Quels documents interviennent lors de l’embauche d’un salarié ?
Checklist des formalités d'embauche
La croissance et la bonne marche d’une entreprise s’accompagnent généralement d’une augmentation nécessaire de son effectif. Pour cela, il faut s’attaquer à une nouvelle mission, source d’obligation, de travail et de coût pour l’employeur : l’embauche de salariés.
L’embauche fait naître un certain nombre d’impératifs : les formalités d’embauche. Parmi ces formalités, il est notamment nécessaire d’émettre, de réclamer ou de remettre au salarié et aux organismes administratifs un certain nombre de documents.
Découvrez dans cet article tous les documents auxquels vous serez confrontés lors de l’embauche. PayFit répond à toutes vos interrogations !
Quels sont les documents que l’employeur doit remettre au salarié lors de l’embauche ?
Il est indispensable de connaître les documents à remettre au salarié lors de l’embauche.
Voici la liste des documents à fournir :
le contrat de travail conclu avec le salarié ;
le livret d'épargne salariale (lorsque cela existe dans l’entreprise) ;
la notice sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance santé est en place dans l'entreprise.
💡 Bon à savoir : une copie de la Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE) ou une copie de l’accusé de réception doit également être remise au salarié, sauf s’il possède déjà un contrat écrit qui mentionne l’organisme auquel cette déclaration est destinée.
En cas de non-remise de ces documents, le salarié a le droit de mettre en demeure l’employeur afin qu’il les lui envoie. Il peut aussi saisir les prud’hommes si les documents n’ont pas été remis dans un délai de sept jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure.
Quels sont les documents que l’employeur doit demander au salarié lors de l’embauche ?
Le salarié doit aussi être mis à contribution lors de l’embauche. En effet, il est tenu de fournir des documents à l’employeur lors de son embauche.
Il s’agit généralement de :
son RIB : utile pour effectuer le versement du salaire ;
une photocopie de sa pièce d’identité (carte d’identité ou passeport) ;
son justificatif de transport : pour rembourser une partie des frais de transport du salarié ;
une photocopie de la carte vitale ou une attestation d’affiliation à la Sécurité sociale ;
un titre de séjour valide et une autorisation de travail pour les personnes étrangères.
Il est également possible de demander au salarié son diplôme. En fonction du poste occupé par le salarié, l’employeur pourra lui réclamer une photocopie de son permis de conduire, un extrait de casier judiciaire vierge, etc.
Quels sont les documents que l’employeur doit générer lors d’une embauche ?
Lors de l’embauche d’un salarié, l’employeur ne doit pas uniquement réclamer des documents à la nouvelle recrue ou lui en remettre. En effet, il doit également établir des documents à transmettre aux organismes étatiques ou à consigner en vue d’un éventuel contrôle par l’inspection du travail.
Il existe d’une part les documents obligatoires à établir à l’embauche du premier salari é de l’entreprise.
Il s’agit notamment :
du règlement intérieur de l’entreprise : obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés, vous pouvez également le mettre en place dès l’arrivée du premier salarié ;
du registre unique du personnel : enregistrant les mouvements de main d'œuvre dans l’entreprise, ce registre doit être mis en place dès l’arrivée du premier salarié puis doit être mis à jour à chaque départ ou à chaque nouvelle arrivée.
D’autre part, à l’embauche de chaque nouveau salarié, il faut élaborer des documents obligatoires. C’est le cas de la déclaration préalable à l’embauche : il est nécessaire de faire une DPAE, qui s’effectue au moment de l’embauche de chaque salarié, pour informer les différents organismes étatiques et administratifs de l’arrivée du salarié dans l’entreprise ; ou encore une DSN (Déclaration Sociale Nominative).
Le défaut de DPAE ou l’envoi tardif de la DPAE expose l’employeur à diverses sanctions :
régularisation des cotisations de Sécurité sociale auprès de l’Urssaf ;
pénalité administrative de 1 266 € pour chaque salarié ;
sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour dissimulation d'emploi salarié.
💡 Bon à savoir : il n’y a pas de différence entre les documents d’embauche en CDI et les documents lors de l’embauche d’un CDD. Vos obligations en la matière sont les mêmes.
Par ailleurs, l’employeur n’a pas besoin de fournir de documents lors d’une promesse d’embauche, car le contrat de travail n’est pas encore signé définitivement entre les deux parties.
Une fois que votre salarié est intégré dans l’entreprise, le principal document que vous devrez lui remettre régulièrement, à savoir mensuellement, sera sa fiche de paie.
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La DPAE doit comporter l’identification de l’employeur (raison sociale, Urssaf, code APE, etc.) et du salarié (identité, numéro de Sécurité sociale, etc.). Les informations relatives au contrat de travail doivent également être mentionnées : date de l’embauche, durée et nature du contrat, etc.
Pour un salarié de nationalité étrangère, l’employeur a l’obligation de vérifier que l'autorisation de travail est valide. De plus, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, l’employeur doit communiquer chaque mois à la DARES (Direction de l'animation de la recherche, des études et des statistiques) un relevé qui mentionne chaque début ou rupture de contrat de travail au cours du mois précédent.
En cas de modification des informations, l’employeur doit remettre un nouveau document au salarié pour indiquer les changements au plus tard à la date où ils prennent effet, à moins que la modification soit due à un changement des dispositions réglementaires ou bien de la convention collective ou accord collectif.
