¿Fichar en el trabajo cambia por ley en 2025?

En España, la regulación laboral referente al registro de jornada entró en vigor el 12 de mayo de 2019 con el Real Decreto-ley 8/2019. Esta ley establece la obligación para las empresas de llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados, con el objetivo de garantizar el cumplimiento de los horarios laborales y asegurar que se respeten los límites de tiempo de trabajo, descansos y horas extras.

No llevar un registro adecuado de la hora de inicio y finalización de las labores laborales puede conllevar a una significativa sanción económica para la compañía.

¿Qué dice la ley sobre fichar en el trabajo? ¿Cuáles son las características sobre el sistema de control de fichaje? Este artículo se explica todo lo necesario sobre fichar en el trabajo explicado a todos los empresarios y departamentos de RRHH, ¡Seréis unos expertos!

¿Qué dice la ley de fichar en el trabajo?

Como ya hemos mencionado anteriormente, es obligatorio fichar en el trabajo. Por ello, el registro de la jornada laboral, también conocido como el control horario de trabajadores o fichaje en una empresa, es una acción que contabiliza las horas que ha trabajado cada empleado y cómo éstas se han repartido a lo largo de la jornada. 

El 12 mayo de 2019 entró en vigor en España la obligatoriedad de fichar en el trabajo, mediante la modificación del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y según lo previsto en el artículo 10 del Real Decreto-Ley 8/2019. 

Esta medida obliga a las empresas a guardar por al menos 4 años los informes de registro horario de sus empleados. Estos informes pueden ser solicitados por:

• Empleados

• Sindicatos

• Inspectores en caso de inspección laboral

Antes de la pandemia del COVID-19, los métodos más utilizados para realizar el control horario de los trabajadores eran:

• Métodos tradicionales: Consiste en que cada día cada trabajador debe firmar a la entrada y a la salida en unas hojas de registro de jornada.

• Fichajes electrónicos: Dispositivos que se cuelgan en la pared a la entrada y salida de los empleados para que fichen con una banda magnética, un código de barras o tarjetas de proximidad. 

• Control biométrico: Un método que utiliza alta tecnología. La identificación puede ser por huella dactilar, escáner facial, entre otros.

• Métodos online: plataformas o herramientas digitales que incluyen el control horario desde el espacio de empleados.

¿Cuáles son las características sobre el sistema de control de fichaje?

Registrar el tiempo de trabajo es una responsabilidad individual de los empleados, mientras que es incumbencia de la empresa facilitar la herramienta adecuada para llevar a cabo esta tarea y asegurarse del cumplimiento normativo.

Existen diversas formas para documentar el registro de la jornada laboral de los trabajadores, que van desde las tradicionales tarjetas de entrada y salida hasta sistemas más avanzados como biométricos o informatizados. Sin importar el método utilizado, todos los sistemas de registro en el trabajo deben tener las siguientes características:

1. Accesibilidad: Tanto los empleados como la empresa deben poder acceder fácilmente al sistema de fichaje. Los trabajadores deben registrar su entrada y salida diariamente, sin excepción, y el sistema debe permitir esta acción.

2. Fiabilidad y Precisión: El sistema de registro debe ser confiable y preciso en la captura de datos para garantizar la transparencia durante verificaciones y auditorías. Debe asegurarse de que solo el empleado correspondiente pueda llevar a cabo las acciones de fichaje.

3. Flexibilidad y Personalización: El sistema debe ser flexible y personalizable, considerando las particularidades y necesidades específicas de cada empresa.

4. Integración con la Nómina: Debería ser compatible con el sistema de nóminas para permitir el cálculo automatizado y preciso de los salarios.

5. Cumplimiento Normativo: El sistema debe cumplir con la normativa vigente, tanto del Estatuto de los Trabajadores como de los contratos individuales y colectivos. Los registros deben ser accesibles para auditorías y revisiones durante un período mínimo de cuatro años.

En resumen, el fichaje en el trabajo requiere la colaboración de los empleados y el soporte adecuado por parte de la empresa, a través de un sistema que garantice la exactitud, accesibilidad y cumplimiento con la legislación laboral en todos los aspectos.

¿Cómo ha cambiado la ley de fichar en el trabajo?

La ley de fichar en el trabajo existe desde el 12 de mayo de 2019 cuando entró en vigor la Ley de Control Horario, por la que se debe registrar el horario diario que realizan los empleados.

