Comment faire passer un entretien individuel ?

L’évolution de carrière dans une entreprise est importante dans la vie de chaque collaborateur. En tant qu’employeur, vous avez pour obligation de veiller à la progression professionnelle de vos salariés. 

Moment de discussion privilégié entre un manager et un collaborateur, l’entretien individuel permet d’évaluer les compétences nouvellement acquises par le salarié, mais également l’atteinte ou non des objectifs sur des périodes données. L’entretien individuel permet au manager et au salarié de faire un point sur la performance, d’analyser les résultats passés et de discuter des prochaines étapes du développement du salarié au sein de l'entreprise. 

Mais qu’est-ce que l’entretien individuel ? Est-il obligatoire ? Comment le préparer ? Comment le mener ? À quel moment de l’année doit-il avoir lieu ? PayFit vous répond et vous propose des conseils pour mener cet entretien efficacement.

Qu’est-ce que l’entretien individuel ? 

L’entretien se déroule chaque année entre un manager et un salarié. Il fait partie des différentes campagnes d'entretiens annuels, et a pour principal objectif d’analyser les aptitudes professionnelles du collaborateur.

L’employeur pourra apprécier les compétences développées tout au long de l’année par le salarié, mais aussi la réalisation des objectifs professionnels qui lui ont été fixés. 

Au-delà de permettre de détecter des signaux intéressants ou d’éventuelles difficultés professionnelles, cet entretien annuel permet au manager de s’assurer du bien-être et de l’intégration du salarié et d’avoir des feedbacks sur ses méthodes de management : un moyen de fidéliser sur la durée et de créer une relation de confiance avec ses collaborateurs.

Cet entretien est aussi l’occasion pour l’employeur de discuter du salaire et des perspectives d’évolution de carrière du salarié.

Côté collaborateur, les entretiens individuels sont un moment d’échange privilégié durant lequel il est possible de s’exprimer sur ses attentes, ses difficultés ou ses besoins (formation professionnelle, travail hybride, etc.), et d’obtenir des retours sur le travail accompli. Cela peut également être propice à un bilan annuel, pour négocier de nouvelles conditions de travail si les objectifs ont été atteints, par exemple. 

⚠️ Attention : l’entretien individuel ne doit pas être confondu avec l’entretien professionnel qui permet d’accompagner le salarié dans ses perspectives d’évolution professionnelle.

Est-ce que l’entretien individuel est obligatoire ? 

L’entretien individuel n’est pas obligatoire puisque le Code du travail ne prévoit pas sa mise en place. Cependant, une convention collective ou un accord collectif peut le rendre obligatoire. 

Par conséquent, il est primordial de se référer à la convention collective de votre entreprise pour déterminer si l’entretien est obligatoire. 

La CCN du notariat prévoit l’obligation d’organiser un entretien individuel, par exemple. Étant donné qu’il s’agit d’un outil qui a fait ses preuves en management, l'entretien annuel est par ailleurs pratiqué et vivement recommandé dans de nombreuses entreprises. 

Comment préparer l’entretien individuel ? 

Pour réussir l’entretien individuel, il est primordial de le préparer avant sa tenue. 

Informer les salariés 

Il convient d’informer individuellement chaque salarié par le biais d’une convocation à l’entretien individuel. Cela peut se faire par tous moyens, soit par courrier recommandé avec accusé de réception, soit par courrier remis en main propre ou bien par mail. 

Il est également recommandé d’informer le salarié des différents points qui seront abordés au cours de l’entretien et de lui conseiller de préparer également ces futurs échanges. 

Préparer une trame de l’entretien 

Il convient de préparer le contenu même de l’entretien, seul ou avec l’équipe RH (Ressources Humaines) et de prévoir une trame pour le guider. Il peut être intéressant d’étudier à nouveau le dossier personnel de votre salarié pour cibler les problématiques (manque de formation, mauvaise gestion du temps, baisse de la performance individuelle, définition de nouveaux objectifs, etc.). 

Une liste de questions à poser au salarié peut être préparée, en lien avec ses compétences, son savoir-être ou encore son environnement de travail. Cela permettra d'assurer un échange aussi complet que possible, et d’aborder tous les points importants : 

• un bilan de l’année écoulée ; 

• la gestion du temps et la charge de travail ; 

• les résultats de l’année passée par rapport à la fiche de poste initiale et les objectifs pour l’année à venir ;

• les projections ;

• l’évaluation des compétences.

Le manager pourra utiliser cette fiche d’entretien individuel pour constituer un support tout au long de l’entretien. 

PayFit vous propose gratuitement une trame d’entretien individuel dans sa boîte à outils. Elle reste un exemple et doit donc être adaptée à la situation et aux besoins de votre entreprise et de votre équipe. 

Comment mener un entretien individuel ?

Pour mener à bien l’entretien individuel, il est important de respecter une certaine conduite au cours de l’échange, que ce soit du côté du manager comme de son équipe. 

Bien accueillir le salarié est primordial pour instaurer un climat de confiance et permettre que l’entretien soit constructif. Les entretiens sont toujours une source de stress pour les salariés, par conséquent, il est important de le mettre à l’aise dès le début. L’objectif est de favoriser des échanges sincères et ouverts.

Managers et salariés devront, à tour de rôle, s’écouter et se sentir libres d’aborder les points souhaités : l’entretien est un échange et non un monologue. Cela passe notamment par une attitude positive, dès les premières minutes de l'entretien individuel. 

Vous pourrez vous aider de la liste de questions préparées en amont afin de n’oublier aucun point particulier. 

⚠️ Attention : porter un jugement sur le salarié est une erreur à ne pas commettre. L'entretien individuel n’a pas pour but d’accabler le collaborateur, mais de lui offrir des conseils pour l’aider à développer ses compétences et s’assurer de son développement professionnel. 

N’hésitez pas à reconnaître et valoriser le travail du salarié, cela permettra de ne pas entacher sa motivation, et de l’engager davantage dans ses missions. Par ailleurs, abordez chaque erreur de manière positive, en proposant des conseils pour y remédier. 

À la fin de la discussion, il est important de définir de nouveaux objectifs pour l’année à venir, pour donner une direction claire au salarié dans sa carrière au sein de l’entreprise. Il est également possible de rédiger un compte-rendu de tout ce qui a été dit afin de garder une trace pour le prochain entretien. Le compte-rendu est daté et généralement signé par le salarié et l’employeur, même si le collaborateur n’a aucun devoir de le signer.