Comment comptabiliser l'aide à l'embauche ?

Bouchra Ettaleb
Mise à jour le 07 juillet 2023

La transition entre les études supérieures et le monde du travail est reconnue comme difficile. Pour inciter les employeurs à donner leur chance aux jeunes diplômés, il est possible de bénéficier d’aides, et notamment d'allègement de cotisations sociales. La comptabilisation de l’aide à l’embauche des jeunes est soumise à un traitement particulier. 

Plus généralement, différentes aides à l’embauche sont prévues pour favoriser l’insertion du plus grand nombre (reconversion professionnelle, embauche de seniors ou de travailleurs handicapés). Ces aides font l’objet de traitements comptables différents selon leur nature. 

Comment s’effectue la comptabilisation des aides à l'embauche ? Comment sont-elles catégorisées ? PayFit vous explique les règles de la comptabilisation des aides à l’embauche.

Comptabilisation des aides à l’embauche sous forme d'exonérations de charges ou de réductions

Les exonérations ou réductions de charges patronales ne font l’objet d’aucun enregistrement comptable. En effet, ce type d’aides à l’embauche diminuent le montant des charges sociales, elles sont donc déjà incluses dans l'écriture de salaire. 

Toutefois, lorsqu’elles ont un impact significatif sur les comptes, elles peuvent faire l'objet d'une mention en annexe, pour éclairer le lecteur des comptes. 

Comptabilisation des aides à l’embauche sous forme de subventions 

Les subventions sont classées en une catégorie comptable regroupant plusieurs sous-catégories. Parmi elles, les subventions d’exploitation, considérées comme les plus courantes de la catégorie. 

Régime général de la comptabilisation des subventions 

Certaines aides et primes pour l’embauche sont comptabilisées comme des subventions d’exploitation

Sont notamment concernés :

Pour comptabiliser ces aides à l’embauche, on distingue différents traitements comptables.

➡️ Lorsque la subvention est accordée sans conditions à respecter

À la date d’octroi de la subvention

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
4417Subventions d'exploitation à recevoirX
74Subventions d'exploitationX

À la date d’encaissement des fonds

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
512BanqueX
4417Subventions d'exploitation à recevoirX

➡️ Lorsque la subvention est soumise à des conditions

À la date de l’encaissement des subventions

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
4419Etat - avances sur subventionsX
512BanqueX

À la date à laquelle les conditions sont réunies

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
4419Etat - avances sur subventionsX
74Subventions d'exploitationX

Comptabilisation de l’aide à l’embauche pour un contrat d’apprentissage

La comptabilisation de l’aide des apprentis se fait sous forme de subvention d’exploitation. L'aide s'applique dès la première année du contrat d'apprentissage, avec des conditions différentes selon la taille de l'entreprise. 

Enregistrée dans un compte comptable 74, l’aide à l'embauche doit être, selon le plan comptable général, comptabilisée dès que ces subventions sont acquises à l'entreprise. Or cette aide est accordée après la signature du contrat d'apprentissage et la transmission à l'OPCO.

En pratique, pour comptabiliser l'aide à l’embauche d’un apprenti, nous procédons ainsi.

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
74Subventions d'exploitationX
441 ou 4417Etat - subventions d'exploitation à recevoirX

Le versement vient ensuite solder le compte 441 ou 4417.

Comptabilisation des aides à l’embauche sous forme de crédits d’impôts 

Enfin, il existe des aides accordées sous forme de crédits d’impôts aux entreprises

Dans les structures soumises à l’impôt sur le revenu, les crédits d’impôts ne sont pas comptabilisés étant donné qu’ils sont directement appréhendés par le chef d’entreprise ou les associés en fonction de leur quote-part de participation aux bénéfices

Quant aux structures soumises à l’impôt sur les sociétés, le crédit d’impôt y est comptabilisé de la façon suivante.

Quand le montant du crédit d’impôt est inférieur à l’impôt sur les sociétés

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
444Etat - impôts sur les bénéficesX
695Impôts sur les bénéficesX

Quand le montant du crédit d’impôt est supérieur

Numéro de compteLibellé du compteDébitCrédit
444Etat - impôts sur les bénéficesX
699Produits - reports en arrière des déficitsX

Ainsi, la comptabilisation des aides à l’embauche diffère selon la nature de l’aide : subvention, remboursement forfaitaire, réduction ou exonération de charges, crédit d’impôt.

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