À retenir :
Un onboarding mal préparé a un coût réel : selon le baromètre Workelo/Ipsos 2024, 1 salarié sur 3 quitte un poste avant la fin de sa période d'essai faute d'un accompagnement suffisant.
Le manager et le parrain jouent des rôles complémentaires sur les 4 premiers mois : l'un prépare l'arrivée et suit l'intégration, l'autre accompagne le salarié au quotidien sur le terrain.
Notre rétroplanning est disponible en PDF et en Notion, pour que vous structuriez l'intégration de vos collaborateurs à votre rythme, du J-15 jusqu'au bilan du premier mois.
Pour bien accueillir un nouveau salarié dans votre entreprise, il est conseillé d’utiliser un rétroplanning d’onboarding : un plan structuré qui détaille le parcours du collaborateur dans l’entreprise et les actions à mener la veille de la prise de poste, le jour J, la première semaine, et jusqu'à la fin de la période d'essai. Payfit vous propose une checklist au format PDF ou Notion pour structurer votre onboarding collaborateur étape par étape, à votre rythme, et ainsi faciliter l’intégration du salarié dans l’entreprise.
Pourquoi préparer un rétroplanning d'onboarding ?
Selon le baromètre Workelo/Ipsos 2024, 1 salarié sur 3 quitte un poste avant la fin de sa période d'essai en raison d'un onboarding insuffisant. Un onboarding structuré propose une meilleure expérience d’engagement et permet d’augmenter la rétention des salariés et de réduire le turnover.
Le rétroplanning d’onboarding Payfit a pour but de faciliter cette tâche. Vous pouvez également faire appel à un logiciel d’onboarding, voire à l’automatisation de l’onboarding.
⚠️ Attention : on estime le coût moyen d’un onboarding raté à environ 7 000 € en moyenne, soit entre 100 % et 300 % du salaire d’un collaborateur. Un rétroplanning d’onboarding améliore l’engagement du salarié et permet à l’entreprise de faire des économies en évitant cette perte financière.
Que contient notre rétroplanning d'onboarding ?
Notre rétroplanning d’onboarding est disponible en deux formats : PDF et Notion. Il prévoit un processus d’intégration progressive sur 4 mois, appuyé par deux checklists :
la checklist manager, qui doit préparer l’intégration du salarié dans l’équipe et le lieu de travail ;
la checklist parrain (ou buddy), qui joue un rôle de mentor au quotidien et est chargé de la formation du salarié.
💡 Bon à savoir : le manager et le parrain ont tous deux un rôle à jouer dans l’onboarding au cours des 4 premiers mois pour un accompagnement sans accroc.
La checklist du manager, de J-15 au 4e mois
Le travail d’onboarding du manager commence deux semaines avant l’arrivée du salarié, en parallèle des formalités d’embauche sont accomplies (DPAE, etc.). Elle couvre plusieurs points importants du parcours d’intégration :
communication avec le nouveau collaborateur et l’équipe ;
désignation du parrain ;
préparation de l’espace de travail ;
suivi et bilan de l’onboarding.
Il est essentiel que le manager reste attentif à l'évolution du collaborateur par rapport à sa fiche de poste. Lors du bilan à la fin du premier mois, le manager s'appuie sur une trame de questions dédiée. Cela permet de récolter un rapport d'étonnement constructif et de s'assurer que le salarié gagne en assurance. Vous gardez la main sur le rythme de son apprentissage.
La checklist du parrain, l'accompagnement au quotidien
Le parrain est un collaborateur qui accompagne directement le nouveau salarié au long du processus d’intégration pour l’aider à accomplir les tâches définies dans sa fiche de poste :
présentation de l’équipe ;
aide dans la prise en main des outils de travail ;
accompagnement quotidien et disponibilité pour toute question.
Ce rôle est crucial pour que le nouveau venu prenne ses repères sans stress. Le buddy instaure un climat de confiance et encourage les échanges réguliers, souvent autour d'un café ou d'un déjeuner. Ainsi, l'intégration se fait en douceur, étape par étape, et le nouveau collaborateur se familiarise naturellement avec son environnement de travail. Ce système de parrainage favorise l'entraide et renforce le lien social dès la première semaine.
Téléchargez la checklist au format PDF ou dupliquez le template Notion, selon votre préférence. Effectuez ensuite les tâches en suivant le rétroplanning :
2 semaines avant l’arrivée du salarié : préparation du matériel, choix d’un parrain, création du planning, etc.
la veille de son arrivée : préparation du bureau, communication avec l’équipe.
le jour J : présentation de l’équipe, du programme, déjeuner avec les autres collaborateurs ;
première semaine : accompagnement par le parrain, présentation des différents départements, formation ;
premier mois : détermination des objectifs, points individuels, bilan.
💡 Bon à savoir : le rétroplanning d’onboarding Payfit inclut aussi une trame de questions à poser à votre collaborateur à l’issue du premier mois.
Pour qui est fait ce rétroplanning ?
Le rétroplanning d’onboarding Payfit s’adresse à tous les managers et responsables RH de TPE/PME qui souhaitent structurer leur processus d’intégration des nouveaux salariés, même sans service RH dédié dans l’entreprise. Il est simple à utiliser et vous servira pour l’onboarding de tous vos collaborateurs.