¿La firma por orden, en qué consiste?

Considera la situación donde alguien firma por ti la recepción de un paquete cuando no estás en casa. O esos momentos en los que un documento requiere la firma de un directivo, pero su contenido no amerita una interrupción de sus tareas.

Estos son claros ejemplos de cómo la firma por orden se convierte en un recurso indispensable en diversas circunstancias tanto personales como profesionales. Sin embargo, surge la pregunta: ¿Esta práctica tiene la validez legal que muchos asumen? ¿Se equipara a un poder notarial o a la firma electrónica? ¿O puedo firmar por orden de otra persona? ¿Cómo firmar por ausencia? ¿Puede firmar otra persona mi anexo de contrato de trabajo? ¿Y en las cláusulas adicionales en un contrato de trabajo?

En el artículo de hoy, vamos a profundizar en la naturaleza de la firma por orden, destacando su funcionalidad, los aspectos legales que implica y cómo se diferencia de otras opciones de delegación de firma.

¿Qué es la firma por orden?

La firma por orden es una práctica donde una persona firma un documento en nombre de otra, bajo la autorización de esta última. Esta puede ser una solución práctica en situaciones donde el firmante original no puede estar presente físicamente para firmar.

Sin embargo, es crucial entender que esta práctica debe manejarse con cuidado debido a las implicaciones legales que puede conllevar.

¿Y la firma por ausencia?

La firma por ausencia se utiliza cuando el firmante principal está imposibilitado de atender personalmente la firma de un documento. 

Una firma por ausencia, por ejemplo sería un ejecutivo en un viaje de negocios que necesita que un documento sea firmado inmediatamente podría delegar esta tarea a un asistente o a un colega mediante la firma por ausencia.

¿Cómo firmar por ausencia y/o orden?

La firma por ausencia y por orden son dos métodos que permiten a una persona autorizar a otra para firmar documentos en su nombre, bajo circunstancias específicas. Aunque ambas prácticas son útiles, es crucial comprender cómo implementarlas correctamente para asegurar su validez legal y evitar malentendidos o problemas legales. 

Por un lado, para firmar por orden de otra persona necesitamos lo siguiente:

1. Obtención de autorización: Antes de proceder, asegúrate de que tienes una autorización clara y por escrito de la persona en cuyo nombre vas a firmar. Esta autorización debe especificar los documentos o tipos de decisiones que puedes firmar.

2. Indicar la delegación: Al firmar, escribe claramente las iniciales "P.O." (por orden) junto a tu firma. Esto indica que estás firmando bajo la autoridad de otra persona.

3. Incluir nombres completos: Debes escribir el nombre completo del individuo en cuyo nombre estás firmando, seguido de tu propio nombre. Por ejemplo: "[Nombre del autorizado], por orden de [Nombre del autorizador]".

4. Firmar y fechar: Realiza tu firma y asegúrate de incluir la fecha en que se firma el documento, para mantener un registro cronológico.

Entonces, ¿cómo firmar un documento por ausencia?  

1. Autorización explícita: Similar a la firma por orden, necesitas una autorización explícita y por escrito que indique que puedes firmar documentos en nombre de la persona ausente. Esta autorización debe detallar los documentos específicos y las circunstancias bajo las cuales puedes actuar.

2. Claridad en la firma: Al firmar, utiliza las iniciales "P.A." (por ausencia) para dejar claro que la firma se realiza porque el principal interesado no está presente.

3. Detallar la representación: Escribe primero tu nombre, seguido de la frase "por ausencia de" y el nombre completo de la persona que no puede estar presente. Esto garantiza transparencia y claridad.

4. Documentar adecuadamente: Guarda una copia de la autorización junto con el documento firmado como prueba de la delegación de la firma.

¿La firma por orden tiene validez jurídica?

Sin duda, la cuestión de si es legal firmar por orden genera considerable debate debido a su validez jurídica, que puede ser bastante dudosa sin la apropiada autorización expresa y por escrito. Aun con tal autorización, esta práctica no está exenta de riesgos y podría fácilmente convertirse en motivo de conflictos legales.

Firmar un contrato por orden, o utilizar este método para cualquier documento con relevancia jurídica, no solo es imprudente, sino que también puede conllevar serias consecuencias legales. Aunque firmar por orden puede parecer una herramienta conveniente y eficaz en ciertos contextos empresariales o institucionales, existen alternativas que ofrecen la misma eficiencia sin los riesgos asociados. 

Una de estas alternativas es la firma electrónica, la cual proporciona una solución más segura y legalmente sólida para la gestión de documentos. La firma electrónica, regulada por normativas como el Reglamento eIDAS en la Unión Europea, garantiza la validez legal de los documentos firmados digitalmente y es reconocida en procesos judiciales, lo que la convierte en la herramienta ideal para reemplazar la firma por orden en la mayoría de las situaciones empresariales.

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En resumen, la firma por orden es una práctica útil que permite la continuidad operativa en ausencia del firmante principal. Aunque ofrece flexibilidad y eficiencia, es fundamental manejarla con prudencia y dentro de un marco legal claro para evitar potenciales disputas. Implementar cláusulas adicionales en los contratos de trabajo que regulen su uso es esencial para asegurar que todas las partes comprendan sus derechos y obligaciones, manteniendo la validez y la seguridad jurídica de los documentos firmados bajo esta modalidad.

En este contexto, PayFit puede desempeñar un papel crucial al ofrecer soluciones que ayudan a las empresas a gestionar estas disposiciones de manera eficiente y segura, asegurando que todos los procesos de firma se alineen con las políticas internas y la legislación vigente.

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