Comment se déroule l’entretien préalable de licenciement ?

Le licenciement est un mode de rupture du contrat de travail qui repose sur la décision unilatérale de l’employeur. Si ce dernier envisage de licencier un salarié, quel qu’en soit le motif, il doit obligatoirement mettre en place un entretien préalable au licenciement. 

Comment convoquer un salarié à un entretien préalable de licenciement ? Comment chaque partie doit appréhender cette rencontre ? Quel est le délai légal pour procéder suite à l'entretien ? PayFit vous explique.

L’entretien préalable de licenciement est-il obligatoire ?

La procédure de licenciement prévoit que tout employeur qui souhaite mettre fin au contrat de travail d’un salarié en raison d’un motif réel et sérieux, autrement dit, reposant sur des éléments objectifs et justifiant une rupture contractuelle, doit obligatoirement convoquer le salarié à un entretien préalable. 

Obligatoire, cet entretien préalable au licenciement vise à instaurer un dialogue entre le responsable et le collaborateur, dans l’objectif de conduire à une éventuelle conciliation. Dans le meilleur des cas, le dialogue permet d’éviter la fin de contrat.

💡 Bon à savoir : dans le cadre d'une procédure de licenciement économique, l'employeur est dispensé de réaliser ces entretiens s'il licencie au moins 10 salariés sur une période de 30 jours et si l'entreprise est dotée d'un CSE (Comité Social et Économique).

Comment convoquer le salarié à un entretien préalable de licenciement ?

La loi prévoit que la convocation à un entretien préalable de licenciement pour un travailleur doit obligatoirement se faire par l'envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception, ou par remise de la lettre en main propre contre décharge attestant de la bonne réception.

Contenu de la lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement

Lorsque le responsable convoque le salarié à l’entretien, il doit veiller à ce que la lettre de convocation à l’entretien préalable contienne : 

• la date et l’heure de l’entretien ;

• le lieu de l’entretien ;

• l’information au salarié qu’il dispose de la possibilité de se faire assister. La lettre de convocation renseigne nécessairement l’adresse des services permettant au travailleur d’accéder à la liste des conseillers du salarié, sous peine d’irrégularité de la procédure ;

• la signature de l’expéditeur, généralement l’employeur.

💡 Bon à savoir : une indemnité égale à 1 mois de salaire peut être due par l’employeur si la lettre de convocation ne précise pas que le salarié dispose d’un droit à l’assistance pendant l'entretien préalable au licenciement.

Délai de transmission de la lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement

L'employeur doit respecter différents délais de licenciement tout au long de la procédure : 5 jours ouvrables doivent s’écouler entre la présentation de la lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement ou sa remise en main propre, et la date de l’entretien. Ce délai permet au collaborateur de se préparer à l’entretien.

Si le délai entre la convocation et la date de l’entretien expire un samedi, un dimanche, un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu’au jour de travail suivant.

Exemple : si la remise de la lettre au salarié a lieu un lundi, le délai qui expire le samedi est prolongé jusqu’au lundi de la semaine suivante. L’entretien ne pourra ainsi avoir lieu que le mardi.

Les parties peuvent-elles se faire assister ou représenter durant l’entretien préalable au licenciement ?

Chaque partie d’un entretien préalable au licenciement dispose du droit de se faire assister lors de l’échange. Toutefois, aucune ne peut avoir recours au service d’un avocat.

Assistance du salarié

Pour ce type d’entretien, le salarié n’a pas le droit de se faire représenter. Par exception, la représentation par une personne tierce peut être admise si le travailleur est dans l'incapacité totale de se déplacer sur le lieu de l’entretien en raison d’un accident ou de son état de santé. Dans une telle hypothèse, la représentation du salarié requiert obligatoirement l’accord de l’employeur. 

En revanche, le travailleur dispose de la possibilité de se faire assister lors de cet entretien. Ainsi, il peut décider de se faire assister par :

• une personne appartenant au personnel de l’entreprise ; 

• en l’absence d’institutions représentatives du personnel dans l’entreprise, par un conseiller du salarié. Cette assistance fait l’objet d’une information au responsable en amont de l’entretien.

Représentation et assistance de l’employeur

L’entretien préalable au licenciement est en principe assuré par l’employeur. Toutefois, ce dernier peut choisir un représentant appartenant à l’entreprise et disposant des pouvoirs nécessaires. Il s’agit par exemple du directeur d'établissement, du DRH ou d’un responsable cadre.

💡 Bon à savoir : la délégation du pouvoir de licencier ne nécessite pas obligatoirement la rédaction d’un document écrit. Elle peut être tacite et découler des fonctions du salarié. 

Par ailleurs, la Cour de cassation a admis la possibilité pour le responsable de se faire assister au cours de l’entretien préalable de licenciement sous certaines conditions : 

• l’employeur ne peut être assisté que par une seule personne qui appartient obligatoirement aux effectifs de l’entreprise ;

• l’assistant de l’employeur ne doit pas avoir pour objet ou pour effet d’intimider le salarié.

💡 Bon à savoir : l’assistance de l’employeur par un individu extérieur à l'entreprise (huissier, actionnaire, ancien membre du personnel) rend la procédure de licenciement irrégulière.

Quelles sont les étapes de l’entretien préalable de licenciement ?

L’entretien préalable de licenciement vise à engager une discussion entre l’employeur et le collaborateur. Cet échange se déroule en deux étapes : 

• dans un premier temps, l’employeur expose au salarié précisément les motifs justifiant qu’il envisage son licenciement ;

• le salarié a ensuite l’opportunité d’apporter des explications, avec une volonté de trouver une conciliation.

💡 Bon à savoir : le travailleur n’a aucune obligation de se rendre à l’entretien préalable de licenciement, et son refus de se présenter ne constitue pas une faute. Toutefois, son absence n’a aucune incidence sur la poursuite de la procédure de licenciement.

Que se passe-t-il à l’issue de l’entretien préalable de licenciement ?

L’employeur qui souhaite poursuivre la procédure à l’issue de l’entretien préalable doit notifier au salarié sa décision de le licencier au plus tôt 2 jours ouvrables après l’entretien. Dans le cadre d’un licenciement pour motif économique, le délai de notification est de 7 jours ouvrables. Ce délai entre l’entretien préalable et la notification du licenciement permet à l’employeur de prendre du recul sur les éventuelles explications du collaborateur recueillies lors de la discussion.

La lettre de licenciement doit mentionner les motifs de licenciement justifiant le départ du salarié. Il s’agit de faits objectifs, précis et vérifiables. Ce message écrit doit être daté et signé par l’employeur ou son représentant.

💡 Bon à savoir : la signature de la lettre de notification du licenciement par une personne non habilitée à le faire (conjoint, avocat, individu extérieur à l'entreprise) prive le licenciement de cause réelle et sérieuse.

La transmission de la lettre de notification du licenciement au salarié doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception, ou remise de la lettre en main propre contre décharge, attestation de la bonne réception.