Comment procéder à la comptabilisation de la gratification des stagiaires ?

En tant qu’employeur, il peut arriver que vous décidiez de recruter des stagiaires afin d’avoir un soutien et de pouvoir former un étudiant pendant une certaine période. 

Celui-ci n’est pas considéré comme un salarié puisqu’il n’est pas lié par un contrat de travail avec l’entreprise, mais par une convention de stage. Cependant, comme un salarié, le stagiaire pourra bénéficier d’une rémunération appelée gratification de stage. Cette gratification est obligatoire au-delà de 2 mois de stage et peut dans certains cas être soumise à cotisations.

Si vous décidez de verser une rémunération au stagiaire, sa comptabilisation devra figurer dans les documents comptables, ce qui signifie que vous devrez procéder à l’enregistrement comptable de la gratification des stagiaires. 

Pourquoi comptabiliser la gratification d’un stagiaire ? 

Lors du recrutement d'un stagiaire, la gratification de stage est obligatoire lorsque la durée du stage dépasse 2 mois, consécutifs ou non, au cours de la même année d'enseignement.

En principe, vous fixez librement le montant de la gratification, mais elle ne peut pas descendre en dessous du montant de la gratification minimale légale. Celle-ci correspond à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (PHSS). En 2026, le PHSS s'élève à 30 €, ce qui porte la gratification minimale à 4,50 € par heure de stage effectuée, soit environ 682,52 € par mois pour un stagiaire à temps plein (151,67 heures).

Vous êtes exonéré de cotisations sociales lorsque la gratification versée correspond exactement à ce montant minimal. Si vous choisissez de verser une gratification supérieure, seule la part qui excède le minimum légal est alors soumise à cotisations et contributions sociales.

Par conséquent, à la clôture de l'exercice comptable, il est important de retranscrire ces flux financiers dans des comptes comptables distincts, à la fois pour la part de la gratification soumise à cotisations et pour la part qui en est exonérée.

💡 Bon à savoir : lorsque le stage a une durée inférieure à 2 mois et que vous décidez tout de même de gratifier le stagiaire, celui-ci reste exonéré de cotisations sociales si la gratification est égale à 4,50 € par heure de stage effectuée. Au-delà de ce montant, la gratification de stage est soumise à cotisations et contributions sociales.

Comment calculer le montant de la gratification à comptabiliser ?

Pour déterminer le montant à inscrire dans vos comptes, vous devez d'abord calculer le nombre d'heures de présence effective du stagiaire sur la période concernée. La gratification minimale se calcule ensuite en multipliant ce nombre d'heures par le taux horaire de 4,50 €.

Prenons l'exemple d'un stagiaire présent 130 heures au cours du mois. Si vous lui versez la gratification minimale, le montant s'élève à 585 € (130 × 4,50 €), intégralement exonéré de cotisations sociales. Si vous décidez de lui verser 700 € pour ce même mois, seuls 115 € (700 - 585 €) sont alors soumis à cotisations et contributions sociales, le reste demeurant exonéré.

👉 À noter : le taux horaire de la gratification doit obligatoirement figurer dans la convention de stage, tout comme le mode de calcul retenu, heures réellement effectuées chaque mois ou montant lissé sur la durée totale du stage.

Que se passe-t-il si la gratification dépasse le minimum légal ?

Lorsque la gratification versée dépasse le montant minimal légal, la fraction excédentaire change de nature comptable et sociale. Elle est alors traitée comme une rémunération à part entière et soumise aux cotisations et contributions sociales habituelles, y compris la CSG et la CRDS.

Cette part excédentaire doit également apparaître dans le montant net social du stagiaire, une donnée qui doit figurer sur son document de rémunération et être transmise via la Déclaration Sociale Nominative (DSN) dès que le stage dépasse 2 mois.

⚠️ Attention : au-delà du minimum légal, vous devez remettre au stagiaire un document reprenant le nombre d'heures réalisées, les sommes perçues et les cotisations sociales prélevées, à l'image d'un bulletin de paie simplifié.

Quels sont les comptes comptables pour la gratification des stagiaires ? 

La gratification d'un stagiaire se comptabilise au débit du compte 6238 « Divers - Gratification stagiaire » et au crédit du compte 467 « Autres comptes débiteurs ou créditeurs ». Cette écriture enregistre la charge supportée par l'entreprise et la somme due au stagiaire.

La comptabilisation de la gratification des stagiaires peut se faire dans différents comptes comptables selon que la gratification est soumise à cotisations ou non, et selon qu'elle est obligatoire ou facultative. Cette distinction est essentielle pour refléter fidèlement, dans votre comptabilité, la nature exacte de chaque flux financier versé au stagiaire. La part excédant le minimum légal relève des mêmes règles que les cotisations sociales appliquées aux salariés classiques.

La comptabilisation de la gratification non soumise à cotisations sociales devra figurer dans le compte 648 intitulé « Autres charges de personnel ». 

Comment comptabiliser la gratification d’un stagiaire ? 

Pour comptabiliser la gratification de vos stagiaires, il est important de déterminer avant tout si c’est une gratification obligatoire ou bien facultative. Cela permettra de savoir si la gratification est soumise à cotisations sociales. 

Voici plusieurs exemples de transcription d’écritures comptables de comptabilisation de la gratification des stagiaires. 

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