Tout savoir sur l'indemnité repas des HCR

Certaines conventions collectives prévoient une obligation pour les employeurs de nourrir les salariés. 

Par exemple, la convention collective HCR (Hôtels, Cafés, Restaurants) fixe des règles spécifiques à appliquer dans les entreprises appartenant à ce secteur d'activité. 

Concrètement, la convention HCR prévoit une obligation pour l'employeur d'attribuer un avantage en nature sous forme de repas à ses salariés. S'il ne peut pas les nourrir, il devra à la place leur verser une indemnité de repas.

Qu'est ce qu'une indemnité de repas ? Quel est le montant de  l'indemnité de repas en HCR ? Quel impact a cette indemnité compensatrice en matière de paie ? Payfit fait le point.

Qu'est-ce que l'indemnité repas HCR ?

Tous les employeurs relevant de la convention collective des hôtels, cafés et restaurants (HCR), doivent un repas à leurs salariés à deux conditions :

• leur établissement est ouvert à la clientèle à l'heure des repas ;

• l'horaire du salarié comprend cette heure là.

Ce repas est un avantage en nature sous forme de nourriture. S'ils remplissent les conditions d'attribution, tous les salariés, indépendamment de leur qualification, leur niveau de salaire ou leur durée de travail y ont droit.

Le salarié doit être obligatoirement nourrir ou recevoir à la place une indemnité compensatrice de repas dans les HCR. Il s'agit des hypothèses où l'employeur ne prévoit pas dans son établissement de repas, ou ne peut simplement pas s'acquitter de son obligation en nature. 

Attention : si le salarié ne peut pas prendre le repas fourni gratuitement pour des raisons médicales, l'indemnité compensatrice devra être fournie. Toutefois, elle n'est pas due pour un salarié qui avance des raisons personnelles pour ne pas prendre les repas.

Il convient de distinguer l'indemnité de l'avantage en nature repas HCR, puisqu'elle est soumise à un régime particulier.

Comment évaluer le montant de l'indemnité compensatrice de repas HCR ?

Le calcul de l'indemnité repas HCR dépend du nombre de repas dus par l'employeur.

En pratique, le nombre de repas dépend du nombre d'heures travaillées par jour :

• plus de 5 heures journalières : droit à 2 repas ;

• moins de 5 heures journalières : droit à 1 seul repas par jour.

Le montant de l'indemnité repas HCR va donc dépendre du nombre de repas par jour auxquels le salarié à droit, multiplié par le nombre de jours travaillés dans le mois. Il convient alors de déterminer la valeur de chaque repas non pris.

En principe, l'avantage en nature repas est évalué forfaitairement, et équivaut à un montant minimum garanti par repas, fixé par l'URSSAF. Au 1er janvier 2021, par exemple, le montant été de :

• 3,65 € pour un repas ;

• 7,30 € pour deux repas.

💡 Bon à savoir - Depuis le 1er janvier 2020, cette évaluation forfaitaire s'applique aux dirigeants, alors qu'auparavant leurs avantages en natures étaient évalués par rapport aux dépenses réelles.

Toutefois, le montant de l'indemnité compensatrice de repas HCR n'est pas fixé par la convention collective ni par la loi. Pour simplifier la gestion, les employeurs choisissent le montant de l'indemnité repas HCR en fonction des minimums fixés par l'URSSAF.  

Comme pour l'avantage en nature, un accord d'entreprise ou de branche peut prévoir conventionnellement des montants d'indemnités repas HCR différents. 

💡 Bon à savoir : l'indemnité repas d'un apprenti en HCR sera la même que celle du reste des salariés de l'entreprise. Toutefois, si l'employeur verse l'avantage en nature, seul 75% du montant du repas figurera sur la fiche de paie de l'apprenti.

Comment traiter l'indemnité repas HCR en paie ?

Comme l'avantage en nature, l'indemnité repas HCR a une nature de salaire, et doit être indiquée dans le bulletin de paie du salarié. En conséquence, le montant de l'indemnité est soumis à toutes les cotisations sociales. Une ligne “Indemnisation repas” s’ajoute en dessus du salaire brut. Elle comptabilise le même montant que si le repas nourriture avait été pris.

💡 Bon à savoir : si le montant de l'indemnité repas HCR est inférieur à celui fixé par l'URSSAF, l'employeur cotisera sur la somme réellement versée. En effet, l'indemnité compensatrice n'est pas un avantage en nature : elle ne doit pas être soumise au montant de cotisations minimum fixé par l'URSSAF. 

Même si elles sont soumises à cotisations, les indemnités compensatrices repas ne sont pas déduites du salaire net car le repas en lui-même n'a pas été fourni ni consommé.

Attention : en cas d'arrêt maladie du salarié ou autres absences injustifiées, les repas ne sont plus pris. Il faut donc diminuer la valeur des indemnités repas du salaire brut en fonction du nombre de jours d'absence.

💡 Bon à savoir : en matière d'indemnité compensatrice repas en HCR et de congés payés, aucun repas n'est comptabilisé car le salarié n'est pas présent. Le bulletin de paie ne fait figurer aucune indemnité de repas HCR pendant l'absence pour congé.