¿En qué consiste el certificado de retenciones?

Sara Furiati
Actualizado el 07 de abril de 2024

Entre todas las obligaciones de la empresa en materia laboral, una de ellas es entregar anualmente el certificado de retenciones a sus empleados, el cual recoge las deducciones de IRPF en nómina. Para el empleado, este certificado es un instrumento clave que facilita la presentación precisa de su declaración de la renta ante la Agencia Tributaria.

En este artículo, explicamos a los empresarios y equipos de Recursos Humanos todos los pormenores vinculados al certificado de retenciones.

¿Qué es el certificado de retenciones?

El documento de retenciones de IRPF o certificado de retención de IRPF es un documento que indica la cantidad de dinero que ha ido abonando mensualmente cada empleado, a través de sus retenciones de IRPF en nómina, a la Agencia Tributaria. Esencialmente, este documento sirve como comprobante de que la empresa ha realizado dichas contribuciones por los servicios recibidos. Es crucial mencionar que el Certificado solo muestra las retenciones efectivamente realizadas, lo que significa que pagos pendientes o salarios adeudados no se incluirán hasta que se efectúen. La información presentada en este documento debe ser precisa y coincidir con los datos de la Agencia Tributaria para evitar posibles verificaciones fiscales.

En otras palabras, el certificado de retenciones es un justificante de que la empresa (para aquellos trabajadores por cuenta ajena) ha ingresado a la Agencia Tributaria el porcentaje de IRPF correspondiente por cada trabajador.

No obstante, a parte de ir dirigido a tus trabajadores, el certificado de retenciones también va dirigido a profesionales y autónomos que hayan dado servicio a tu empresa y cuyas sus facturas hayan sido incluidas en el modelo 111

Ejemplo de retenciones IRPF

Miguel, administrativo en una empresa de logística, tiene un salario bruto de 1.500€ mensuales y al que se le aplica un 10% de IRPF. Estos 150€ retenidos del salario bruto corresponden a la cantidad que la empresa tiene obligación de ingresar a Hacienda en nombre de este empleado.

¿Para qué sirve el certificado de retenciones?

Como el documento del certificado de retenciones es un resumen del IRPF pagado en el año anterior, es un documento que sirve a los empleados para que estos puedan realizar su Declaración de la Renta correctamente.

⚠️ Recuerda qué...

Recuerda que al realizar la declaración de la renta, es esencial declarar la cantidad de IRPF que se ha pagado a lo largo del año anterior. Este paso es crucial para asegurar que tus contribuciones fiscales se registran correctamente y reflejan de manera precisa los pagos realizados durante el periodo fiscal en cuestión.

Además de las retenciones y deducciones en nómina, el certificado de retenciones incluye  información sobre las retribuciones recibidas, lo cual es importante a la hora de realizar la declaración de la renta.

¿Cuándo se solicita el certificado de retenciones de IRPF y dónde se pide el certificado de retenciones?

La Agencia Tributaria es la que pone a disposición de la gestoría el certificado de ingresos y retribuciones de la empresa una vez se ha presentado correctamente el modelo 190. Como empresa, una vez recibas el certificado de retenciones por parte de tu gestoría ya se lo podrás proporcionar a tus empleados. A tus empleados, les deberás entregar el certificado original firmado y sellado por tu empresa como emisora.

Así mismo, es importante mencionar que puedes hacer saber a tus empleados que serás tú (como empresa), la encargada de facilitar el certificado de retenciones, no el SEPE u otra entidad pública.

💡 ¿Sabías qué?

El certificado de retenciones en Seguridad Social no existe, pero sí podemos obtener otros documentos relevantes como el certificado de vida laboral.

Como empresa responsable de realizar retenciones, tu deber no se limita únicamente a generar el certificado de retenciones; es también imperativo asegurarse de que este documento llegue a manos de los contribuyentes antes del inicio del periodo para presentar la Declaración de la Renta.

Esto significa que, si para el 5 de abril no has distribuido todos los certificados necesarios, estarías incurriendo en una falta tributaria leve, punible con una multa de 150 euros por cada certificado no emitido, tal como se especifica en el artículo 206 del Real Decreto 2063/2004. Además, es importante que el certificado se entregue en su versión original, debidamente firmado y sellado por la entidad o profesional emisor.

Normalmente, es la asesoría laboral de tu empresa quien se encarga de gestionar y presentar los diferentes certificados de retenciones en tu nombre, así como de facilitarte el acceso a estos importantes documentos. Con una solución como PayFit, no solo tus asesores pueden presentar eficientemente tus certificados, sino que también tendrás la capacidad de consultarlos y distribuirlos a tus empleados de manera rápida y sencilla, con solo un par de clics.

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