¿Un plan de recursos humanos, cómo elaborarlo?

El crecimiento empresarial es siempre una buena noticia, pero puede convertirse en un desafío si no se planifican adecuadamente los recursos necesarios para responder a la nueva demanda. Entre estos recursos, el personal es uno de los más críticos para evitar que la carga de trabajo supere la capacidad de la organización

Sin embargo, el proceso de selección de nuevos empleados puede ser más lento de lo previsto, especialmente para ciertos perfiles especializados. Por ello, es fundamental elaborar tanto un capacity plan (o plan de capacidad en español) como un plan de contratación.

Estos planes no solo deben contemplar cuántas incorporaciones serán necesarias en un periodo determinado, sino también estimar cuántos reclutadores y especialistas en adquisición de talento serán indispensables para alcanzar los objetivos de contratación.

¿Qué es el plan de recursos humanos o plan de contratación?

1. Diseñar un plan de contratación o plan de recursos humanos.

El plan de previsión de recursos humanos consiste en identificar, por departamento, las posiciones que será necesario cubrir en un periodo determinado. Por ejemplo, cuántos nuevos integrantes requerirá el equipo de ventas o el área tecnológica, desglosando las necesidades según nivel de experiencia y funciones específicas.

Pero, ¿cómo se elabora un plan estratégico de recursos humanos? El primer paso es comprender en profundidad las necesidades actuales y futuras del negocio. Para ello, es fundamental trabajar de la mano con los managers y la dirección, ya que el área de recursos humanos debe estar alineada con la estrategia global de la empresa.

La colaboración interdepartamental es clave: solo así se pueden detectar las necesidades reales de cada área y planificar de forma eficiente.

Además, el plan de recursos humanos debe estar estrechamente vinculado a los presupuestos anuales de la compañía y de cada departamento, ya que la incorporación de nuevo personal implica costes que deben ser previstos con la mayor precisión posible.

Una vez identificadas las necesidades y validado el presupuesto de cada área, es momento de construir el plan de recursos humanos.

Es importante destacar que elaborar este plan no significa que todas las contrataciones deban realizarse de inmediato. Puede haber picos de demanda en determinados meses —como un proyecto especial en septiembre— y es indispensable anticipar estas situaciones para evitar imprevistos y responder con agilidad.

Por ejemplo, en el sector retail, el plan de recursos humanos debe contemplar la incorporación de personal extra para las temporadas de rebajas (julio y enero) o durante la campaña navideña.

En resumen, cuanto mayor sea la anticipación y el nivel de detalle del plan, mejor será la capacidad de la empresa para gestionar su crecimiento y adaptarse a los cambios del mercado.

¿Por qué es importante tener un plan de recursos humanos en tu empresa?

• Alinea el talento con los objetivos estratégicos de la empresa, asegurando que las personas adecuadas ocupen los puestos clave en el momento oportuno.

• Previene la escasez o exceso de personal, optimizando el uso de recursos y evitando desequilibrios que puedan afectar la operación.

• Mejora la productividad al contar con equipos capacitados, motivados y comprometidos con los objetivos del negocio.

• Reduce costes asociados a la rotación, la contratación urgente y la formación improvisada.

• Facilita la adaptación a cambios en el mercado, permitiendo responder de forma ágil ante nuevas demandas o retos organizativos.

• Promueve el desarrollo profesional y la retención de talento, creando oportunidades de crecimiento y fidelizando a los empleados.

• Contribuye a un ambiente laboral saludable y fortalece la cultura organizacional, elementos clave para el compromiso y el bienestar del equipo.

En definitiva, un plan de recursos humanos bien diseñado es fundamental para el éxito, la competitividad y la sostenibilidad de cualquier empresa, ya que permite anticipar necesidades, optimizar procesos y potenciar el talento.

 ¿Qué elementos debe incluir un plan de recursos humanos?

Un plan de recursos humanos debe contemplar, como mínimo:

• Análisis de la situación actual: Evaluación de la plantilla, habilidades existentes y necesidades presentes.

• Proyección de necesidades futuras: Estimación de los puestos y competencias requeridas a corto, medio y largo plazo.

• Plan de contratación: Estrategias para atraer y seleccionar el talento necesario.

• Plan de formación y desarrollo: Acciones para mejorar habilidades, promover el crecimiento profesional y preparar a los empleados para nuevos retos.

• Gestión del desempeño: Métodos para evaluar, reconocer y mejorar el rendimiento.

• Retención y motivación: Estrategias para mantener el compromiso y la satisfacción del equipo.

• Presupuesto: Asignación de recursos económicos para cada acción prevista.

