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Qué es: el documento que acredita el IRPF retenido y los ingresos percibidos durante el año fiscal.
Quién lo emite: la empresa para los trabajadores; el SEPE o la Seguridad Social para prestaciones.
Cuándo se entrega: antes del inicio de la campaña de la renta, normalmente entre enero y marzo.
Es obligatorio: la empresa debe entregarlo; no hacerlo puede suponer una multa de 150 € por certificado.
Para qué sirve: para rellenar y contrastar correctamente la declaración de la renta.
Entre las obligaciones de la empresa en materia laboral está la de entregar anualmente el certificado de retenciones a sus empleados, un documento que recoge las retribuciones íntegras percibidas durante el año, las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del trabajador y las retenciones de IRPF practicadas.
Para el empleado, este documento es clave a la hora de hacer su declaración de la renta correctamente. En este artículo te explicamos qué es, para qué sirve, quién lo emite según el caso y qué pasa si no lo recibes a tiempo.
El certificado de retenciones o certificado de retención de IRPF es un documento que indica la cantidad de dinero que se ha ido reteniendo mensualmente a cada empleado, a través de sus retenciones de IRPF en nómina, para ingresarlo en la Agencia Tributaria. Es decir, es un justificante de que la empresa ha ingresado el porcentaje de IRPF correspondiente por cada trabajador. Además de los empleados, también va dirigido a profesionales y autónomos cuyas facturas hayan sido incluidas en el modelo 111.
El documento de retenciones de IRPF recoge los datos personales y fiscales del trabajador, el total de retribuciones íntegras percibidas en el año, las retenciones de IRPF practicadas mes a mes, y las cotizaciones a la Seguridad Social descontadas. Toda esta información debe coincidir con la reflejada en las nóminas del periodo.
Sí, ambos términos se usan indistintamente. El certificado de ingresos y retenciones hace referencia al mismo documento: un resumen anual de las cantidades brutas percibidas y de las retenciones de IRPF practicadas sobre esas cantidades.
Guía de nóminas
Como es un resumen del IRPF pagado en el año anterior, el certificado de retenciones sirve a los empleados para realizar su declaración de la renta correctamente, ya que es necesario indicar la cantidad de IRPF pagado a año vencido. Además de las deducciones en nómina, incluye información sobre las retribuciones recibidas que también hay que declarar.
Por ejemplo: si un empleado tiene un salario bruto de 1.800€ mensuales con una retención del 12% de IRPF, los 216€ retenidos cada mes son la cantidad que la empresa ingresa en Hacienda en su nombre, y que aparecerá reflejada en su certificado anual.
El organismo que emite el certificado depende del tipo de ingreso que hayas percibido durante el año: salario, prestación por desempleo o prestación de la Seguridad Social.
Si tus únicos ingresos proceden de tu trabajo, el certificado lo emite tu empresa. La Agencia Tributaria pone a disposición de la gestoría el certificado una vez se ha presentado correctamente el modelo 190, y a partir de ahí la empresa debe entregarlo a cada empleado, firmado y sellado.
Si has cobrado una prestación por desempleo o un ERTE, esos ingresos también llevan retención de IRPF, pero en este caso el certificado lo emite el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE), no tu empresa. Puedes descargarlo desde la Sede Electrónica del SEPE con certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve.
Si has percibido prestaciones gestionadas directamente por la Seguridad Social (como incapacidad temporal, maternidad o paternidad), el certificado correspondiente se solicita a través de su sede electrónica, no del SEPE ni de la empresa. No existe, en cambio, un "certificado de retenciones" único que agrupe todas las fuentes de ingreso: cada pagador emite el suyo.
| Tipo de ingreso | Quién lo emite | Dónde se solicita |
|---|---|---|
| Salario | La empresa | RR. HH. o portal del empleado |
| Desempleo / ERTE | SEPE | Sede electrónica del SEPE |
| IT, maternidad, paternidad | Seguridad Social | Sede electrónica de la Seguridad Social |
Como empresa, una vez recibas el certificado de tu gestoría tras presentar el modelo 190 (normalmente a finales de enero), podrás proporcionárselo a tus empleados. La buena práctica es entregarlo inmediatamente después, para evitar cuellos de botella cuando los trabajadores empiecen a pedirlo para planificar su declaración. La ley marca como límite que esté entregado antes del inicio de la campaña de la renta, que suele arrancar en abril.
Sí. El artículo 108 del Reglamento del IRPF obliga a los pagadores a entregar a los perceptores una certificación anual con las retribuciones satisfechas y las retenciones practicadas. Si a fecha de 5 de abril la empresa aún no ha entregado todos los certificados, se enfrenta a una infracción tributaria leve, sancionada con hasta 150 € por cada certificado no emitido, según el artículo 206 del Real Decreto 2063/2004.
Si la empresa no entrega el certificado, el empleado puede tener dificultades para verificar las cantidades retenidas y reportadas a la Agencia Tributaria, lo que puede derivar en una declaración de la renta incorrecta. Para la empresa, la falta de entrega es una infracción de sus obligaciones fiscales que puede acarrear sanciones. En cualquier caso, lo primero es solicitarlo directamente al departamento de RR. HH. o administración, dejando constancia de la petición.
Asegurarse de que el certificado de retenciones se emite y entrega correctamente y a tiempo evita sanciones para la empresa y facilita a los empleados hacer su declaración de la renta sin errores.
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Guía de nóminas
No es obligatorio adjuntarlo, pero es fundamental para rellenarla correctamente y sirve como justificante si la Agencia Tributaria lo solicita.
El modelo 190 es la declaración que presenta la empresa ante Hacienda con el resumen anual de retenciones de todos sus trabajadores. El certificado de retenciones es el documento individual que cada empleado recibe con sus propios datos.
Depende del emisor: si lo entrega tu empresa, suele estar disponible en el portal del empleado; si procede del SEPE o la Seguridad Social, se descarga desde sus respectivas sedes electrónicas.
Debes contactar con RR. HH. o tu gestoría para que revisen y corrijan el certificado antes de presentar la declaración, ya que un error puede generar discrepancias con los datos fiscales de Hacienda.
Sí, muchas entidades bancarias y arrendadores lo aceptan como justificante de ingresos, junto con las últimas nóminas o la declaración de la renta.
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