Quel est le délai pour remettre les documents de fin de contrat ?

À l’occasion de la fin du contrat de travail, l’employeur a pour obligation de remettre les documents de fin de contrat au salarié conformément au Code du travail.

La remise des documents de fin de contrat est une obligation légale pour l'employeur, encadrée par des délais spécifiques. Bien que le Code du travail ne fixe pas de délai légal strict pour certains documents, la jurisprudence a établi des délais raisonnables à respecter pour éviter tout litige. L’employeur devra respecter certaines règles de remise et de délai dans la transmission des documents afin d’éviter tout litige futur avec le salarié. Ces obligations s'appliquent quels que soient le type de contrat concerné et la cause de la fin du contrat : licenciement, démission, rupture conventionnelle ou fin de CDD.

Quels sont les documents de fin de contrat et comment les remettre ? Quand l’employeur doit-il remettre les documents de fin de contrat ? Quelles sanctions s'appliquent à lui s’il ne respecte pas un délai raisonnable ? PayFit vous explique.

Quels sont les documents de fin de contrat à remettre ? 

Certificat de travail

Le certificat de travail est un document légal attestant de la relation professionnelle entre l'employeur et le salarié. Le Code du travail prévoit que ce document doit comporter des informations essentielles permettant de retracer le parcours du salarié au sein de l'entreprise, dont la nature et le type de contrat qui liait le salarié à l'entreprise.

Reçu pour solde de tout compte

Document récapitulatif financier établi lors de la cessation du contrat, le reçu pour solde de tout compte détaille l'ensemble des versements effectués au moment du départ. Il peut par exemple s'agit des arriérés de salaires, des heures supplémentaires dues, des indemnités compensatrices de congés payés, etc.  L'article D 1234-7 du Code du travail précise que ce document doit être rédigé en deux exemplaires : l'un pour l'employé et l'autre pour l'employeur.

Le reçu pour solde de tout compte doit faire apparaître le détail de toutes les sommes versées au salarié, y compris le remboursement des frais professionnels restant dus et le solde des jours de toute nature (congés payés, jours de RTT, repos compensateur, etc.), ainsi que les indemnités correspondantes.

💡 Conseil pratique : il est recommandé à l'employeur de vérifier la cohérence entre le reçu pour solde de tout compte et l'ensemble des bulletins de paie émis pendant la durée du contrat. Cette vérification permet de s'assurer qu'aucun élément de rémunération n'a été oublié et que tous les calculs d'indemnités sont conformes à l'historique des versements effectués.

Attestation employeur pour France Travail

Cette attestation permet l'ouverture des droits aux allocations chômage. Elle est donc obligatoire quel que soit le motif de rupture. Dans le cas d'une rupture conventionnelle, une attention particulière doit être portée au délai de remise de l'attestation France Travail. En effet, la date de remise de ce document est particulièrement importante, car elle conditionne souvent la date d'inscription du salarié comme demandeur d'emploi, la rupture conventionnelle ouvrant droit aux allocations chômage.

État récapitulatif de l’épargne salariale

Spécifique aux entreprises disposant de dispositifs d'épargne salariale, ce document récapitule :

• l'inventaire des sommes et valeurs mobilières épargnées ; 

• le détail par type de dispositif (participation, intéressement, PEE, etc.) ; 

• les modalités de déblocage et transfert ; 

• les coordonnées des organismes gestionnaires ; 

• les options disponibles pour le salarié sortant.

Comment l’employeur doit-il remettre les documents de fin de contrat ?

Pour rappel, l’employeur a pour obligation de remettre les documents de fin de contrat au salarié lors de la rupture du contrat de travail, et ce quel que soit le motif de rupture (rupture conventionnelle, licenciement pour faute, licenciement pour inaptitude, etc.).

L’employeur décide de la manière dont il souhaite transmettre ces documents. Le Droit ne l'oblige pas à les envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception.

