¿Para qué sirve el certificado de retenciones?

Puntos clave sobre el certificado de retenciones

• Qué es: el documento que acredita el IRPF retenido y los ingresos percibidos durante el año fiscal.

• Quién lo emite: la empresa para los trabajadores; el SEPE o la Seguridad Social para prestaciones.

• Cuándo se entrega: antes del inicio de la campaña de la renta, normalmente entre enero y marzo.

• Es obligatorio: la empresa debe entregarlo; no hacerlo puede suponer una multa de 150 € por certificado.

• Para qué sirve: para rellenar y contrastar correctamente la declaración de la renta.

Entre las obligaciones de la empresa en materia laboral está la de entregar anualmente el certificado de retenciones a sus empleados, un documento que recoge las retribuciones íntegras percibidas durante el año, las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del trabajador y las retenciones de IRPF practicadas.

Para el empleado, este documento es clave a la hora de hacer su declaración de la renta correctamente. En este artículo te explicamos qué es, para qué sirve, quién lo emite según el caso y qué pasa si no lo recibes a tiempo.

¿Qué es el certificado de retenciones?

El certificado de retenciones o certificado de retención de IRPF es un documento que indica la cantidad de dinero que se ha ido reteniendo mensualmente a cada empleado, a través de sus retenciones de IRPF en nómina, para ingresarlo en la Agencia Tributaria. Es decir, es un justificante de que la empresa ha ingresado el porcentaje de IRPF correspondiente por cada trabajador. Además de los empleados, también va dirigido a profesionales y autónomos cuyas facturas hayan sido incluidas en el modelo 111.

¿Qué datos incluye el certificado de retenciones?

El documento de retenciones de IRPF recoge los datos personales y fiscales del trabajador, el total de retribuciones íntegras percibidas en el año, las retenciones de IRPF practicadas mes a mes, y las cotizaciones a la Seguridad Social descontadas. Toda esta información debe coincidir con la reflejada en las nóminas del periodo.

¿Es lo mismo que el certificado de ingresos y retenciones?

Sí, ambos términos se usan indistintamente. El certificado de ingresos y retenciones hace referencia al mismo documento: un resumen anual de las cantidades brutas percibidas y de las retenciones de IRPF practicadas sobre esas cantidades.

¿Para qué sirve el certificado de retenciones?

Como es un resumen del IRPF pagado en el año anterior, el certificado de retenciones sirve a los empleados para realizar su declaración de la renta correctamente, ya que es necesario indicar la cantidad de IRPF pagado a año vencido. Además de las deducciones en nómina, incluye información sobre las retribuciones recibidas que también hay que declarar.

Por ejemplo: si un empleado tiene un salario bruto de 1.800€ mensuales con una retención del 12% de IRPF, los 216€ retenidos cada mes son la cantidad que la empresa ingresa en Hacienda en su nombre, y que aparecerá reflejada en su certificado anual.

¿Dónde se pide el certificado de retenciones?

El organismo que emite el certificado depende del tipo de ingreso que hayas percibido durante el año: salario, prestación por desempleo o prestación de la Seguridad Social.

Certificado de retenciones de la empresa

Si tus únicos ingresos proceden de tu trabajo, el certificado lo emite tu empresa. La Agencia Tributaria pone a disposición de la gestoría el certificado una vez se ha presentado correctamente el modelo 190, y a partir de ahí la empresa debe entregarlo a cada empleado, firmado y sellado.

Certificado de retenciones del SEPE

Si has cobrado una prestación por desempleo o un ERTE, esos ingresos también llevan retención de IRPF, pero en este caso el certificado lo emite el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), no tu empresa. Puedes descargarlo desde la Sede Electrónica del SEPE con certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve.

Certificado de retenciones de la Seguridad Social

Si has percibido prestaciones gestionadas directamente por la Seguridad Social (como incapacidad temporal, maternidad o paternidad), el certificado correspondiente se solicita a través de su sede electrónica, no del SEPE ni de la empresa. No existe, en cambio, un "certificado de retenciones" único que agrupe todas las fuentes de ingreso: cada pagador emite el suyo.

¿Cuándo se solicita el certificado de retenciones de IRPF?

Como empresa, una vez recibas el certificado de tu gestoría tras presentar el modelo 190 (normalmente a finales de enero), podrás proporcionárselo a tus empleados. La buena práctica es entregarlo inmediatamente después, para evitar cuellos de botella cuando los trabajadores empiecen a pedirlo para planificar su declaración. La ley marca como límite que esté entregado antes del inicio de la campaña de la renta, que suele arrancar en abril.

¿Es obligatorio entregar el certificado de retenciones?

Sí. El artículo 108 del Reglamento del IRPF obliga a los pagadores a entregar a los perceptores una certificación anual con las retribuciones satisfechas y las retenciones practicadas. Si a fecha de 5 de abril la empresa aún no ha entregado todos los certificados, se enfrenta a una infracción tributaria leve, sancionada con hasta 150 € por cada certificado no emitido, según el artículo 206 del Real Decreto 2063/2004.

¿Qué pasa si la empresa no te da el certificado de retenciones?

Si la empresa no entrega el certificado, el empleado puede tener dificultades para verificar las cantidades retenidas y reportadas a la Agencia Tributaria, lo que puede derivar en una declaración de la renta incorrecta. Para la empresa, la falta de entrega es una infracción de sus obligaciones fiscales que puede acarrear sanciones. En cualquier caso, lo primero es solicitarlo directamente al departamento de RR. HH. o administración, dejando constancia de la petición.

Asegurarse de que las retenciones de IRPF se gestionan correctamente y de que los certificados se ponen a disposición de los empleados a tiempo ayuda a evitar errores, incidencias y posibles sanciones para la empresa.

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