¿Cómo se gestiona el efectivo de una empresa?

La gestión de efectivo es una piedra angular en la administración financiera de cualquier empresa, especialmente para las pequeñas y medianas empresas que buscan optimizar sus recursos y asegurar su sostenibilidad a largo plazo. Esta gestión no solo implica el manejo adecuado de los ingresos y pagos en efectivo, sino también una planificación cuidadosa que permita prever flujos de caja, mantener una liquidez saludable y tomar decisiones estratégicas basadas en información financiera real y actualizada. 

Por ello, la gestión del efectivo de una empresa es una de las tareas más importantes que debe llevarse a cabo en una compañía, junto a otras como la gestión de equipos o la gestión de nóminas. En el artículo de hoy explicamos a los empresarios y responsables financieros de las empresas cómo llevar a cabo una buena gestión del efectivo de una empresa. 

¿Qué es la gestión del efectivo de una empresa?

El objetivo de la gestión del efectivo de una empresa es reducir los saldos de efectivos ociosos y buscar un equilibrio entre los costes de liquidez y los beneficios. Para ello, hay que tener en cuenta factores como los cobros y pagos de efectivo, la financiación del déficit y la inversión de los excesos de efectivo. 

La gestión del efectivo de una empresa es un modelo de gestión que engloba todas las operaciones basadas en descuentos, cambios, domiciliaciones, el establecimiento y control de los diversos medios de pago y la prestación de servicios. La idea es tratar de optimizar al máximo los recursos disponibles con un objetivo común, aumentar la productividad, mejorar su posición en el mercado y evitar la inspección de trabajo y sanciones. 

¿Qué es el efectivo de una empresa?

El efectivo de una empresa se refiere a los recursos financieros líquidos que posee, los cuales están disponibles de forma inmediata para realizar transacciones, pagos o cualquier otra actividad económica necesaria para su operación. Esto incluye dinero en efectivo físico, saldos en cuentas bancarias, y otros equivalentes de efectivo que pueden ser convertidos rápidamente en dinero sin riesgo significativo de cambio en su valor. 

En otras palabras, la gestión adecuada del efectivo es fundamental para mantener la solvencia, financiar las operaciones diarias, realizar inversiones y asegurar la estabilidad financiera de la compañía.

¿Cómo llevar a cabo el control del efectivo de una empresa?

La gestión del efectivo de una empresa suele hacerse a través de sistemas de ingreso y gestión del efectivo, que son métodos consistentes en cajas fuertes donde se deposita el efectivo y se gestionan a través de un sistema electrónico. De esta manera, se automatiza y protege el uso del dinero.

Por ejemplo, una cadena de tiendas de zapatos cuenta con un software en la sucursal principal desde donde controla los datos de gestión del efectivo de las empresas. Así, la información es de mayor calidad y es posible visualizarla mejor. 

¿Por qué la gestión del efectivo en una empresa es tan importante?

El CFO (Chief Financial Officer) o director de finanzas  de una empresa tiene que velar por que los niveles de capital de una empresa sean apropiados para la compañía. De esta manera, se evitarán situaciones indeseables como la quiebra, la disolución de la sociedad o el concurso de acreedores. 

Estas situaciones son generadas por graves pérdidas y pueden dar lugar a la extinción del contrato de trabajo de los empleados como causa de, por ejemplo, un despido colectivo. También pueden producirse situaciones de estrés financiero de empresarios y empleados.

Una buena administración del efectivo de una empresa garantizará beneficios y ganancias para la empresa, de manera que esta mantenga su reputación y pueda seguir desarrollándose y operando en el mercado.

¿Cómo pueden las empresas mejorar la gestión del efectivo?

Las empresas pueden adoptar diversas estrategias para asegurar una gestión eficaz del efectivo, lo cual es crucial para su estabilidad y crecimiento sostenido. Entre estas acciones, podemos destacar las siguientes:

1️⃣ Gestionar rápidamente las facturas de efectivo

Por ejemplo, realizar facturas que muestren claramente las cantidades adeudadas y los métodos de pago aceptados. Esto puede ayudar a garantizar que el dinero se reciba a tiempo y de la manera correcta. 

Es necesaria una gestión transparente y que esté diseñada de tal manera que pueda garantizar que el cobro de pagos pendientes no se convierta en una tarea imposible para los departamentos contables. 

Es recomendable que el primer aviso de cobro al cliente se realice de forma amistosa e intentar no llegar nunca a reclamaciones forzosas o procesos judiciales. 

2️⃣ Controles internos para una buena gestión del efectivo

El efectivo es el activo que tiene la mayor posibilidad de "desaparecer", lo que significa que las empresas deben organizar controles internos sólidos para ir revisando el efectivo de la empresa y los usos que se les da. 

