¿El modelo 145 para qué sirve ?

Cambios en la vida personal y familiar pueden impactar directamente en la nómina y en las obligaciones fiscales de cualquier trabajador. 

Por ejemplo, Luisa acaba de casarse y su situación económica familiar ha cambiado; Mario acaba de ser padre y quiere que su empresa tenga en cuenta a su nuevo hijo en la retención del IRPF; y Jaime, tras un accidente, ahora cuenta con movilidad reducida, lo que también afecta a su fiscalidad. 

¿El modelo 145, qué es ? ¿El modelo 145 para qué sirve ? Para que estos y otros cambios se reflejen correctamente en la nómina, el modelo 145 es la herramienta que permite comunicar y actualizar todos estos datos a la empresa, asegurando que la retención de IRPF sea siempre la más adecuada a la situación real de cada empleado.

¿Qué es el modelo 145 ?

El modelo 145 es un formulario oficial elaborado por la Agencia Tributaria (AEAT) que permite a los trabajadores comunicar a su empresa toda la información personal y familiar relevante para el cálculo correcto de la retención del IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) que se aplica en su nómina. Esta retención es un “adelanto” del impuesto anual que cada trabajador debe pagar a Hacienda, y se descuenta mensualmente el IRPF de la nómina en función de los datos que se reflejan en este modelo.

De este modo, el modelo 145 actúa como una declaración del trabajador ante su empleador, informando sobre su situación civil (soltero, casado, divorciado…), si tiene hijos o descendientes a su cargo, ascendientes convivientes, personas con discapacidad a cargo, si paga o recibe pensiones compensatorias, entre otros datos. Toda esta información es esencial para calcular el IRPF y ajustar el porcentaje de retención a la situación real del trabajador y evitar tanto pagos excesivos como insuficientes a lo largo del año fiscal.

Por ejemplo, un trabajador casado con hijos pequeños a su cargo y con ascendientes dependientes tendrá una situación fiscal distinta a la de alguien soltero y sin cargas familiares, motivo por el que su retención será diferente.

¿Para qué sirve el modelo 145 ?

El modelo 145 tiene una doble función fundamental :

• Comunicar la situación personal y familiar al empleador : Permite que la empresa disponga de la información necesaria para aplicar el tipo de retención de IRPF más ajustado a la realidad del trabajador. Así, se evitan errores que pueden derivar en pagos elevados durante el año (y tener que esperar una devolución en la declaración de la renta) o, por el contrario, en pagos insuficientes (y tener que abonar la diferencia posteriormente).

• Cumplimiento de las obligaciones fiscales : El modelo 145 ayuda a que la empresa cumpla con la normativa tributaria, evitando sanciones por retenciones incorrectas. Este documento es fundamental para presentar correctamente el modelo 111 de forma trimestral y el modelo 190 anual. Si el trabajador no presenta el modelo, la ley obliga a la empresa a aplicar el tipo de retención más alto por defecto, lo que suele resultar en una menor nómina neta mensual.

El modelo 145 facilita también la actualización de la retención cuando cambian las circunstancias del trabajador (matrimonio, divorcio, nacimiento de hijos, discapacidad, etc.), permitiendo que la retención se ajuste lo antes posible a la nueva situación.

¿Cómo rellenar el modelo 145 ?

Rellenar correctamente el modelo 145 es fundamental para que la empresa pueda aplicar la retención de IRPF adecuada a tu situación personal y familiar. Este procedimiento, aunque sencillo, requiere prestar atención a cada apartado del formulario para evitar errores que puedan afectar a tu nómina o a tu declaración de la renta.

1. Descarga el modelo 145 IRPF : El primer paso es obtener la versión oficial del modelo 145 en PDF. Puedes descargar el modelo 145 rellenable directamente desde la página de la Agencia Tributaria, lo que te permitirá completarlo digitalmente y guardarlo o imprimirlo para entregarlo a tu empresa.

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2. Completa tus datos personales : En la primera sección del 145 modelo deberás indicar :

• Nombre y apellidos

• NIF (Número de Identificación Fiscal)

• Domicilio fiscal (dirección a efectos de notificaciones)

• Fecha de nacimiento

• Estado civil (soltero/a, casado/a, viudo/a, divorciado/a, separado/a legalmente)

Estos datos son esenciales para identificarte correctamente ante la empresa y Hacienda.

