Pourquoi utiliser un coffre-fort numérique pour le bulletin de paie ?
Guide de la gestion de la paie
Chaque mois, l’employeur est dans l'obligation de transmettre les bulletins de paie à ses salariés. Ce dernier peut choisir de les adresser en main propre, par voie postale ou encore en ligne.
S’il se tourne vers la voie électronique, il est d’usage et vivement recommandé de recourir à un coffre-fort numérique pour transmettre et stocker les fiches de paie.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique et quel est son intérêt pour les bulletins de paie ? PayFit fait le point.
Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique pour bulletin de paie ?
Un coffre-fort numérique pour bulletin de paie* est un espace personnel en ligne permettant à l’employeur de transmettre, en toute sécurité, les fiches de paie aux salariés de l’entreprise.
Ces derniers possèdent un accès à leur coffre-fort numérique personnel pour y consulter leurs bulletins de paie, à leur guise.
Si le recours au coffre-fort numérique n’est pas obligatoire, cette pratique est toutefois vivement recommandée afin de garantir une meilleure protection des données personnelles des salariés.
💡 Bon à savoir : l'employeur est tenu de respecter le délai de délivrance des bulletins de salaire qui est de 30 jours. Généralement, les bulletins de paie sont transmis à la fin de chaque mois.
*À noter que le logiciel de paie PayFit ne fournit pas de prestations de coffre-fort numérique.
À quoi sert un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ?
De plus en plus d’entreprises ont recours à un coffre-fort électronique pour l’envoi et le stockage des bulletins de paie. À la clé, une meilleure protection des données et une gestion de la paie améliorée.
Protection des données personnelles des salariés
S’il est tout à fait possible de transmettre les bulletins de paie par mail, l’utilisation d’un coffre-fort numérique présente des avantages notables en matière de protection et sécurisation des données personnelles des salariés.
Une fiche de paie contient en effet de nombreuses informations sensibles sur le collaborateur à l'instar de son nom et prénom, son numéro de sécurité sociale ou encore son adresse postale. Il est donc essentiel que l’employeur soit en mesure de garantir la confidentialité de ces données par le biais d’une solution sécurisée. Le coffre-fort électronique vise en ce sens à satisfaire à cette exigence de sécurisation de la paie.
Simplification du processus de paie
La transmission de bulletins de paie dans un coffre-fort numérique aide également l’employeur ou le service des ressources humaines à gagner un temps considérable, les bulletins de paie étant édités plus rapidement et simplement.
💡 Bon à savoir : depuis 2018, les bulletins de salaire simplifiés ont été déployés. Cette mesure, obligatoire pour toutes les entreprises françaises, vise à faciliter la gestion de la paie et à aider à une meilleure compréhension des fiches de paie.
Facilité d’accès pour les salariés
Le coffre-fort numérique est un moyen pour les salariés de télécharger et d’accéder plus aisément à leurs fiches de paie.
💡 Bon à savoir : l'employeur doit garantir aux salariés la disponibilité des bulletins de paie numériques pendant au moins 50 ans ou jusqu'à 6 ans après le départ à la retraite du salarié.
Quelles sont les conditions d’utilisation d’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie ?
Avant d’initier une transmission 100 % numérique et de recourir à la numérisation des fiches de paie des bulletins de paie sur un coffre-fort, l’employeur est tenu de respecter certaines conditions.
Informer le salarié de la dématérialisation
Depuis 2016, l’employeur qui souhaite recourir à la transmission de bulletins de paie dématérialisés n’est pas tenu de demander l’accord préalable du salarié. La loi considère que l’accord du salarié pour la dématérialisation des fiches de paie est présumé.
Toutefois, il a le devoir d’informer ses collaborateurs de leur droit de s'opposer à la transmission électronique des bulletins de salaire.
💡 Bon à savoir : en cas d’erreur sur la fiche de paie, l’employeur doit rapidement informer le salarié avant de toute modification de la fiche de paie.
Respecter les normes RGPD
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) fixe les règles relatives au traitement et à la circulation des données personnelles, à l’échelle européenne. Chaque employeur a l’obligation de respecter les normes RGPD lors de la transmission des bulletins de paie. La non-divulgation des données personnelles contenues sur les fiches de paie en est l’un des fondements.
💡 Bon à savoir : en cas de doute lors de l’établissement de vos fiches de paie, n’hésitez pas à consulter notre fiche pratique sur les mentions obligatoires d’un bulletin de paie.
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La dématérialisation des bulletins de salaire n’est en aucun cas obligatoire. Le salarié peut en ce sens faire valoir son droit de refuser la transmission de sa fiche de paie au format digital et en informer son employeur.
Ce dernier a par ailleurs l’obligation de lui fournir son bulletin de salaire en format papier, dans un délai de 3 mois après la demande de son collaborateur.
Offrant un accès personnel sécurisé, le coffre-fort numérique ne se limite pas seulement aux fiches de paie. Il est possible pour toute personne détentrice de ce type d’espace de stockage d’y déposer de nombreux documents administratifs tels que les factures, papiers d’identité, contrats de travail, etc.
L’article L3243-4 du Code du travail stipule que l’employeur est dans le devoir de conserver un double de chaque bulletin de paie pendant une durée d’au moins 5 ans.
