Comment connaître l’effectif moyen de votre entreprise ?

Dans le cadre de la gestion du personnel de votre entreprise, il peut être utile de connaître l’effectif moyen. 

L’effectif moyen annuel de votre entreprise est la moyenne de vos effectifs mensuels divisée par 12 mois. 

En tant qu’employeur, vous vous demandez comment calculer cet effectif moyen de votre entreprise et à quoi ça sert ? PayFit vous éclaire. 

Qu’est-ce que l’effectif moyen de votre entreprise ? 

En tant qu’employeur, vous devez connaître l’effectif moyen annuel et l’effectif moyen mensuel de votre entreprise. 

L’effectif moyen de votre entreprise est une moyenne de vos effectifs divisé par une période déterminée. 

Concrètement : 

• l’effectif moyen annuel est la moyenne de vos effectifs au 31 décembre de l’année précédente divisée par 12 mois ;

• l’effectif moyen mensuel est le nombre de salariés qui ont un contrat de travail le dernier jour de chaque mois. Il faut également prendre en compte dans ce calcul les salariés absents. 

L’effectif moyen mensuel est donc utile pour connaître l’effectif moyen annuel. 

Quels sont les salariés pris en compte dans l’effectif moyen de votre entreprise ? 

Les salariés pris en compte pour déterminer votre effectif moyen sont les suivants : 

Les salariés intégralement pris en compte 

• Les salariés qui ont un contrat de travail à durée indéterminée ; 

• les salariés qui ont un contrat de travail à durée indéterminée, qui est suspendu. 

Exemple : un salarié qui est en arrêt maladie. 

Les salariés à prendre en compte au prorata de leur temps de présence 

• Les salariés qui ont un contrat de travail à durée déterminée ; 

• les salariés intermittents ; 

• les travailleurs mis à disposition de l’entreprise utilisatrice, à condition qu’ils travaillent dans les locaux de l’entreprise depuis au moins 1 an ; 

• les salariés temporaires au prorata de leur temps de présence dans l’entreprise au cours des douze derniers mois. 

Attention : les salariés en CDD, avec contrat de travail temporaire, ou mis à disposition de l’entreprise utilisatrice sont à exclure du décompte de l’effectif moyen s’ils remplacent un salarié absent avec un contrat de travail suspendu. 

Les salariés à prendre en compte au prorata de leur temps de travail 

• Les salariés à temps partiel. 

Les salariés à ne pas prendre en compte 

• Les salariés qui ont un contrat d’apprentissage ; 

• les salariés qui ont un contrat de professionnalisation : 

• les salariés qui ont un contrat unique d’insertion. 

• les stagiaires. 

Comment calculer l’effectif moyen de votre entreprise ?

Le calcul des effectifs par l’URSSAF est fait à partir d’informations transmises lors des DSN par les différents établissements de votre entreprise.

L’URSSAF pour l’effectif moyen annuel prend donc en compte la moyenne des effectifs de 

tous les mois de l’année civile précédente. 

Le calcul de l’effectif moyen mensuel : 

Vous devez d’abord calculer l’effectif moyen mensuel, ce calcul doit prendre en compte l’ensemble des salariés qui ont un contrat de travail le dernier jour de chaque mois. 

Le calcul de l’effectif moyen annuel est donc le suivant : 

moyenne des effectifs mensuel / 12

Exemple : votre entreprise a 12 salariés à temps plein, elle embauche 3 salariés en CDD pour accroissement d’activité sur la période d’avril à juillet et enfin 2 salariés en CDD pour le même motif en novembre et décembre. 

L’effectif moyen mensuel est donc :

Pour votre entreprise, le calcul de l’effectif moyen annuel est donc : 

(12+12+12+15+15+15+15+12+12+12+14+14) / 12 = 13,33 salariés 

A quoi sert l’effectif moyen de votre entreprise ? 

En tant qu’employeur, vous devez connaître l’effectif moyen de votre entreprise car il y a certaines obligations à accomplir lorsque votre entreprise atteint un nombre déterminé de salariés. 

À titre d’exemple, lorsque votre effectif moyen est égal ou supérieur à 11 salariés, vous avez alors l’obligation de mettre en place un CSE. 

C’est également le cas, si votre entreprise atteint 50 salariés, vous devez obligatoirement établir un règlement intérieur d’entreprise. 

L’effectif moyen peut également être un bon indicateur RH et vous aider dans l’analyse du fonctionnement et de la gestion de votre entreprise. 

Par ailleurs, l’effectif moyen de votre entreprise conditionne aussi votre participation à certains dispositifs, tels que : 

• la cotisation FNAL ; 

• la périodicité des déclarations sociales ; 

• le calcul des différentes taxations ; 

• l’épargne salariale de votre entreprise ; 

• etc. 

Il peut être utile de procéder au calcul de l’effectif moyen pour la taxe d’apprentissage afin de connaître le taux de cette taxe.  

Vous l’avez compris, vous devez impérativement connaître l’effectif moyen de votre entreprise et vérifier régulièrement que cet effectif moyen est à jour.