Desde que comenzó la pandemia, hemos experimentado un boom de los sistemas de fichaje en remoto que tienen que adaptarse a las horas extras, con la nueva ley. Esto es debido, principalmente, a que la mayoría de las empresas ha decidido implementar, el teletrabajo.

Actualmente, los más usados por las empresas son los siguientes:

• Una app móvil (con huella digital o cámara, y con posibilidad de geolocalización)

• El fichaje web (a través del portal del empleado)

• Una llamada telefónica (interactuando con una locución y confirmando con un pin)

Por norma general, el fichaje web se ofrece con herramientas completas como es un programa para hacer nóminas. Piensa que al final, si realizas horas extra, estas se registran y se tienen que pagar a fin de mes en las nóminas.

Como ya explicamos en nuestro artículo sobre la nueva ley del teletrabajo la jornada laboral para los trabajadores que realizan su trabajo a distancia, no ha cambiado.  La jornada laboral no varía si has implementado el teletrabajo en tu empresa (sólo se verá modificada en caso de que la empresa lo haya estipulado), así como tampoco la flexibilidad horaria. 

No obstante, a partir de 2025, las empresas deberán adaptarse a las nuevas exigencias normativas que demandan un control horario mucho más riguroso y digitalizado. Esto implica que los métodos tradicionales, como las hojas de Excel para el registro de tiempo, ya no serán suficientes para cumplir con las regulaciones legales en vigor. Las empresas tendrán que implementar soluciones tecnológicas avanzadas que aseguren la precisión, la transparencia y la imposibilidad de manipulación de los datos de fichaje.

¿Cómo cumplir con la ley de fichar en el trabajo?

Todos los trabajadores han experimentado un cambio radical en el trabajo ya que se vieron obligados a quedarse en casa para realizar su jornada laboral.  En estos momentos, puede darse la situación de que haya empleados a los que les cueste adaptarse a las nuevas circunstancias o echen de menos ir cada día a la oficina.

Por eso, lo mejor es facilitar a tu equipo la herramienta perfecta que les permita fichar al inicio del trabajo en remoto de manera correcta y sencilla. Te contamos cómo el departamento de RRHH puede ayudar a cumplir con la obligación de fichar en el trabajo en 3 sencillos pasos.

• Mantenerse conectado y reforzar la comunicación con todos los equipos de trabajo.

• Establecer una política de trabajo clara. Compartir unas normas básicas para la modalidad de trabajo que se haya implementado a raíz de la situación sanitaria que vivimos. 

• Proporcionarles los medios necesarios. Una herramienta intuitiva que reúna varias funcionalidades para mejorar la comunicación del empleado con la empresa, y que sea fácil fichar.

¿Por qué fichar en el trabajo con un software?

Fichar en el trabajo, según la ley, es una obligación. Pero sin duda, trae muchos beneficios para empresas y trabajadores. La importancia de las medidas laborales es garantizar unos derechos a los trabajadores por lo que no sería óptimo que estas regulaciones fueran en contra de su satisfacción laboral.

Por ello, fichar en el trabajo mediante un software te ofrece las siguientes ventajas:

1. Ahorrar tiempo para tus trabajadores: El trabajador ya no tendrá que registrar manualmente sus horas, solo necesita registrar la hora de entrada y salida. 

2. Evitar los errores: Los empleados usarán PayFit todos los días y ya no se olvidarán de registrar sus horas de trabajo. 

3. Dar más confianza a los managers: para ser un buen manager necesitas contar con las mejores herramientas.

En conclusión, el fichaje en el trabajo está experimentando una transformación significativa hacia la digitalización y la automatización. Este cambio no solo responde a la necesidad de cumplir con regulaciones más estrictas, sino que también refleja un esfuerzo por mejorar la precisión, la transparencia y la eficiencia de los procesos de gestión del tiempo laboral. Adoptar sistemas de fichaje digitalizados es crucial para las empresas que desean mantenerse al día con las normativas y garantizar un entorno laboral justo y bien regulado. Además, la implementación de estas tecnologías modernas puede contribuir a una mejor gestión del tiempo y a una mayor satisfacción de los empleados, lo que a su vez puede impulsar la productividad y el éxito general de la empresa.

¿Estás buscando implementar un sistema de control horario en tu empresa y buscas una solución efectiva y moderna? Recuerda que a partir de 2025 ya no podrás continuar con métodos tradicionales, como el uso de hojas de Excel para el fichaje. Ahora avanzar hacia la digitalización será una obligación.

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