Comment améliorer votre gestion du personnel ?

En tant que dirigeant, bien accompagner ses collaborateurs est un enjeu stratégique pour la bonne marche de son entreprise. 

C’est aussi la finalité de la gestion du personnel  : cette activité principale de la gestion des ressources humaines consiste à organiser clairement le travail des salariés. Pour cela, elle regroupe l’ensemble des missions administratives indispensables au fonctionnement de l’entreprise (contrats, paie, congés et autres obligations législatives et réglementaires). 

Au-delà de la mise en conformité, la gestion de ses équipes implique de prendre en compte la performance et le bien-être de chaque salarié.

En quoi consiste la gestion du personnel  ? Quels sont ses objectifs ? Comment l’améliorer au sein d’une entreprise ? PayFit vous guide.

En quoi consiste la gestion du personnel ?

Qu'est-ce que la gestion du personnel ?

La gestion du personnel peut être définie comme l’administration des relations entre les salariés et leur entreprise. Elle couvre toutes les tâches administratives qui accompagnent la vie professionnelle d’un collaborateur, du recrutement jusqu’à la fin du contrat de travail. 

Quelle que soit la taille de la structure, gérer le personnel constitue une activité essentielle pour assurer son bon fonctionnement.

💡 Bon à savoir  : on parle aussi d’administration du personnel ou encore de gestion des salariés.

Qui gère le personnel en entreprise ?

Le service des Ressources Humaines (RH) prend généralement en charge la gestion du personnel. 

Pour ce faire, il doit tenir compte des :

• aspects juridiques pour que la société reste en conformité avec les règles législatives et réglementaires en vigueur ;

• accords d’entreprise et de conventions collectives ;

• spécificités individuelles de chaque contrat de travail ;

• et du suivi des tâches administratives (paie, congés payés, absences, etc.). 

💡 Bon à savoir  : pour un service RH, l’utilisation d’un outil de gestion dédié, de type logiciel, peut faciliter le traitement des obligations administratives et standardiser les processus.

Quelles missions relèvent de la gestion du personnel ?

Les missions relatives à la gestion du personnel peuvent être divisées en deux grandes catégories : les activités opérationnelles ou fonctionnelles.

Tâches opérationnelles 

Les tâches opérationnelles répondent à des impératifs juridiques ou organisationnels pour l’employeur. 

Elles comprennent :

• la gestion des contrats de travail, de l’embauche d’un salarié à son départ de l’entreprise (traitement candidatures, organisation des entretiens, rédaction des contrats, création et actualisation du dossier professionnel de chaque collaborateur, gestion de la rupture des contrats, etc.) ;  

• la gestion du temps de travail (organisation des horaires, suivi du respect de la durée légale de travail, répartition des tâches et des agendas professionnels, évaluation des risques professionnels, etc.) ;  

• la gestion des congés et des absences (traitement des demandes, suivi des arrêts maladie, déclarations d’accidents du travail, etc.) ;  

• la paie (calcul des rémunérations, remise de bulletins de paie, déclarations sociales nominatives, versement des salaires) ;  

• la gestion du suivi de la formation et des carrières (identification des besoins, planification des formations, organisation de sessions d’informations et évaluation des compétences, validation des acquis, etc.) ;  

• la gestion des relations avec les Instances Représentatives du Personnel (IRP) avec la préparation administrative des réunions, la préparation des élections professionnelles du CSE ;  

• la gestion des processus en matière d’hygiène, de santé et de sécurité, prévention des risques. 

💡 Bon à savoir  : les tâches opérationnelles font désormais l’objet d’une automatisation et digitalisation pour de nombreuses entreprises. Cela permet à l’employeur, ou au responsable RH, de se concentrer sur l’accompagnement et le management des travailleurs.

Tâches fonctionnelles et sociales 

La gestion du personnel requiert également des activités plus fonctionnelles et sociales, notamment pour appliquer la stratégie de l’entreprise et améliorer son climat social.

Ces activités concernent :

• la définition des politiques de la société en matière de ressources humaines ;

• la planification des décisions stratégiques relatives à l’emploi ;  

• l’analyse des études et enquêtes internes sur le bien-être du salarié au travail ;

• ou encore l’évaluation des performances du personnel, etc.

Bien menées, ces opérations contribuent à la conformité légale et maintiennent un cadre de travail favorable pour les collaborateurs.

Quels sont les enjeux de la gestion du personnel ?

La gestion du personnel ne se résume pas à l’accomplissement de tâches administratives. 

Elle répond également à trois enjeux majeurs :

• enjeu stratégique et économique : l’administration du personnel permet d’analyser efficacement la situation économique et sociale de l’entreprise, ce qui aide l’employeur à prendre des décisions éclairées ;

• enjeu légal  : la bonne réalisation des tâches administratives, juridiques et fiscales aide l’employeur à rester en conformité avec la loi et d’éviter des sanctions ;

• enjeu social : la bonne gestion du personnel accroît les performances des salariés et augmente leurs satisfactions.

Ces questions sont primordiales afin de garantir la pérennité de la société.

Pourquoi opter pour un logiciel de gestion du personnel ?

Optimiser les processus de l’entreprise

Le recours à un logiciel de gestion du personnel permet de rassembler toutes les informations et données relatives aux ressources humaines sur une seule et unique plateforme.

C’est une solution RH appréciée des entreprises, car elle sert à optimiser l’administration du personnel en standardisant ses procédures. 

Un tel dispositif aide à gagner en agilité et à réduire les erreurs, ce qui libère du temps pour le management des collaborateurs.

Automatiser pour gagner du temps

Une importante partie de l’administration du personnel peut être automatisée grâce à des solutions technologiques, dites outils SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). 

Ces logiciels permettent de réduire les coûts de l’entreprise en simplifiant les processus lourds et répétitifs comme :

• la paie ;

• l’organisation des plannings ;

• le contrôle des horaires ;  

• le suivi des absences et des demandes de congés ;

• le recrutement, etc. 

⚠️ Attention  : plus une structure grandit, plus la gestion du personnel se complexifie. Une mauvaise organisation peut entraîner un turnover élevé et nuire directement à la performance des salariés.

Sécuriser les données avec des outils conformes

Certains outils gratuits, comme Excel ou des modèles de plannings en ligne, peuvent aider à simplifier la gestion du personnel. Cependant, ils ne couvrent pas toujours les besoins spécifiques des entreprises, notamment en matière de protection des données des salariés.

Un logiciel SIRH peut faciliter la mise en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) en centralisant et sécurisant toutes les informations relatives aux salariés.

💡 Bon à savoir  : ce type d’outil est conçu pour répondre aux exigences fixées par la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). Toutefois, c’est de la responsabilité de l’employeur de veiller au respect des obligations légales concernant les données de ses collaborateurs (bonne application des procédures internes, droits d’accès, durée de conservation, confidentialité, etc.).

⚠️ Attention  : la loi interdit d’utiliser des algorithmes pour prédire la productivité des salariés ou d’employer des dispositifs biométriques pour contrôler l’accès aux locaux de l’entreprise.