Checklist première embauche : accomplissez vos formalités sereinement

Recruter un salarié dans votre entreprise nécessite d’accomplir plusieurs formalités d’embauche obligatoires : rédiger le contrat de travail, effectuer la déclaration préalable à l’embauche auprès de l’URSSAF, affilier le salarié aux organismes de protection sociale et organiser une visite médicale.

Payfit vous propose une checklist première embauche, établie et validée par nos juristes. Elle vous aidera à gérer les formalités d’embauche en toute sérénité, en ayant accès à toutes les informations nécessaires.

Qu'est-ce que la checklist de première embauche ?

La checklist de première embauche recense toutes les étapes administratives et légales que l'employeur doit accomplir avant, pendant et après l'arrivée d'un nouveau salarié. Ces formalités ne sont pas limitées à la première embauche : vous devrez les accomplir pour tous vos futurs salariés.

C’est pourquoi les juristes de Payfit ont rédigé cette checklist. Quelles que soient vos connaissances en ressources humaines, vous aurez toutes les informations en main pour ne rien oublier.

Quelles sont les étapes essentielles lors d'une première embauche ?

L’embauche d’un premier salarié s’accompagne de plusieurs tâches à effectuer avant et après la prise de poste.

Avant la prise de poste : formalités obligatoires

Vous devez réaliser des formalités avant l’arrivée du salarié dans l’entreprise :

1. rédiger et signer le contrat de travail, qui définit les modalités du poste (temps de travail, missions, congés, etc.). Veillez à bien respecter les minimas légaux de rémunération : le SMIC 2026 est de 12,31 €/h brut au 1er juin 2026 ;

2. établir la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) sur le site de l’URSSAF.

💡 Bon à savoir : la DPAE doit obligatoirement être transmise à l'URSSAF dans une période de 8 jours précédant la prise de poste (article L1221-10 du Code du travail). À défaut, l’employeur s’expose à une amende et une requalification en travail dissimulé.

Étapes à suivre le jour J et lors des premières semaines 

D’autres formalités doivent être accomplies dans les jours et les semaines qui suivent l’arrivée du salarié :

1. affilier le salarié à la mutuelle d’entreprise : l’adhésion se fait à la signature du contrat et prend effet le jour de la prise de poste ;

2. affilier le salarié à une caisse de retraite complémentaire : (Agirc-Arrco depuis 2019) : cette affiliation se fait de manière automatique par le biais de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) ;

3. organiser la Visite médicale d’Information et de Prévention (VIP) dans une durée de 3 mois suivant l’embauche, afin d'interroger l’état de santé du salarié et le sensibiliser sur les risques et mesures de prévention et de sécurité ;

4. constituer le registre unique du personnel. Ce registre doit être établi dès l’arrivée du premier salarié et mis à jour à chaque nouvelle embauche (article L1221-13 du Code du travail).

Comment utiliser cette checklist ?

La marche à suivre pour utiliser notre checklist première embauche est simple :

1. téléchargez la checklist au format PDF ;

2. effectuez les étapes indiquées dans l’ordre, en cochant à chaque fois celle que vous venez d’accomplir ;

3. conservez une copie de la checklist. Elle pourra vous servir lors du recrutement de vos prochains salariés.

À qui s’adresse cette checklist ?

Notre checklist a pour but d’aider les dirigeants de TPE/PME à se lancer dans le recrutement en simplifiant le processus d’embauche de leur premier salarié. Elle peut aussi être utile à tous les gérants qui n’ont pas de service RH dédié.

La présentation étape par étape de la checklist vous permet d’être guidé en toute sécurité du début à la fin du processus, même sans aucune expérience RH.