Para minimizar los problemas y evitar errores, los managers de finanzas deben limitar el acceso a los sistemas financieros internos y definir un plan transparente para gestionar con éxito los flujos de caja. 

Al establecer controles internos estrictos, los responsables de finanzas pueden ayudar a garantizar que se cumplan las normativas en todo momento. Por ello, en nuestro artículo sobre cómo ser un buen manager te damos las claves para liderar un equipo y llevar a cabo este tipo de controles a través de, por ejemplo, una evaluación de rendimiento.

3️⃣ Estar al tanto de las tendencias de gestión del efectivo

Existen varias herramientas que pueden ayudar a las empresas a administrar su efectivo. Normalmente suelen ser empresas externas las que se encargan de esta tarea.

Por ejemplo, los bancos ofrecen herramientas de gestión de efectivo que pueden ayudar a las empresas a unificar todas sus cuentas y proporcionar una visión versátil e integral de todas las operaciones diarias. En esa misma línea, los bancos suelen tener mejores condiciones para ofrecer servicios financieros y asesoramiento a las empresas que buscan mejorar su flujo de caja. 

¿Cuáles son las ventajas de la gestión del efectivo de una empresa?

Una gestión eficiente del efectivo en una empresa no solo fortalece la estabilidad financiera, sino que también impulsa oportunidades de crecimiento y mejora la toma de decisiones estratégicas. Al tener un control riguroso sobre los flujos de caja, las organizaciones pueden optimizar sus recursos, reducir costos y prever posibles déficits financieros antes de que se conviertan en problemas serios. 

Por ello, la gestión del efectivo de una empresa permite:

• Proteger el efectivo y proporcionar una mayor seguridad. 

• Evitar y reducir errores humanos.

• Optimizar  las operaciones y reducir los costes administrativos del cálculo y arqueo de las cajas. 

• Detectar automáticamente billetes falsos.

• Control en tiempo real de la cantidad de efectivo.

• Contabilización automática de la caja. 

• Seguimiento continuo de la gestión del efectivo. 

¿Cuáles son los principales desafíos asociados con la gestión del efectivo de una empresa?

Uno de los principales desafíos en la gestión del efectivo de una empresa es mantener un equilibrio óptimo entre la liquidez y las inversiones, asegurando que haya suficiente efectivo disponible para las operaciones diarias sin sacrificar el crecimiento a largo plazo. Otro desafío significativo es la predicción precisa de los flujos de caja, especialmente en escenarios económicos volátiles, lo que puede complicar la planificación financiera y la capacidad de respuesta ante oportunidades o emergencias. 

Aún así, existen cuatro desafíos principales asociados con la administración de efectivo:

• El momento de la cobranza

• La liquidez para las operaciones diarias

• Garantizar la eficiencia

• Conformidad

La liquidez es la disponibilidad del dinero. Es decir, puede darse una situación en la que una empresa disponga de activos pero no sea capaz de hacerlos líquidos y, por tanto, no pueda usarlos. El efectivo es el elemento vital de cualquier negocio, particularmente para las PYMES y las nuevas empresas, y los managers de finanzas deben asegurarse de que los activos líquidos estén disponibles y sean de fácil acceso cuando es necesario. 

Por ejemplo, si pagar el salario a los empleados se hace complicado cada mes debido a la falta de activos o de liquidez, entonces quizás la empresa está gastando más de lo que puede en otras cosas menos importantes. En estas situaciones es importante llevar un buen control de los gastos profesionales de los empleados. Controlar estos gastos es una forma de reducir las pérdidas y puede ayudar a garantizar que se ahorre efectivo. Por ejemplo, entender los gastos deducibles y los gastos no deducibles puede ser clave para entender los gastos de una empresa.

Muchas compañías tendrán activos que no son de gran utilidad, por ello es necesario identificarlos y encontrar una forma de reducir su impacto en las cuentas anuales ya que puede ayudar a mejorar la liquidez dentro de la empresa. Por eso, contar con una herramienta digital que ayude a gestionar todos los gastos de los trabajadores puede ayudar a tener una visión global de los gastos de los empleados y,  automáticamente, poder reflejarlos en las nóminas. En esta línea, en muchas ocasiones los encargados de la gestión de recursos humanos terminan involucrándose en la gestión contable de la empresa, esencial para la gestión financiera. 

Por ello, poner a su disposición herramientas que puedan automatizar las tareas mecánicas de su día a día puede dejarles tiempo para dedicarse a otras tareas que aportan más valor añadido a la empresa como por ejemplo, contribuir en la sostenibilidad financiera de la empresa. En definitiva, la administración eficaz del efectivo de una empresa garantizará mayor liquidez, de tal manera que la empresa podrá afrontar sus obligaciones de una forma diligente y comprometida. 

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