Comment créer une grille d’entretien d’embauche ?

Le processus de recrutement est une étape importante pour une entreprise. Elle est fondamentale car elle permet d’une part à l’entreprise de trouver des nouveaux talents, et d’autre part, au candidat de se faire une idée de l’image de l’entreprise via ce processus. 

Le recruteur peut s’aider d’une grille d’entretien d’embauche à utiliser pendant le processus de recrutement. Ce type d’outils permet notamment au recruteur de vérifier que le candidat remplit tous les critères nécessaires pour le poste. 

Comment construire une grille d’entretien de recrutement ? Quels sont les éléments clés à intégrer dans une grille d’entretien d’embauche ? PayFit vous éclaire.

Qu’est-ce qu’une grille d’entretien d’embauche ? 

Une grille d’entretien de recrutement est un document que peut utiliser le recruteur afin d’évaluer les candidats à l’embauche. Il permet de s’assurer d’avoir sous les yeux toutes les questions à poser aux candidats afin de savoir si ces derniers répondent aux critères pour le poste. 

Il est généralement matérialisé sous forme de tableau avec une colonne “critères”, une “notation” et une “remarque”. Chaque grille est toutefois adaptée en fonction du poste et des besoins de l’entreprise. 

Pourquoi définir une grille d’entretien d’embauche ?

Pour mener un entretien d’embauche efficacement, le recruteur peut s’aider d’une grille d’évaluation d’entretien d’embauche. Cela permet notamment de : 

• ne pas oublier certains éléments à aborder avec le candidat ; 

• comparer tous les candidats sur la même base ; 

• ne pas se fier uniquement au “feeling” ; 

• vérifier que le candidat répond bien à tous les critères nécessaires pour le poste. 

L’employeur peut donc s’aider d’un modèle de grille d'évaluation entretien d'embauche qu’il adapte en fonction du poste afin de recruter un salarié compétent. 

Quels éléments intégrer à une grille d’entretien d’embauche ?

Pour déterminer les éléments à intégrer dans la grille d’entretien d’embauche, l’employeur doit d’abord s'interroger sur les qualités et compétences nécessaires pour le poste et les lister. Il doit également déterminer l’ordre des questions pour qu’il soit logique et qu’il n’amène pas à revenir sur des points déjà abordés. 

Les éléments essentiels à intégrer dans une grille d’entretien d’embauche sont : 

• les formation réalisées et les diplômes obtenus ; 

• l’expérience professionnelle (dans le même domaine ou non : toute expérience est enrichissante et permet au salarié d’acquérir des qualités) ; 

• les compétences (élément fondamental permettant de voir si le candidat peut sur le terrain exercer les fonctions demandées) ; 

• les qualités (plus personnel, il peut s’agir des valeurs de la personne, ou de qualités exigées pour le poste telles que la discrétion, la confidentialité, l’aisance orale, etc.) ; 

• la motivation et l’intérêt pour l’entreprise (il est important de s’assurer que le candidat n’a pas postulé sans intérêt pour l’entreprise ou sans connaître le domaine d’activité de cette dernière). 

Il est important d’adapter la grille à la fiche de poste puisque selon ce que l’entreprise recherche, un critère peut être prédominant sur les autres. En effet, pour certains domaines, le diplôme est indispensable, tandis que pour d’autres, il s’agit plus des compétences réelles du candidat qui peuvent faire pencher la décision en sa faveur. 

Comment remplir une grille d’entretien d’embauche ?

Pour remplir la grille d’entretien d’embauche, le recruteur doit donc poser les questions au candidat dans l’ordre défini et insérer la réponse dans le tableau sous forme de notation. Il peut s’agir d’une notation simple (✔️/ ✖️) ou d’une notation à échelons (1 à 5 par exemple). 

Le recruteur peut également insérer des remarques si nécessaires dans la colonne prévue à cet effet. Avec cette méthode de recrutement, lorsque le recruteur a entendu tous les candidats au poste, il peut ainsi les comparer et éliminer ceux qui ne remplissent pas les critères obligatoires (exemple : le candidat n’a pas le diplôme, ne pas parle une langue, ne s’est pas renseigné sur l’entreprise, ne démontre pas de motivation). 

Au-delà de la grille d'évaluation, qui permet une notation objective des critères prédéfinis, il est également recommandé de documenter les échanges de manière plus détaillée. Pourquoi et comment faire un compte-rendu d'entretien d'embauche ? Ce document complémentaire retranscrit les observations qualitatives, les commentaires sur la motivation du candidat et les éléments de personnalité qui ne figurent pas nécessairement dans la grille. Cette double approche (grille + compte-rendu) garantit une évaluation complète et partageable avec l'ensemble des parties prenantes du recrutement.

💡 Bon à savoir : pour améliorer la marque employeur, il est important de toujours donner une réponse au candidat, qu’elle soit positive ou négative. 

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