¿Cuál es la importancia de los informes y gráficos en una empresa?

Los informes y gráficos son de gran utilidad para llevar al día la contabilidad de tu empresa o ayudar a los departamentos de finanzas en sus tareas diarias. 

Pero no solo eso, utilizar informes y gráficos te ayudará a llevar una mejor organización en el trabajo y a comprender datos clave para el análisis y mejora de tu negocio. 

Por ello, en este artículo queremos ayudarte a hacer una selección de informes muy importantes y útiles que simplificarán el seguimiento de tu negocio y tus empleados.

¿Por qué usar informes y gráficos en tu empresa?

Como decíamos, el uso de informes y gráficos te ayudará en la gestión de la empresa. Los informes y gráficos empresariales representan de una forma visual y dinámica el desempeño empresarial y el rendimiento de los empleados.

Son una herramienta muy útil para los responsables de la toma de decisiones importantes dentro de una organización, ya que proporcionan una visión integral del negocio.

Podemos encontrar informes y gráficos de distintos tipos, con indicadores, parámetros e información diferentes en función del objetivo que pretendamos conseguir y la información que queramos analizar. 

Además, de esta manera se resumen grandes cantidades de información y volumen de datos en formatos sencillos de visualizar y comprender. 

Algunos de los beneficios del uso de informes y gráficos son:

• Mejora en la toma de decisiones: a través del análisis de información esencial.

• Aumento de la productividad: utilizando un software los informes y gráficos se crearán de manera automática.

• Análisis detallado de una gran cantidad de datos: resumidos y focalizados para sacar conclusiones relevantes.

Cinco informes clave para el análisis de RRHH

Para cualquier empresa es muy importante tener la posibilidad de obtener la información que necesitamos de forma fiable y rápida. El uso de herramientas como los informes y gráficos ayudan a la comprensión del negocio desde el punto de vista de los RRHH. 

Los informes sobre la evolución de los salarios, análisis de los costes, modelo 111, informe de beneficios en especie o paridad, son algunos ejemplos. Veamos más en detalle varios de ellos. 

1) Paridad

Las empresas están obligadas a respetar la igualdad de trato y de oportunidades en el ámbito laboral y, con esta finalidad, deberán adoptar medidas dirigidas a evitar cualquier tipo de discriminación laboral entre mujeres y hombres, medidas que deberán negociar, y en su caso acordar, con los representantes legales de los trabajadores en la forma que se determine en la legislación laboral.

Como establece el Real Decreto-Ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantizar la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, las empresas con 50 o más trabajadores deberán elaborar y aplicar un plan de igualdad.

Por ello, utilizar herramientas como informes y gráficos dentro de tu empresa te ayudarán a la implementación de los planes de igualdad, de manera que podrás hacer un seguimiento de cómo se llevan a cabo y los resultados que están produciendo. 

De hecho, la ley establece que los planes de igualdad contendrán un conjunto ordenado de medidas evaluables, como, por ejemplo: 

• Proceso de selección y contratación

• Clasificación profesional

• Formación

• Promoción profesional

• Condiciones de trabajo, incluida la auditoría salarial entre mujeres y hombres

• Ejercicio corresponsable de los derechos de la vida personal, familiar y laboral

• Infrarrepresentación femenina

• Política retributiva

• Prevención del acoso sexual y por razón de sexo

Para llevar a cabo informes de paridad necesitarás datos como el tipo de contrato de trabajo del empleado en cuestión, la categoría o grupo profesional, el puesto de trabajo, etc. 

2) Registro salarial

En la misma línea, la Constitución española establece que todos los españoles tienen el deber de trabajar y el derecho al trabajo sin que en ningún caso pueda hacerse discriminación por razón de sexo. 

Por lo que, en toda empresa debe evitarse la brecha salarial entre hombres y mujeres. Esto nos lleva a otro de los informes y gráficos que puedes utilizar dentro de tu empresa.

Estamos hablando de los informes de registro salarial. Para su creación se necesitarán datos sobre el salario, salario mínimo interprofesional o el convenio colectivo aplicable.  

Con este tipo de informes personalizados obtendrás visibilidad sobre los gastos empresariales, la evolución de salarios, las nóminas y declaraciones, el abono de complementos, el anticipo de salarios o el certificado de retenciones de IRPF.

Podrás medir el curso de la política de gastos que hayas definido para tu empresa y descargar informes de los gastos de empresa de los trabajadores. 

3) Cotizaciones y retenciones

Tener claras las diferencias entre cotizaciones y retenciones es primordial para saber cómo hacer una nómina. 

Por un lado, las bases de cotización a la Seguridad Social, que se obtienen del salario bruto y sirve de base para realizar los cálculos del importe que debe pagar la empresa y el trabajador a la Seguridad Social. Se distingue según las contingencias comunes o profesionales. 

Por otro, las bases de retención IRPF, que son el ingreso a cuenta del IRPF es la recaudación que la empresa está obligada a practicar sobre las retribuciones del trabajador a la Agencia Tributaria.

Obtener visibilidad sobre estos puntos te dará una idea más clara de lo que verdaderamente suponen estos gastos para tu empresa.

4) Control horario y fichaje

El Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a realizar el registro de la jornada laboral. Por ello, el empleo de estas herramientas y la automatización de estos procesos te facilitarán mucho el cumplimiento de esta tarea. 

Los informes de control horario y fichaje te permitirán visualizar completamente las jornadas de tus empleados y, además, hacer un seguimiento detallado de los proyectos, asignar los tiempos empleados, controlar las horas que se necesita invertir y elaborar informes mensuales del proyecto.

5) Evolución de costes salariales

El informe de evolución de costes salariales se refiere a los cambios en los costes salariales de una empresa a lo largo del tiempo. Esta información es útil para ayudar a las empresas a evaluar el impacto de sus decisiones de contratación en los costes de los recursos humanos. 

El informe también proporciona información sobre la relación entre los salarios y otros costes de la empresa, como el transporte, la comida y el alojamiento. Esto ayuda a las empresas a determinar el punto óptimo entre el costo y la calidad de los servicios. 

Además, el informe de evolución de costes salariales también puede ayudar a identificar tendencias en los salarios y los costes de la gestión de recursos humanos.

Otros de los informes que se pueden realizar son el informe de evaluación de riesgos laborales o el de bonificaciones, aunque esta circunstancia es muy concreta y sólo lo utilizarás en caso de que alguno de los empleados tenga la bonificación pertinente (ej: bonificaciones tripartitas, becarios con prácticas curriculares, personal I+D...).

En conclusión, el manejo de herramientas como informes y gráficos son una solución muy útil, dinámica y visual que te ayudará a realizar un análisis detallado de una gran cantidad de datos de tu empresa para que puedas tomar las mejores decisiones para tu negocio. 

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