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Les erreurs sur le salaire par les employeurs constituent l'une des problématiques les plus délicates dans la gestion de la paie. L'établissement d'une fiche de paie, étape cruciale de la relation employeur-salarié, peut dès lors s'avérer complexe pour eux.
Malgré l'introduction de la fiche de paie simplifiée (ou bulletin de paie) en janvier 2018, rendue obligatoire pour toutes les entreprises en France, la tâche n'a pas nécessairement été facilitée. Les erreurs demeurent possibles sur les différentes composantes de la fiche de paie, telles que le salaire, les cotisations sociales et le prélèvement à la source.
Quelles sont les possibles erreurs de fiche de paie en tant qu'employeur ? Quelles sont les actions à effectuer pour la régularisation du salaire après une erreur de l’employeur ? Est-il obligatoire de fournir une attestation de l'employeur pour erreur sur la fiche de paie ? PayFit vous éclaire.
Les erreurs de fiche de paie de l’employeur peuvent entraîner d'importantes conséquences tant au niveau des transactions financières que de la gestion interne de l'entreprise. Diverses inexactitudes, notamment celles liées aux variables de paie, peuvent être commises par l'employeur :
inexactitudes dans les informations administratives (adresse erronée, etc.) ;
erreurs de calcul de salaire entraînant un trop-perçu ou un manque à gagner ;
anomalies liées au temps de travail ;
inexactitudes concernant l'ancienneté, pouvant impacter les droits du salarié ;
divergences relatives au montant des cotisations sociales ;
défaillances dans la mention de la bonne convention collective ;
erreurs dans le calcul du prélèvement à la source.
💡 Bon à savoir : généralement, l'erreur est corrigée sur la fiche de paie suivante.
Les anomalies telles que les erreurs dans le décompte des congés, des cotisations sociales, des arrêts maladie, la négligence dans l'enregistrement des heures supplémentaires, ou encore le non-remboursement des frais engagés revêtent une importance cruciale dans le calcul précis de la rémunération des salariés. La gestion de la régularisation dépend du sens de l'erreur.
En cas d'erreur en défaveur du salarié, par exemple si le montant perçu est insuffisant par rapport au montant prévu au contrat de travail, le salarié peut engager une action en réclamation de rappels de salaire. Cette démarche du salarié vise à régulariser la situation et obtenir le paiement de salaires impayés, dans un délai maximal de 3 ans à compter de la date de versement.
La résolution de ce litige peut intervenir soit à l'amiable, soit à l’occasion d’une procédure devant le conseil de prud'hommes, autorisé à ordonner à l’entreprise le versement de dommages et intérêts en supplément des sommes rappelées.
Pour un trop-perçu, une retenue sur salaire suite à une erreur de l'employeur peut être effectuée si le salarié est toujours en poste, dans la limite de 10 % du salaire net mensuel, jusqu'à remboursement intégral du montant trop-perçu.
En cas de départ du salarié, l'employeur dispose de 3 ans après la cessation du contrat de travail pour solliciter le remboursement des sommes.
Il est important de noter que si ce trop-perçu de salaire suite à une erreur de l'employeur a été versé sur plusieurs années, celui-ci est considéré comme inexcusable par l'administration, empêchant ainsi toute réclamation de remboursement.
⚠️ Attention : en cas d'erreur concernant la convention collective appliquée sur la fiche de paie, l'employeur n'est pas autorisé à réclamer le remboursement d'un éventuel trop-perçu. En revanche, le salarié a le droit de demander un remboursement si l'erreur dans l'application de la convention collective n’est pas en sa faveur.
Modèle de bulletin de paie - Excel
L'attestation de l'employeur en cas d'erreur sur la fiche de paie est une démarche recommandée, mais non obligatoire. Cette déclaration formelle revêt plusieurs utilités :
elle fournit une preuve écrite de l'erreur et des mesures prises pour la corriger ;
elle aide à préserver la transparence et la confiance entre l'employeur et le salarié ;
elle sert de document de référence en cas de litige ou de vérification par les autorités fiscales ou les organismes de sécurité sociale.
💡 Bon à savoir : bien que la correction d'une fiche de paie erronée soit possible, il est impératif d'informer le salarié des rectifications apportées. Après avoir effectué les modifications nécessaires, la nouvelle fiche de paie doit être transmise au salarié, avec la clarification de la correction clairement visible.
Afin d'éviter les erreurs potentielles sur une fiche de paie, susceptibles d'avoir des conséquences significatives pour l'entreprise, il est vivement recommandé à tout employeur de prendre des mesures préventives. Une solution efficace consiste à recourir à l'expertise d'un professionnel ou logiciel de paie (ou SIRH : système d’information de gestion des ressources humaines) tel que PayFit.
L'externalisation de la paie par un logiciel offre la possibilité de gérer et d'automatiser l'intégralité de la procédure de paie, facilitant ainsi le travail pour établir une fiche de paie complète.
Face aux multiples sources d'erreurs identifiées dans cet article (calculs de salaire, temps de travail, cotisations sociales, prélèvement à la source, convention collective), le choix d'une solution fiable devient déterminant. Un logiciel performant en 2026 doit intégrer des contrôles automatiques à chaque étape : vérification de la cohérence des variables de paie, application correcte des taux de cotisations sociales selon les barèmes en vigueur, calcul automatisé du prélèvement à la source, et mise à jour permanente des conventions collectives. Ces fonctionnalités réduisent drastiquement les risques d'erreurs humaines, limitent les litiges avec les salariés et évitent les contentieux prud'homaux coûteux pour l'entreprise.
Cela prévient les erreurs potentielles qui pourraient survenir si un employeur, parfois dépourvu de compétences en gestion de la paie, devait effectuer manuellement cette tâche.
PayFit vous offre la possibilité d'établir simplement vos fiches de paie pour réduire le risque d’erreur autant que possible.
Modèle de bulletin de paie - Excel
En plus de la fiche de paie, l’employeur doit chaque mois réaliser une Déclaration Sociale Nominative (DSN), qui est également vulnérable aux erreurs. Si une erreur est constatée, l’employeur s’expose à des sanctions financières pour chaque salarié concerné.
Certains logiciels de paie intègrent aussi un éditeur de DSN. Ils peuvent être gratuits, mais les logiciels payants intègrent plus de fonctionnalités et sont plus fiables, donc recommandés pour éviter les erreurs.
Vous pouvez vous rapprocher d’un expert en fiche de paie pour vérifier vos fiches de paie et éliminer toutes les erreurs potentielles. Comme pour la DSN, il est aussi possible de faire appel à un logiciel de paie pour simplifier le travail et automatiser la procédure.
Passer chez PayFit implique de vous séparer de votre expert-comptable. Vous devez pour cela régler ses honoraires, lui adresser une lettre de résignation et lui demander de transférer votre dossier. Cela vous permettra d’effectuer votre gestion de la paie sans risque d’erreurs.
En plus d’éliminer les erreurs, la sécurisation de la paie implique de se conformer au RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et de protéger les données confidentielles des salariés, notamment en utilisant un espace sécurisé et en choisissant des outils qui respectent les normes en vigueur.
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