Il doit simplement établir les documents et informer le salarié de leur mise à disposition au sein de l’entreprise. Pour plus de précautions, il est tout de même recommandé d’établir un courrier de remise des documents de fin de contrat afin d’attester de leur transmission.

Quelle que soit la modalité de remise choisie (en main propre ou par courrier), il est essentiel pour l'employeur de conserver une preuve de la transmission des documents. En cas de remise en main propre, un reçu signé par le salarié attestant de la réception des documents peut être utilisé.

💡 Conseil pratique : pour sécuriser la remise des documents, il est recommandé pour l'employeur de :

• préparer les documents à l'avance ;

• faire signer un récépissé de remise au salarié ;

• conserver une copie de tous les documents transmis ;

• privilégier la lettre recommandée avec accusé de réception (en cas d'envoi par la poste).

Quand l’employeur doit-il remettre les documents de fin de contrat ?

En principe, l’employeur doit remettre les documents de fin de contrat au salarié dès la fin de son contrat de travail.

Cependant, le Droit ne prévoit pas de délai légal pour la remise des documents de fin de contrat, il est simplement demandé à l'employeur de respecter un "délai raisonnable". Ainsi, selon la taille de l’entreprise et le processus de gestion du personnel, il arrive très souvent que le délai varie de quelques jours à plusieurs semaines.

Toutefois, certains documents sont importants pour le salarié, il est donc nécessaire de les lui transmettre rapidement. C'est notamment le cas de l’attestation pour France Travail, qu'il est impératif de transmettre au plus vite afin d’éviter tout préjudice avec le salarié.

Les conventions collectives peuvent prévoir des dispositions plus favorables sur de nombreux aspects du contrat de travail (préavis, indemnités, etc.). Cependant, concernant la remise des documents de fin de contrat, ce sont les délais prévus par le Code du travail qui s'appliquent : remise immédiate du certificat de travail et du reçu pour solde de tout compte le dernier jour de travail, et transmission sans délai de l'attestation France Travail. Ces obligations s'imposent à tous les employeurs, quelle que soit la convention collective applicable à l'entreprise.

Quelles sanctions s'appliquent à l'employeur s’il ne respecte pas un délai raisonnable ?

Plusieurs sanctions peuvent s’appliquer à l’employeur en l’absence de remise des documents de fin de contrat.

En effet, l’employeur s’expose à une condamnation à payer une contravention de 4eme classe soit à une amende de 750 € pour une personne physique et 3 750 € pour une personne morale en cas de non remise du certificat de travail.

La remise tardive du reçu pour solde de tout compte ou l’absence totale de remise peut conduire également au versement de dommages et intérêts au salarié. Pour la remise du solde de tout compte, le délai raisonnable est estimé à 15 jours.

En revanche, l’attestation employeur pour France Travail doit faire l’objet d’une attention particulière, car sa remise doit être effectuée le plus tôt possible puisque le salarié peut être indemnisé si l’attestation ne lui est pas délivrée dans les 8 jours. La remise tardive de l’attestation entraîne un retard de versement des allocations chômage qui constitue nécessairement un préjudice au salarié.

En cas de non remise des documents de fin de contrat dans les délais impartis, le salarié peut saisir le Conseil de prud'hommes. La juridiction peut alors ordonner la remise des documents sous-astreinte, c'est-à-dire contraindre l'employeur à payer une somme d'argent par jour de retard jusqu'à la remise effective des documents.

La procédure de contestation en référé devant le Conseil des prud'hommes permet d'obtenir une décision rapide, particulièrement utile quand le retard dans la remise des documents bloque l'accès aux allocations chômage.

Avant de saisir le Conseil des prud'hommes, le salarié peut adresser une mise en demeure à son ancien employeur par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette mise en demeure rappelle à l'employeur son obligation de remettre les documents de fin de contrat et lui fixe un délai raisonnable pour s'exécuter.