¿Qué tipos de reuniones de trabajo existen?

Irene Otero

Marketing

Actualizado el 6.05.2021

Las reuniones son tan necesarias como temidas en muchas empresas, y es importante tenerlas en cuenta a la hora de formar a tus managers y empleados. Muchos empleados piensan que las reuniones son una pérdida de tiempo o que incluso podrían haber sido reducidas a un par de correos electrónicos. Si te has visto en esta situación, puede ser que la reunión no estuviera bien planificada o no se haya convocado con las personas indicadas.

Las reuniones de trabajo son una parte muy importante dentro del management, y su uso y planificación eficaz te ayudarán a mejorar y ser un buen jefe, sobretodo a la vista de tu equipo.

¿Qué tipos de reuniones de trabajo existen? ¿Cuales son los objetivos de cada tipo de reunión? ¿Cómo optimizar el tiempo dentro de la reunión? Te resolvemos todas tus dudas y te mostramos ejemplos de reuniones de trabajo a continuación:

RESUMEN

La importancia de las reuniones laborales

La comunicación es una de las aptitudes más valoradas en los managers, así como la transparencia y accesibilidad a los cargos más altos dentro de las empresas por parte de los empleados. Mediante las reuniones, se puede mejorar la organización en el trabajo manteniendo a los equipos informados e interactuando, conociendo sus opiniones, a qué están dedicando tiempo y también pueden servir para trabajar en equipo.

Si como jefe o jefa, estás buscando mejorar la comunicación en tu empresa y la gestión de personas, es esencial que conozcas los distintos tipos de reuniones y los consejos clave que te permitirán optimizar el tiempo en extraer toda la información que necesitas.

Tipos de reuniones de trabajo

A continuación hemos elaborado una lista para que puedas conocer los distintos nombres de reuniones de trabajo, además de sus principales características y sus principales objetivos. Estos son 13 tipos de reuniones laborales que te ayudarán en la gestión de RRHH de tu empresa:

1 Reunión de control o check

Tal y como indica el nombre, este tipo de reuniones de trabajo tienen como objetivo comprobar el estado de algún proyecto o del equipo. La frecuencia puede ser semanal o incluso diaria, es útil sobretodo para comunicar los to do’s del día/semana o para enseñar datos o cifras estadísticas.

2 Reunión de directivos

Es habitual que en todas las empresas, los cargos directivos, managers o gerentes se reúnan con otras personas de su mismo rango pero a cargo de distintos departamentos, de esta forma se obtiene una visión global de lo que sucede en cada rama de la empresa, asuntos delicados y cómo trabajan los otros managers en el mismo puesto, pero con diferente equipo.

3 Wrap-up

Esta reunión tiene como finalidad obtener conclusiones sobre el fin de un proyecto, o conocer el feedback y actualización de to do’s después de un periodo de tiempo concreto, a escoger por el manager. Por ejemplo, un wrap-up semanal un viernes para conocer los avances del equipo en una semana.

4 Reunión individual o 1:1

La reunión 1:1 es un tipo de reunión privada para el manager y un sólo miembro de su equipo. Se pueden discutir los puntos que hagan falta, desde el estado de ánimo y satisfacción con el trabajo y la empresa, al rendimiento y responsabilidades.

Este tipo de reunión de trabajo es muy útil para mejorar la relación entre manager y empleado, ya que se le aporta un espacio íntimo donde puede comentar temas más personales.

La reunión individual es esencial, ya que es el mejor lugar para que las ideas y las críticas fluyan de los empleados a la gerencia

Ben Horowitz, empresario de éxito y gurú de los RRHH

5 Reunión de evaluación de rendimiento

La reunión de evaluación del desempeño tiene como objetivo claro ver si un empleado o equipo ha cumplido los objetivos o KPIs previamente marcados. Durante esta reunión se deben discutir temas como el performance o underperformance, qué ha funcionado y cuáles son los objetivos que se plantean para la próxima reunión.

Es recomendable tener este tipo de reuniones de manera trimestral o semestral, o al menos anual.

