l’employeur à chaque salarié pour justifier son paiement. Tous les collaborateurs de l’entreprise reçoivent leurs fiches de paie quels que soient :

• le type de contrat de travail ;  

• le type et le montant de la rémunération ;

• le niveau hiérarchique et l’emploi occupé par les salariés.

La date d’édition de la fiche de paie constitue une preuve pour l'employeur qu’il rémunère son personnel en temps et en heure. Chacune de ces fiches est unique, car le calcul du coût d’un salarié dépend de son salaire, de ses avantages et de ses heures supplémentaires. Elle regroupe plusieurs montants qu’il convient de bien distinguer :

• le montant brut correspond au total du salaire de base, des primes, des indemnités et des heures supplémentaires ;

• le montant net social est égal à la différence entre le montant brut et la somme des cotisations sociales obligatoires (santé, retraite, famille, assurance chômage, etc.) ;

• le montant net imposable sert à calculer le montant du Prélèvement À la Source (PAS) de l’impôt sur le revenu. Il est égal à la différence entre le montant brut et les cotisations salariales. Cependant, on ajoute à ce total intermédiaire la part de CSG/CRDS non déductible et la cotisation patronale de la mutuelle santé ;  

• le montant net à payer correspond au montant que verse réellement l’employeur à son salarié. Il retranche du salaire brut les cotisations salariales et le PAS. Néanmoins, il peut ajouter des éléments non soumis à cotisations comme le remboursement de frais professionnels ou la participation du salarié aux titres-restaurant.

💡 Bon à savoir : le salarié déclare son montant net social à la Caisse d’Allocations Familiales (CAF) ou à sa Mutualité Sociale Agricole (MSA) pour percevoir certaines prestations sociales. Il s’agit, par exemple, de la prime d’activité ou du RSA (Revenu de Solidarité Active).

Quelles sont les mentions obligatoires d’un bulletin de paie ?

Malgré l’entrée en vigueur du bulletin de salaire simplifié, ce dernier est tenu de répertorier les mentions obligatoires d'un bulletin de paie selon l’article R. 3243-1 du Code du travail. Elles peuvent être regroupées en 5 catégories. 

Mentions relatives à l'identification de l’employeur 

Le bulletin de paie inclut le nom/dénomination de l’entreprise, son adresse, le numéro de SIREN, et le code APE/NAF. Il mentionne sa convention collective pour la durée des congés payés ou les délais de préavis concernant la cessation du contrat. Si l’entreprise n’appartient à aucune convention, elle cite par défaut les articles qui figurent dans le Code du travail.

Mentions relatives à l'identification au salarié 

Le bulletin de paie recense les informations suivantes pour identifier le salarié :

• son nom et son prénom ;  

• son adresse postale ;

• son numéro de Sécurité sociale ;  

• la date d'ancienneté dans l’entreprise, ainsi que la date de début du contrat de travail ;  

• sa qualification professionnelle ;  

• sa position dans la classification conventionnelle. 

Mentions relatives au temps de travail et au paiement du salaire 

La déclaration de la période et du nombre d’heures de travail distingue les heures au taux normal des heures majorées. Le bulletin de paie recense également les dates des congés, les absences pour maladie et les IJSS (Indemnités Journalières de la Sécurité Sociale). Il détaille la nature des autres versements et retenues (tickets-restaurant, transports, logement), ainsi que le taux des cotisations salariales.

Mentions relatives aux cotisations et contributions sociales 

Le bulletin de paie énumère les différentes cotisations sociales : accident du travail et maladie professionnelle, retraite et chômage. Lorsque la situation du salarié justifie des exonérations de cotisations ou des contributions fiscales, l’employeur les ajoute également :

• allègement des charges patronales ;

• exonération sur les cotisations salariales pour les apprentis ;

• exonération sur la gratification des stagiaires ;

• exonération sur les cotisations patronales pour les “aides à domicile” ou les salariés agricoles en CDD d’usage.

Mentions relatives au salaire net à payer et au salaire net imposable 

Le bulletin de paie distingue plusieurs montants comme :

• le salaire “net à payer avant impôt sur le revenu” ;  

• la base de calcul pour le prélèvement à la source ;  

• le salaire net après prélèvement à la source. 

Sur l’en-tête de la fiche figurent la date de versement du salaire, ainsi que son mode de versement (virement, en chèque ou en espèces).

⚠️ Attention : la loi précise les mentions interdites sur le bulletin de paie, à savoir :

• l’activité de représentation des salariés ;  

• l’exercice de droit de grève.
  

La nature de l’activité et le montant de la rémunération pour les élus du CSE (Comité Social et Économique) figurent dans un document annexe.

Comment faire un bulletin de paie ?

Établir un bulletin de paie peut s'avérer fastidieux pour l’employeur et le responsable des ressources humaines. Il faut connaître l’ensemble des éléments de rémunération des salariés et respecter un certain formalisme dans la mise en œuvre des mentions obligatoires énoncées ci-dessus. 

