¿Qué tipos de reuniones de trabajo existen?
Guía sobre la evaluación del desempeño profesional
Las reuniones son tan necesarias como temidas en muchas empresas, y es importante tenerlas en cuenta a la hora de formar a tus managers y empleados. Muchos empleados piensan que las reuniones son una pérdida de tiempo o que incluso podrían haber sido reducidas a un par de correos electrónicos. Si te has visto en esta situación, puede ser que la reunión no estuviera bien planificada o no se haya convocado con las personas indicadas.
En otras palabras, las reuniones de trabajo son una parte muy importante dentro del management, y su uso y planificación eficaz te ayudarán a mejorar y ser un buen jefe, sobre todo a la vista de tu equipo.
¿Qué tipos de reuniones de trabajo existen? ¿Cuáles son los objetivos de cada tipo de reunión? ¿Cómo optimizar el tiempo dentro de la reunión? En el artículo de hoy, te resolveremos todas las dudas y además, te mostraremos ejemplos de reuniones de trabajo a continuación.
¿En qué consisten las reuniones laborales?
Las reuniones laborales son encuentros organizados donde los miembros de una empresa o equipo se congregan para discutir temas específicos relacionados con el trabajo. Estos encuentros pueden tener diversos objetivos, como la planificación de proyectos, la resolución de problemas, la toma de decisiones, o simplemente la actualización de información.
Las reuniones laborales son fundamentales para:
Comunicación efectiva
Coordinación de esfuerzos
Toma de decisiones
Motivación y compromiso
Desarrollo y formación
En resumen, las reuniones laborales son una herramienta vital para asegurar la operación fluida y eficiente de una empresa, fortaleciendo la colaboración, la comunicación y el compromiso entre los empleados.
¿Cuál es la importancia de las reuniones laborales?
La comunicación es una de las aptitudes más valoradas en los managers, así como la transparencia y accesibilidad a los cargos más altos dentro de las empresas por parte de los empleados. Mediante las reuniones, se puede mejorar la organización en el trabajo manteniendo a los equipos informados e interactuando, conociendo sus opiniones, a qué están dedicando tiempo y también pueden servir para trabajar en equipo.
Si como jefe o jefa, estás buscando mejorar la comunicación en tu empresa y la gestión de personas, es esencial que conozcas los distintos tipos de reuniones y los consejos clave que te permitirán optimizar el tiempo en extraer toda la información que necesitas.
¿Qué tipos de reuniones de trabajo existen?
A continuación hemos elaborado una lista para que puedas conocer los distintos nombres de reuniones de trabajo, además de sus principales características y sus principales objetivos.
Estos son 13 tipos de reuniones laborales que te ayudarán en la gestión de RRHH de tu empresa:
1. Reunión de control (Check-in meeting): Este tipo de reuniones de trabajo tienen como objetivo comprobar el estado de algún proyecto o del equipo. La frecuencia puede ser semanal o incluso diaria, es útil sobre todo para comunicar los quehaceres del d ía/semana o para enseñar datos o cifras estadísticas.
2. Reunión de directivos (ExCo meeting): Es habitual que en todas las empresas, los cargos directivos, managers o gerentes se reúnan con otras personas de su mismo rango pero a cargo de distintos departamentos, de esta forma se obtiene una visión global de lo que sucede en cada rama de la empresa, asuntos delicados y cómo trabajan los otros managers en el mismo puesto, pero con diferente equipo.
3. Reunión final (Wrap-up): Esta reunión tiene como finalidad obtener conclusiones sobre el fin de un proyecto, o conocer el feedback y actualización de quehaceres después de un periodo de tiempo concreto, a escoger por el manager.
4. Reunión individual (One-to-one meeting): La reunión 1:1 es un tipo de reunión privada para el manager y un sólo miembro de su equipo. Se pueden discutir los puntos que hagan falta, desde el estado de ánimo y satisfacci ón con el trabajo y la empresa, al rendimiento y responsabilidades. Este tipo de reunión de trabajo es muy útil para mejorar la relación entre manager y empleado, ya que se le aporta un espacio íntimo donde puede comentar temas más personales.
"La reunión individual es esencial, ya que es el mejor lugar para que las ideas y las críticas fluyan de los empleados a la gerencia."
Ben Horowitz, co-fundador en Andreessen Horowitz
5. Reunión de evaluación de rendimiento (Performance review meeting): La reunión de evaluación del desempeño tiene como objetivo claro ver si un empleado o equipo ha cumplido los objetivos o KPIs previamente marcados. Durante esta reunión se deben discutir temas como el performance o underperformance, qué ha funcionado y cuáles son los objetivos que se plantean para la próxima reunión. Es recomendable tener este tipo de reuniones de manera trimestral o semestral, o al menos anual.
