¿Los gastos extraordinarios, qué son?

Llevar la contabilidad de una empresa al día representa un gran desafío para cualquier empresa. Es fundamental registrar de manera precisa todos los gastos de la compañía, asegurarse de que cada factura, nota de gastos y recibos esté correctamente archivado y actualizado, y gestionar la generación de nóminas de forma adecuada y puntual. Además, no se pueden pasar por alto los gastos extraordinarios que puedan surgir de manera imprevista, los cuales requieren un tratamiento especial dentro de la contabilidad empresarial.

Uno de los aspectos más complejos para los responsables financieros es diferenciar entre un gasto ordinario y un gasto extraordinario, ya que esta distinción influye directamente en la interpretación de los resultados económicos de la empresa.

¿Qué se considera un gasto extraordinario? ¿Cómo deben registrarse estos gastos en los libros contables? ¿Cuáles son los ejemplos más habituales de gastos extraordinarios en una empresa? A continuación, te explicamos en detalle qué son los gastos extraordinarios, cómo identificarlos y cuál es la manera correcta de reflejarlos en la contabilidad, para que puedas gestionar con éxito cualquier imprevisto económico y mantener la salud financiera de tu empresa.

¿Qué son los gastos extraordinarios?

Podemos considerar como gastos extraordinarios aquellos que no sean habituales ni esperados y que se produzcan a raíz de la actividad empresarial dentro de la compañía. 

Los requisitos para que un gasto extraordinario sea deducible son los siguientes:

• El gasto debe ser necesario para que el negocio siga funcionando.

• Se debe tener una factura del gasto. 

• Debe estar registrado contablemente. 

Los gastos extraordinarios en contabilidad suelen verse reflejados en el balance de situación de la empresa dentro del apartado de “Gastos e Ingresos Extraordinarios”, y estos se verán reflejados en el resultado de explotación.

¿Cómo reflejar los gastos extraordinarios en la contabilidad?

Los gastos extraordinarios en el Código Civil no están reflejados, sino que los encontramos en el Código Contable. Más concretamente están reflejados en el apartado 678, el cual dice lo siguiente: “Son gastos extraordinarios aquellas pérdidas y gastos de carácter excepcional y cuantía significativa que atendiendo a su naturaleza no deban contabilizarse en cuentas del grupo 6 (compras y gastos) o del grupo 8 (gastos del patrimonio neto)”.

En un departamento de Recursos Humanos es difícil que sepamos ese tipo de información, pero hay ocasiones en las que el departamento de Recursos Humanos está involucrado directamente en la gestión de los gastos de la empresa. A fin de cuentas, los responsables de RRHH ven muy de cerca todos los gastos.

Las nóminas o recibo de salarios, son un pago fijo que todas las empresas deben asumir para compensar a los trabajadores. Cuando hablamos de contabilidad, este es uno de los gastos que se tiene en cuenta principalmente. Algunos de los gastos generales más comunes son las nóminas, el salario y los gastos de personal (dietas, transporte…). La mayoría de veces, los responsables de RRHH terminan haciendo de todo, y se olvidan de centrarse en lo que realmente importa: sus empleados.

¿Qué se consideran gastos extraordinarios?

El Código Contable recoge una serie de situaciones donde un gasto sería considerado gasto extraordinario. Debemos tener en cuenta que, una de las razones principales por la cual un gasto será considerado como gasto extraordinario es que este sea imprescindible para que el negocio siga funcionando. Podemos considerar un gasto extraordinario los siguientes gastos:

• Gastos por inundaciones: En caso de que nuestro negocio, empresa o equipamiento haya quedado dañado por una inundación, los gastos relacionados con esta se considerarán como gastos extraordinarios. 

• Gastos por sanciones: Al recibir una sanción que tenga influencia directa sobre nuestra actividad empresarial hay ocasiones en que se podrá reclamar los gastos de esta. Este gasto no siempre es deducible por lo que recomendamos consultar caso a caso.

• Gastos por multas: Cuando una empresa recibe una multa, esta se considera como gasto extraordinario ya que interfiere directamente en el funcionamiento y actividad de la empresa. Como en el caso de gastos por sanciones, no en todos los casos será deducible y se deberá estudiar caso por caso. 

• Gastos por incendio: Un incendio es un evento que puede dejar sin actividad a una empresa o negocio durante un tiempo determinado. Son impredecibles, por lo que se consideran como gastos extraordinarios y en la mayoría de los casos se pueden deducir. 

Como has visto, en la mayoría de los gastos extraordinarios es necesario tener un equipo laboral experto para asesorar la gestión de gastos de la empresa de la mejor manera posible. Y es que hemos avanzado tanto que cosas como las facturas en físico son cosa del pasado. 

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