Comment quitter son comptable en toute sérénité ?

Clémence Alix
Juriste Rédacteur en Droit Social @PayFit
Mise à jour le 12.11.2021

Afin de se décharger d’une grosse responsabilité, beaucoup d’entreprises ont recours à un logiciel de paie ou à un cabinet d’expert-comptable pour les aider dans la gestion du personnel et de la paie. 

Toutefois, une entreprise peut voir ses besoins évoluer et décider de se séparer de son comptable pour se tourner vers une autre solution de gestion de la paie

💡Bon à savoir : vous pouvez évidemment ne quitter votre comptable que pour une partie des missions qui lui étaient dévolues.

Sommaire

Quelles sont les règles à respecter pour quitter son comptable ou changer d’expert-comptable ?

Pour savoir comment quitter son comptable, il faut d’abord comprendre les débuts des relations entre un expert-comptable et son client. 

Lors de votre engagement avec votre comptable, ce dernier vous a fait signer une lettre de mission qui encadre vos relations professionnelles. 

Cette lettre de mission est un document obligatoire qui formalise la collaboration entre votre entreprise et votre expert-comptable. 

Cette lettre de mission va comporter un certain nombre de mentions et notamment, la procédure à suivre en cas de volonté de résilier votre engagement. 

Pour savoir comment quitter votre comptable sans prendre de risque, il faut respecter 2 étapes : 

Le paiement des honoraires dus 

Afin que votre changement d’outils RH se passe correctement, il est primordial que vous ne portiez pas atteinte aux intérêts de votre expert-comptable. 

Pour ce faire, vous devez impérativement être à jour du règlement des honoraires de votre comptable au moment de la rupture. 

En effet, que ce soit pour changer d’expert-comptable en cours d’année ou pour quitter votre comptable à la fin d’une année, il est nécessaire de lui payer les honoraires dus. 

Si vous refusez de lui payer ses honoraires, votre comptable peut refuser de vous rendre votre dossier ou de le transmettre à un nouveau comptable ou à un logiciel de paie. 

Le délai de résiliation pour un expert-comptable 

En principe, la lettre de mission d’un expert-comptable pour les bulletins de paie contient une disposition sur la rupture de vos relations et sur un potentiel préavis à respecter. 

Si votre lettre de mission contient effectivement un préavis, vous devez impérativement le respecter. Ce préavis pour quitter votre comptable est en général de 3 mois. 

Exemple : si vous souhaitez rejoindre PayFit au mois d’avril 2022, et que vous devez respecter un préavis de 3 mois, il faudra prévenir votre comptable de votre volonté de résilier au plus tard le 31 décembre 2021. 

Le respect de ce délai est primordial car si vous ne le respectez pas, vous risquez de payer une indemnité de rupture. 

Focus sur l’indemnité de rupture : 

Le versement de l’indemnité de rupture intervient si vous ne respectez pas les conditions prévues dans la lettre de mission en matière de résiliation, notamment le préavis de rupture

En effet, l’expert-comptable prévoit généralement dans la lettre de mission que si vous ne respectez pas le préavis ou si vous décidez de rompre votre engagement en cours d’année, vous devrez lui payer une indemnité de rupture

Exemple : si vous décidez de quitter votre comptable au bout d’un mois sans respecter le préavis de 3 mois, et que la lettre de mission prévoit une indemnité de rupture de 1 000 €, vous devrez verser à votre comptable 1 000 € au titre de cette indemnité. 

La lettre de résiliation à votre comptable 

Si vous souhaitez quitter votre comptable, vous devez nécessairement rédiger une lettre de  résiliation afin de l’informer de votre volonté de mettre fin à votre relation contractuelle. 

Cette lettre de résiliation permet d’avertir officiellement votre comptable de votre décision. 

Attention : cette lettre de résiliation adressée à votre comptable doit contenir des mentions obligatoires suivantes : 

  • vos noms et coordonnées ; 

  • nom et coordonnées du comptable ; 

  • date et lieu  ; 

  • objet  ; 

  • référence du dossier ; 

  • énoncé de votre décision de résilier ;

  • signature. 

Si vous souhaitez vérifier les étapes à respecter pour la rédaction de cette lettre, n’hésitez pas à consulter notre article sur la lettre de résiliation à un comptable

💡Bon à savoir : pour quitter votre comptable officiellement, vous devez envoyer cette lettre par LRAR en veillant au respect du préavis.  

Comment faire si votre comptable s’oppose à votre volonté de le quitter ? 

En principe, votre comptable ne peut pas vous empêcher de rompre votre relation contractuelle. Toutefois, il peut exiger le paiement de ses honoraires dus. 

En effet, si vous décidez de ne pas vous acquitter de ses honoraires, le comptable peut faire de la rétention d’informations en refusant de transmettre votre dossier à un nouveau comptable ou à une solution de paie différente. 

Il vous est donc vivement recommandé de payer tous les honoraires dus à votre comptable même si vos relations sont tendues afin d’éviter une telle rétention d’informations. 

Si malgré toute votre bonne volonté, votre comptable décide de s’opposer à votre départ, vous pouvez engager un recours contentieux devant la Commission de conciliation du Conseil régional auquel votre expert-comptable est inscrit afin de lui exposer votre désaccord.

Comment effectuer la mutation de vos données entre votre expert-comptable et un logiciel de paie ? 

La mutation de vos données entre votre ancien expert-comptable et le logiciel de paie souscrit est relativement simple. 

Une fois que vous avez respecté vos obligations contractuelles avec votre comptable et que votre lettre de mission est résiliée, ce dernier devra transférer votre dossier à la nouvelle solution de paie avec laquelle vous contractez. 

Cela vous permettra ainsi de récupérer l’intégralité des données et documents utiles à la gestion du personnel et à la gestion de la paie

Généralement, vous devrez seulement vous occuper de récupérer les DSN  de vos salariés durant les 2 dernières années. 

Une fois cette mutation effectuée, le logiciel de paie pourra mettre en place l’automatisation de la paie

Vous avez désormais les clés pour quitter votre comptable sereinement !

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