6 Development discussions

Este es un tipo de reunión de trabajo que tiene como objetivo discutir cuál es la carrera profesional o perspectivas de crecimiento del empleado de la empresa. Es esencial la transparencia.

7 Cafés

Así se denomina a las reuniones informales, que pueden ser online o presenciales, en las que se reúnen dos personas o más para conocerse o tener una discusión relajada.

8 Reuniones de proyecto

Estas reuniones tienen como objetivo actualizar o trabajar en un proyecto concreto. Es conveniente separarlas de las reuniones de control habituales y dedicarles tiempo individual.

9 Reuniones de compañía

Este tipo de reuniones tienen como objetivo dar visibilidad a todos los empleados de la empresa sobre el estado de ésta, presentando datos y proyectos futuros, como por ejemplo nuevas incorporaciones o vacantes.

Es habitual que hayan speakers establecidos con antelación y que éstos ocupen cargos de responsabilidad. La frecuencia que te recomendamos es mensual o trimestral.

El teletrabajo o videollamadas facilitan la coincidencia de todos los empleados en una misma hora.

10 Reuniones internacionales

Si formas parte de una empresa internacional, es muy positivo que como manager, conozcas cómo se trabaja y los asuntos que conciernen a los empleados a nivel internacional. Aunque por razones geográficas es más difícil de organizar, se puede organizar en remoto gracias a herramientas como Zoom.

11 Reuniones informativas

Este tipo de reunión tiene como objetivo informar de algún tema en concreto. Es habitual que sea una sola persona quien la gestione y haya una sección de preguntas y respuestas al final.

12 Preguntas y respuestas

Es un tipo de reunión que tiene como objetivo poner a un manager o responsable a disposición de los empleados para responder a preguntas frecuentes.

13 Kick-off

Es un tipo de reunión que tiene lugar en un lanzamiento o comienzo de algo, para poner en situación a todos los empleados implicados. Por ejemplo, una reunión kick-off cada principio de año para hablar de los objetivos conseguidos el año anterior y cómo se plantea el nuevo año laboral.

Consejos esenciales para tener reuniones productivas

Ahora que ya has decidido cuál es el mejor formato de reunión para llevar a cabo tus objetivos, estos son algunos consejos esenciales para que saques el máximo partido a todas tus reuniones laborales:

💡 Consejos clave para tener una reunión productiva

Establece una lista de puntos de discusión y puntos de acción. Si de forma predeterminada estableces de qué puntos se hablará en la reunión, evitarás irte por las ramas.

Establece los interlocutores: Sobretodo en las reuniones informativas o de compañía, establece quien serán los speakers con antelación, para que puedan preparar su intervención y no se interpongan otras personas que no tienen nada que aportar.

Piensa bien a quién convocar: Procura convocar solo a las personas que deban ser informadas o tengan algo que aportar, evitarás que sientan que han perdido el tiempo asistiendo a la reunión.

👉 Extra TIP: Convoca reuniones de asistencia opcional, verás que los participantes a los que realmente les interese asistir aportarán ideas de más valor.

Pide las preguntas con antelación para poder preparar las respuestas: Si la reunión va a tratar sobre un tema que puede generar dudas, pide las preguntas antes de la reunión, para de esta manera poder preparar las respuestas y material complementario si es necesario.

Toma apuntes: Sabes que eso de “no voy a apuntar, seguro que después me acuerdo de todo” no se acaba cumpliendo. Apunta las claves de la discusión para mejorar tu planificación.

Apóyate en herramientas: Ya sabes que existen programas para hacer nóminas en un par de clics, pues también hay muchas herramientas que hacen más dinámicas las reuniones, desde las míticas presentaciones de PowerPoint o Keynote, a Leapsome para las reuniones de evaluación de rendimiento, o PayFit para las reuniones 1:1.

Cierra la reunión con un plan de acción definido y sus respectivas deadlines.

Pide feedback: Una vez terminada la reunión, pregunta a los asistentes qué les ha parecido y qué puedes mejorar la próxima vez.

Deshazte de las reuniones frecuentes, a menos que estés tratando un asunto extremadamente urgente. La frecuencia de las reuniones debe disminuir una vez que se resuelva el asunto urgente

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