6. Reunión de desarrollo (Development discussions): Este es un tipo de reunión de trabajo que tiene como objetivo discutir cuál es la carrera profesional o perspectivas de crecimiento del empleado de la empresa. Es esencial la transparencia.
7. Cafés (Coffee meeting): Así se denomina a las reuniones informales, que pueden ser online o presenciales, en las que se reúnen dos personas o más para conocerse o tener una discusión relajada.
8. Reuniones de proyecto: Estas reuniones tienen como objetivo actualizar o trabajar en un proyecto concreto. Es conveniente separarlas de las reuniones de control habituales y dedicarles tiempo individual.
9. Reuniones de compañía: Este tipo de reuniones tienen como objetivo dar visibilidad a todos los empleados de la empresa sobre el estado de ésta, presentando datos y proyectos futuros, como por ejemplo nuevas incorporaciones o vacantes. Es habitual que hayan speakers establecidos con antelación y que éstos ocupen cargos de responsabilidad. La frecuencia que te recomendamos es mensual o trimestral. El teletrabajo o videollamadas facilitan la coincidencia de todos los empleados en una misma hora.
10. Reuniones internacionales: Si formas parte de una empresa internacional, es muy positivo que como manager, conozcas cómo se trabaja y los asuntos que conciernen a los empleados a nivel internacional. Aunque por razones geográficas es más difícil de organizar, se puede organizar en remoto gracias a herramientas como Zoom o Google Meetings.
11. Reuniones informativas: Este tipo de reunión tiene como objetivo informar de algún tema en concreto. Es habitual que sea una sola persona quien la gestione y haya una sección de preguntas y respuestas al final.
12. Preguntas y respuestas: Es un tipo de reunión que tiene como objetivo poner a un manager o responsable a disposici ón de los empleados para responder a preguntas frecuentes.
13. Kick-off: Es un tipo de reunión que tiene lugar en un lanzamiento o comienzo de algo, para poner en situación a todos los empleados implicados. Por ejemplo, una reunión kick-off cada principio de año para hablar de los objetivos conseguidos el año anterior y cómo se plantea el nuevo año laboral.
¿Cuáles son consejos esenciales para tener reuniones productivas?
Ahora que ya has decidido cuál es el mejor formato de reunión para llevar a cabo tus objetivos, estos son algunos consejos esenciales para que saques el máximo partido a todas tus reuniones laborales:
| Consejo | Descripción |
|---|---|
| Establece una lista de puntos de discusión y puntos de acción | Define claramente los temas a tratar para mantener el enfoque y evitar desviaciones. |
| Establece los interlocutores | Designa a los oradores con anticipación para que estén preparados y evitar interrupciones de quienes no aportan al tema. |
| Piensa bien a quién convocar | Invita solo a aquellos directamente implicados o que puedan contribuir significativamente, evitando la pérdida de tiempo. |
| Extra TIP: Convoca reuniones de asistencia opcional | Motiva la participación voluntaria, atrayendo a aquellos realmente interesados que probablemente aporten más valor. |
| Pide las preguntas con antelación | Solicita preguntas antes de la reunión para preparar respuestas y materiales adicionales, facilitando una sesión más fluida. |
| Toma apuntes | Anota los puntos clave para mejorar la organización y recordación post-reunión. |
| Apóyate en herramientas | Utiliza herramientas tecnológicas como presentaciones, software de evaluación de rendimiento o PayFit para reuniones 1:1, que facilitan y dinamizan las reuniones. |
| Cierra la reunión con un plan de acción definido y sus respectivas deadlines | Finaliza con un resumen de acuerdos y tareas a realizar, asignando responsables y plazos claros. |
| Pide feedback | Al finalizar, solicita opiniones sobre la reunión para identificar áreas de mejora y ajustar futuras sesiones. |
"Deshazte de las reuniones frecuentes, a menos que estés tratando un asunto extremadamente urgente. La frecuencia de las reuniones debe disminuir una vez que se resuelva el asunto urgente."
Elon Musk - Co-fundador y CEO de Tesla
En conclusión, los tipos de reuniones en una empresa varían desde sesiones estratégicas y operativas hasta encuentros de seguimiento y brainstorming, cada una con su propósito específico para fomentar la comunicación y la colaboración eficiente. PayFit, con su módulo de objetivos, se convierte en una herramienta invaluable en este contexto, ya que permite a los equipos y líderes rastrear el progreso hacia metas específicas, asegurando que cada reunión sea estructurada con claridad y enfoque. Este seguimiento facilita discusiones más dirigidas y productivas, donde se pueden tomar decisiones informadas y medir con precisión el impacto de las acciones acordadas. Así, PayFit no solo ayuda a optimizar la gestión del tiempo durante las reuniones, sino que también contribuye a una mayor alineación y compromiso con los objetivos organizacionales.
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