3. Informa sobre tu situación familiar : A continuación, deberás marcar la opción de situación familiar que mejor se adapte a tu caso :

• Si tienes hijos menores de 25 años o mayores con discapacidad a tu cargo y conviviendo contigo.

• Si tienes ascendientes (padres, abuelos) mayores de 65 años o con discapacidad que conviven contigo y dependen económicamente de ti.

• Si eres familia numerosa, monoparental o tienes personas con discapacidad a tu cargo.

Recuerda que cualquier cambio en esta situación debe comunicarse lo antes posible mediante un nuevo modelo 145.

4. Declara la existencia de discapacidad : En el modelo 145, para comunicar la retención del IRPF existe un apartado específico para declarar si tú, tu cónyuge, descendientes o ascendientes a tu cargo tenéis reconocida una discapacidad igual o superior al 33%. También deberás indicar si tienes movilidad reducida o necesitas ayuda de terceras personas.

5. Pensiones compensatorias y anualidades por alimentos : Si pagas pensión compensatoria al excónyuge o anualidades por alimentos a tus hijos por sentencia judicial, deberás reflejarlo en el formulario. Esto puede modificar el cálculo de tu retención.

6. Movilidad geográfica : Marca la casilla correspondiente si has cambiado de residencia por motivos laborales y cumples los requisitos para beneficiarte de la reducción por movilidad geográfica en la retención de IRPF.

7. Firma y fecha : Al finalizar, hay que revisar que todos los datos del modelo 145 rellenable sean correctos. 

8. Entrega el modelo 145 a tu empresa : El modelo 145 no se envía directamente a la Agencia Tributaria, sino que debes entregarlo a tu empresa o al departamento de recursos humanos. Ellos se encargarán de archivar el documento y aplicar la retención de IRPF que corresponda según los datos que hayas comunicado. Es recomendable que te quedes con una copia firmada como justificante. Además, una vez procesada la información, la empresa podrá emitir el certificado de retenciones necesario para la declaración anual.

¿Cuándo presentar el modelo 145 de la AEAT ?

El modelo 145 debe presentarse a la empresa en varios momentos clave para garantizar que la retención de IRPF aplicada en la nómina refleje siempre tu situación personal y familiar real. Aunque se conoce como “modelo 145 de la AEAT”, este formulario no se entrega directamente a Hacienda, sino al empleador, quien está obligado a conservarlo y aplicar los cambios oportunos en las retenciones del empleado.

• Al iniciar una relación laboral : Cuando un trabajador comienza a trabajar en una nueva empresa, es imprescindible entregar el modelo 145 para que le apliquen la retención de IRPF adecuada desde la primera nómina.

• Al inicio de cada año fiscal : Muchas empresas solicitan a sus empleados que revisen y actualicen el modelo al comenzar el año, sobre todo si ha habido cambios recientes en su situación personal o familiar.

• Cuando cambian las circunstancias personales o familiares : Debe presentar un nuevo modelo 145 cada vez que se produzca un cambio relevante, como : Matrimonio o divorcio, nacimiento, adopción o fallecimiento de hijos, reconocimiento de una discapacidad (propia o de familiar a cargo), fallecimiento o cambio de dependencia de ascendientes, inicio o finalización del pago de pensiones compensatorias o anualidades por alimentos o cambio de domicilio fiscal o movilidad geográfica.

• Por solicitud expresa de la empresa : Si la empresa lo requiere en cualquier momento, deberás actualizar y volver a presentar el modelo 145.

Recuerda que es importante que el trabajador sea responsable de mantener la información del modelo 145 actualizada. Si no presenta el modelo o lo deja desactualizado, la empresa aplicará la retención máxima por defecto, lo que puede reducir tu salario neto y provocar ajustes en tu declaración de la renta. 

El modelo 145 es un elemento clave en el proceso de autoliquidación que las empresas deben realizar ante la Agencia Tributaria, asegurando que las retenciones aplicadas sean las correctas según la situación personal y familiar de cada trabajador. Por ello, es importante presentar el modelo 145 siempre que el trabajador empiece un nuevo trabajo, al inicio de cada año si hay cambios, o cuando se produzcan variaciones en su situación personal o familiar que puedan afectar al cálculo de la retención de IRPF.

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