Comment se déroule l’entretien préalable de licenciement ?

Un licenciement, ou la décision de mettre fin au contrat de travail d’un salarié, relève généralement unilatéralement de l’entreprise.  

Ce mode de rupture du contrat de travail est strictement encadré et doit respecter une procédure précise. Qu’elle soit justifiée par un motif personnel ou économique, l’initiative doit obligatoirement être précédée d’un entretien préalable au licenciement.

Cette étape permet à l’employeur comme au salarié de s’exprimer avant que la décision définitive de rompre le contrat ne soit adoptée.

Comment convoquer un salarié à un entretien préalable de licenciement ? Quelles sont les étapes à suivre et comment bien s’y préparer ? PayFit vous guide pas à pas.

L’entretien préalable de licenciement est-il obligatoire ?

La procédure de licenciement impose à tout employeur qui envisage de mettre fin au contrat de travail d’un salarié de se conformer à la législation en cours. Il est notamment dans l’obligation de convoquer le salarié à un entretien préalable dès lors que la rupture contractuelle repose sur un motif réel et sérieux, appuyé d’éléments objectifs.

L’entretien préalable au licenciement vise à instaurer un dialogue entre le responsable et le collaborateur, dans l’objectif de conduire à une éventuelle conciliation. Dans le meilleur des cas, cet échange peut éviter la fin de contrat de travail.

💡 Bon à savoir  : dans le cadre d’une procédure de licenciement économique, l’employeur peut être dispensé de réaliser ces entretiens. Cette exception s’applique lorsque l’entreprise licencie au moins 10 salariés sur une même période de 30 jours et si elle est dotée d’un CSE (Comité Social et Économique).

Comment convoquer le salarié à un entretien préalable de licenciement ?

La loi prévoit que la convocation à un entretien préalable de licenciement pour un travailleur doit obligatoirement se faire par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception, ou par remise de la lettre en main propre contre décharge.

Mentions obligatoires à faire figurer dans la lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement

Lorsque le responsable convoque le salarié à l’entretien, il doit veiller à ce que la lettre de convocation à l’entretien préalable contienne :

• l’objet de l’entretien ;

• la date et l’heure de l’entretien ;

• le lieu de l’entretien ;

• l’information selon laquelle le salarié peut se faire assister. La lettre de convocation doit renseigner l’adresse des services à laquelle le travailleur peut trouver la liste des conseillers du salarié, sous peine d’irrégularité de la procédure ;

• la signature de l’expéditeur, généralement l’employeur.

⚠️ Attention  : selon l’article L1235-2 du Code du travail, la convention doit faire mention du droit à l'assistance du salarié pendant l'entretien préalable au licenciement, sous peine d'une indemnité d'un mois de salaire due par l'employeur.

Délai de transmission de la lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement

L’employeur doit respecter différents délais de licenciement tout au long de la procédure : 5 jours ouvrables doivent s’écouler entre la présentation de la lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement ou sa remise en main propre, et la date de l’entretien. Ce laps de temps permet au collaborateur de se préparer à l’entretien et de réaliser les démarches pour se faire assister.

Si le délai entre la convocation et la date de l’entretien expire un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu’au jour de travail suivant.

Exemple : si la remise de la lettre au salarié a lieu un lundi, la durée de jours qui expire le samedi est étendue jusqu’au lundi de la semaine suivante. L’entretien ne pourra ainsi avoir lieu que le mardi.

⚠️ Attention  : le non-respect de ce délai constitue une irrégularité de procédure et peut conduire à une indemnité au bénéfice du salarié.

Les parties peuvent-elles se faire assister ou représenter durant l’entretien préalable au licenciement ?

Lors de l’entretien préalable au licenciement, chaque partie a le droit de se faire assister. Cependant, le recours à un avocat n’est pas autorisé.