• Políticas de diversidad, equidad e inclusión: Lineamientos para fomentar un entorno laboral justo y diverso.

¿Y en qué consiste el capacity plan?

2. Capacity plan

El capacity plan es fundamental para garantizar que el equipo de selección cuente con los recursos suficientes para cubrir todas las necesidades de contratación de la empresa.

Este plan no solo contempla el número de incorporaciones previstas, sino que también incluye estimaciones sobre la rotación de personal y los tiempos de contratación para cada puesto. Anticipar estos factores ayuda a evitar cuellos de botella y a mantener el ritmo de crecimiento de la empresa sin sobrecargar al equipo de selección.

A menudo, los departamentos se enfrentan al reto de no tener suficiente personal para alcanzar sus objetivos. Sin embargo, presionar al equipo de selección sin una planificación previa solo genera retrasos y frustraciones. Por eso, el capacity plan debe elaborarse antes de poner en marcha el plan de contratación, ya que de él depende saber cuántos técnicos de selección y recursos adicionales serán necesarios para cumplir los objetivos anuales.

El capacity plan debería contemplar los siguientes aspectos clave:

1. Equipo de técnicos de selección

• ¿Cuántos profesionales de selección serán necesarios para cubrir todos los perfiles previstos?

• ¿Qué especialización debe tener cada miembro del equipo?

• Define claramente el tamaño y la composición del equipo de selección: estas contrataciones serán estratégicas para el éxito de todo el proceso.

2. Posibilidad de externalización

• Evalúa si es conveniente recurrir a empresas externas especializadas en captación de talento, especialmente para perfiles difíciles de encontrar, como los tecnológicos.

• Determina qué proveedores o agencias son los más adecuados para apoyar la cobertura de vacantes clave.

3. Herramientas y tecnología

• Define en qué plataformas publicarás las ofertas de empleo.

• Elige las herramientas para la búsqueda activa de candidatos (headhunting) y los canales de comunicación.

• Especifica cómo se llevarán a cabo las entrevistas (presencial, remoto, híbrido) y qué sistemas de evaluación de candidatos utilizarás.

• Contar con las herramientas adecuadas es esencial para evitar retrasos o errores en el proceso de selección.

¿Quién se encarga de elaborar los capacity plan y plan de contratación?

La elaboración del capacity plan y del plan de contratación suele ser responsabilidad del área de Recursos Humanos, en estrecha colaboración con otros departamentos clave de la empresa. Aquí te detallo cómo suele organizarse este proceso:

Responsables del capacity plan y plan de contratación

1. Equipo de Recursos Humanos (RRHH):

• Generalmente lidera la creación y coordinación de ambos planes.

• Analiza datos internos (rotación, cargas de trabajo, previsiones de crecimiento) y formula propuestas alineadas a la estrategia de la empresa.

2. Managers y responsables de departamento:

• Aportan información esencial sobre las necesidades específicas de cada área (nuevos proyectos, picos de demanda, competencias requeridas, reemplazos, etc.).

• Participan activamente en la definición de perfiles y prioridades de contratación.

3. Dirección o comité ejecutivo:

• Valida los planes propuestos, asegura la alineación con la estrategia global y aprueba los presupuestos necesarios para ejecutar las contrataciones.

4. En empresas grandes: Puede existir un área especializada de Planificación de Recursos Humanos o Talent Acquisition, que se encarga de diseñar y supervisar estos planes.

¿Cuál es la finalidad de un plan de recursos humanos?

Su objetivo principal es asegurar que la empresa cuente con el talento adecuado, en el momento oportuno y en las condiciones necesarias para alcanzar sus metas estratégicas. Permite anticipar necesidades, optimizar recursos, mejorar la gestión del personal y contribuir al logro de los objetivos organizacionales.

En definitiva, un plan de recursos humanos bien estructurado es una herramienta estratégica que permite anticipar y cubrir las necesidades de talento de la empresa, optimizar la gestión del personal y contribuir al logro de los objetivos organizacionales. Este tipo de planificación facilita la toma de decisiones informadas, promueve el desarrollo profesional, mejora la productividad y fortalece la cultura y el clima laboral.

Contar con soluciones tecnológicas como PayFit potencia aún más estos beneficios, ya que automatiza y simplifica la gestión de nóminas y procesos de RRHH, reduciendo errores y ahorrando tiempo valioso. De esta forma, el equipo de recursos humanos puede enfocarse en tareas de mayor valor añadido, como la atracción, retención y desarrollo del talento, asegurando así el crecimiento sostenible y el éxito a largo plazo de la empresa.

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