Pour faire une fiche de paie sans perdre de temps, les employeurs recourent de plus en plus au bulletin de paie simplifié. Celui-ci regroupe automatiquement les mentions obligatoires par catégories. Cela améliore la lecture et la compréhension du document par le salarié.

Cette solution particulière fait partie des fonctionnalités que regroupe un logiciel de fiche de paie en ligne. Ce service confère d’autres avantages aux salariés, comme la centralisation, la disponibilité et la sécurisation de ces fiches.

💡 Bon à savoir : l’automatisation de la paie permet d’éviter les erreurs, l’omission des mentions obligatoires, et fait gagner chaque mois un temps précieux à l’employeur !

Comment PayFit améliore la gestion des bulletins de paie ?

Dans l'univers complexe de la gestion de la paie, lire un bulletin de paie et comprendre son utilité sont des compétences essentielles pour tout employeur et salarié. 

PayFit simplifie ces tâches grâce à sa solution intuitive et complète. Les employeurs génèrent non seulement des bulletins de paie simplifiés et dématérialisés, mais ils en accordent l’accès à leurs salariés via un espace employé sécurisé. 

Cette accessibilité garantit une transparence totale et renforce la confiance entre les employeurs et leurs équipes. Les documents à télécharger gratuitement sur notre plateforme sont conformes aux réglementations en vigueur. 

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Quelles sont les autres modalités concernant le bulletin de paie ?

Le bulletin de paie détaille la rémunération afin que les salariés comprennent le calcul des montants, des cotisations et des primes. Néanmoins, les employeurs sont tenus de respecter de nouvelles règles établies depuis 2017 durant la vérification des fiches de paie.

💡 Bon à savoir : depuis le 1^er juillet 2023, l'employeur doit faire figurer le montant net social sur le bulletin de paie. Il correspond au revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires. Le bulletin de paie clarifié améliore significativement la transparence entre l'employeur et le salarié.

Quelles sont les modalités de remise du bulletin de paie ?

Depuis le 1^er janvier 2017, tout employeur dispose de la possibilité d’avoir recours au bulletin de paie dématérialisé. Soit il envoie la fiche sous format papier, soit il édite un bulletin de paie numérique sur une plateforme dédiée. Pour être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), les données doivent rester disponibles et confidentielles à tout moment.

⚠️ Attention  : chaque salarié peut s’opposer à tout moment à la remise de son bulletin de paie en ligne grâce à son droit d’opposition. Il en informe son employeur, et celui-ci dispose d’un délai de 3 mois pour répondre à sa requête. Au-delà, la fiche de paie est à nouveau délivrée soit en mains propres, soit par voie postale. 

L’article L3243-4 du Code du travail oblige l’employeur à conserver une copie de tous les bulletins de paie de chaque salarié pendant 5 ans. Les informations correspondantes sont disponibles en format papier ou numérique.

En cas de transmission dématérialisée, l’article D3243-8 du Code du travail fixe la durée de conservation des fiches de paie par l’employeur :

• pendant 50 ans ;  

• jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de la retraite augmenté de 6 ans. 

💡 Bon à savoir  : il est recommandé au salarié de conserver l’ensemble de ses bulletins de paie jusqu’à la liquidation de sa retraite. 

Quel est le délai de remise du bulletin de paie ?

La loi ne prévoit pas de délai légal de remise du bulletin de salaire aux salariés. Toutefois, sa délivrance doit coïncider avec la date de versement des salaires. Même si la date est libre, l’employeur est tenu de respecter 2 conditions cumulatives :

• la date de délivrance du bulletin de paie doit être similaire d’un mois à l’autre ;  

• la remise du document s’effectue tous les 30 jours.
  

Quelles sanctions en cas d’absence de délivrance du bulletin de paie ?

Si l’employeur ne délivre pas le bulletin de paie ou qu’il s’y prend avec du retard, il s’expose à :

• une amende de 450 € pour chaque bulletin de paie non remis ou remis tardivement ;  

• au versement de dommages et intérêts.
  
  

⚠️ Attention : le versement de dommages et intérêts s’effectue lorsque le non-respect des règles de délivrance du bulletin de paie a causé un préjudice au salarié.

Est-il possible de corriger un bulletin de paie en cas d’erreur ?

Lorsqu’une erreur est constatée sur un bulletin de paie, l’employeur est tenu de la régulariser au plus vite. Toute erreur sur la fiche de paie fait l’objet d’une information au salarié pour trouver une solution à l’amiable. 

Généralement, l’erreur commise fait l’objet d’une régularisation sur le bulletin de paie du mois suivant. 

⚠️ Attention  : un bulletin de paie modifié après son édition, sans en informer le salarié, est considéré comme falsifié. De même, tout prélèvement spontané qui est assimilé à une sanction pécuniaire peut faire l’objet de sanctions pénales à l’encontre de l’employeur. 

💡Bon à savoir : il est désormais possible d’effectuer une réouverture de paie avec PayFit pour corriger les possibles erreurs.