Assistance et représentation du salarié

Pour se défendre lors de l’entretien préalable au licenciement, le salarié peut choisir d’être accompagné  :

• d’un membre du personnel de l’entreprise ;  

• ou d’un conseiller du salarié en l’absence d’institutions représentatives du personnel dans l’entreprise. Cette assistance fait l’objet d’une information au responsable en amont de l’entretien.

💡 Bon à savoir  : en principe, le salarié n’a pas le droit de se faire représenter pour ce type d’entretien. Mais une exception existe : si le travailleur est dans l’incapacité totale de se déplacer sur le lieu de l’entretien (en raison d’un accident ou de son état de santé), il peut se faire représenter par une personne tierce. Il doit cependant obtenir l’accord préalable de son employeur. 

Assistance et représentation de l’employeur

La Cour de cassation a admis la possibilité pour le responsable de se faire assister au cours de l’entretien préalable de licenciement sous certaines conditions :

• l’employeur ne peut être assisté que par une seule personne et cette dernière doit obligatoirement faire partie des effectifs de l’entreprise ;

• l’assistant de l’employeur ne doit pas avoir pour objet ou pour effet d’intimider le salarié.

⚠️ Attention  : l’assistance de l’employeur par un individu extérieur à l’entreprise (huissier, actionnaire, ancien membre du personnel) rend la procédure de licenciement irrégulière.

L’entretien préalable au licenciement est en principe assuré par l’employeur lui-même. Toutefois, ce dernier peut confier cette mission à un représentant de l’entreprise disposant des pouvoirs nécessaires (directeur de l’établissement, DRH ou responsable cadre).

💡 Bon à savoir : la délégation du pouvoir de licencier ne requiert pas obligatoirement la rédaction d’un document écrit. Elle peut être tacite et découler des fonctions du salarié.

Quelles sont les étapes de l’entretien préalable de licenciement ?

L’entretien préalable de licenciement vise à engager une discussion entre l’employeur et le collaborateur. 

Cet échange se déroule en deux étapes :

• dans un premier temps, l’employeur expose au salarié les motifs précis justifiant son souhait de procéder à un licenciement. Un licenciement sans cause réelle et sérieuse peut amener le salarié à saisir le Conseil de prud’hommes ;

• le salarié a ensuite l’opportunité de se défendre en apportant des explications, notamment en cas de procédure disciplinaire, avec une volonté de trouver une conciliation.

💡 Bon à savoir : le travailleur n’a aucune obligation de se rendre à l’entretien préalable de licenciement, et son refus de se présenter ne constitue pas une faute. Toutefois, son absence n’empêche pas la procédure de licenciement de se poursuivre.

Que se passe-t-il à l’issue de l’entretien préalable de licenciement ?

Délai de réflexion

Si l’employeur souhaite poursuivre la procédure à l’issue de l’entretien préalable, il doit notifier au collaborateur sa décision de le licencier au minimum 2 jours ouvrables après la tenue de l’entretien. Dans le cadre d’un licenciement pour motif économique, le délai de notification est de 7 jours ouvrables. 

Cette période entre l’entretien préalable et l’annonce du licenciement permet à l’employeur de prendre du recul suite aux éventuelles explications recueillies auprès de son collaborateur lors de la discussion.

Envoi de la lettre de licenciement

La lettre de licenciement doit mentionner les motifs de licenciement justifiant le départ du salarié. Il s’agit de faits objectifs, précis et vérifiables. Ce message écrit obligatoirement doit être daté et signé par l’employeur ou son représentant.

⚠️ Attention : la signature de la lettre de notification du licenciement par une personne non habilitée (conjoint, avocat, individu extérieur à l’entreprise) prive le licenciement de cause réelle et sérieuse.

La lettre de notification du licenciement au salarié doit être transmise en recommandé avec accusé de réception ou être remise en main propre contre décharge attestant de la bonne réception.

À la réception de la lettre de licenciement, le salarié doit réaliser son préavis en dehors des cas suivants :

• dispense écrite de l’employeur ;

• cas de force majeure ou impossibilité pour le travailleur d’effectuer son préavis ;

• licenciement pour inaptitude.