Pourquoi et comment rédiger un cahier des charges SIRH ?

Les tâches opérationnelles de gestion des ressources humaines mobilisent du temps et de nombreux moyens, ce qui en fait un véritable enjeu d’efficacité pour les entreprises. Face à cette réalité, la digitalisation apparaît comme une réponse pertinente pour automatiser les processus et gagner en performance. 

Toutefois, pour que l'intégration d'un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) soit réellement bénéfique, il est essentiel de bien identifier les besoins spécifiques de l'organisation et de définir des objectifs précis. Cela passe par la rédaction d’un cahier des charges structuré et adapté.

Qu’est ce qu’un SIRH et comment choisir son prestataire ? Pourquoi rédiger un cahier des charges SIRH, et que doit-il contenir ? PayFit vous explique.

Qu’est ce qu’un SIRH ?

Le SIRH ou système d’information des ressources humaines, est l’ensemble des logiciels et outils permettant aux responsables des RH (Ressources Humaines) d’organiser la gestion du personnel.

Les logiciels et outils SIRH utilisés au sein de l’entreprise contribuent significativement à améliorer l’efficacité opérationnelle. En automatisant des tâches répétitives, chronophages et à forte charge administrative, ils allègent considérablement le travail des services RH et de l’employeur. Le SIRH centralise l’ensemble des données et des fonctionnalités nécessaires à la gestion des ressources humaines, permettant ainsi de piloter, depuis une seule et même plateforme, tous les volets RH : paie, gestion des temps, recrutement, formation, etc.

Le choix du ou des logiciels SIRH est donc stratégique. Il doit être en parfaite adéquation avec les besoins spécifiques de l’entreprise, qu’il s’agisse de la gestion de la paie, de l’organisation du travail, du suivi des carrières, ou encore de l’acquisition de nouveaux talents. Une analyse approfondie des attentes et des contraintes internes est indispensable pour garantir une solution efficace, évolutive et durable.

Si votre entreprise dispose des compétences techniques et des ressources nécessaires, il est envisageable de développer et de déployer en interne un outil personnalisé, intégrant des outils SIRH spécifiquement conçus selon vos processus et besoins. Toutefois, cette option reste rare : la plupart des entreprises choisissent de s’appuyer sur l’expertise de prestataires spécialisés, afin de bénéficier de solutions éprouvées, évolutives et rapidement opérationnelles.

Quelle que soit l’approche retenue, développement interne ou externalisation, la rédaction d’un cahier des charges SIRH constitue une étape indispensable. Ce document formalise les besoins fonctionnels, les attentes métiers, les contraintes techniques et les objectifs visés. Il sert de socle à toute consultation, sélection ou développement de solution, et garantit ainsi un alignement optimal entre la solution mise en place et les réalités de l’entreprise.

À quoi sert un cahier des charges SIRH ?

Si vous envisagez de mettre en place un SIRH au sein de votre entreprise, de nombreuses solutions sont proposées par des éditeurs spécialisés. Sans une identification précise et préalable de vos besoins en gestion du personnel, il reste toutefois difficile, voire impossible, d’évaluer la pertinence et l’adéquation des solutions disponibles sur le marché.

C’est précisément à cela que sert le cahier des charges SIRH : il permet de recenser vos besoins, de formuler vos exigences en matière de fonctionnalités, de couverture fonctionnelle et de niveau de qualité attendu. Ce document définit les objectifs du projet, détaille les attentes métiers et constitue la base de dialogue entre votre entreprise et les prestataires.

Avant de rédiger ce cahier des charges, il est fortement recommandé de réaliser un audit RH. Cette démarche, menée en collaboration avec les responsables des ressources humaines ou, à défaut, avec les personnes en charge des tâches administratives et opérationnelles RH, permet d’établir un état des lieux. L’audit vise à identifier les outils déjà en place, leurs limites, les manques fonctionnels et les axes d'amélioration.

Une fois établi, le cahier des charges SIRH sera le document de référence pour évaluer la qualité des solutions SIRH qui vous sont proposées. 

Ce document ne s’adresse pas uniquement à votre équipe projet : il est également un outil de communication destiné aux prestataires. Il leur permet de comprendre vos attentes et de déterminer s’ils sont en mesure d’y répondre efficacement, en vous proposant une solution adaptée.

Que doit contenir un cahier des charges SIRH ?

Pour être véritablement utile, le cahier des charges SIRH doit être aussi complet que possible. En sa qualité de document contractuel, son élaboration devra se faire avec attention pour éviter les malentendus et les litiges avec le fournisseur après l’installation du SIRH.

💡 Bon à savoir : il est possible de trouver un exemple de cahier des charges SIRH en ligne.

D’une manière générale, un cahier des charges comprend à minima les rubriques suivantes. 

Contexte : déterminer le problème

Dans cette partie, il est attendu de décrire son entreprise et notamment le fonctionnement actuel des ressources humaines (et du système d’information existant s’il y en a un). L’objectif est de dresser un état des lieux du fonctionnement RH actuel afin de mettre en lumière les limites ou les dysfonctionnements observés. Par exemple : tâches manuelles chronophages, double saisie d’informations, manque de visibilité sur les données RH, erreurs fréquentes, ou absence de centralisation des informations

Il est également important d’indiquer à quel moment le besoin de modernisation a émergé, dans quel contexte (croissance de l’entreprise, évolution réglementaire, réorganisation interne…) et pour quelles raisons (gain de temps, amélioration de la fiabilité des données, besoin de pilotage RH, conformité, etc.).

Cette section permet ainsi de justifier clairement l’intérêt d’un projet SIRH et d’en poser les fondations.

Objectif et enjeux du projet : fixer des attentes

Cette partie vise à présenter le résultat attendu suite à la mise en place du SIRH : quelle est la performance espérée ? Quelles sont les améliorations attendues ?

Ces objectifs peuvent être rester généraux, mais il est conseillé de les décliner par fonction RH. 

➡️ Pour l’organisation du travail

• l’amélioration des capacités et de la précision du suivi des heures et des présences ;

• l’optimisation des horaires en mettant l'accent sur la conformité et la distribution immédiate aux employés.

➡️ Pour le recrutement

• l’amélioration de la capacité à atteindre de grands bassins de candidats avec les nouvelles offres d'emploi ;

• la capacité à appliquer rapidement des critères de sélection différents à un certain nombre de candidatures ;

• l’accessibilité mobile permettant un onboarding plus efficace.

➡️ Pour la gestion de la paie

• la réduction des erreurs dans les systèmes de paie et les bases de données d'informations sur les employés ;

• faciliter la distribution et l’échange de documents professionnels à jour concernant les politiques et les procédures de l'entreprise ;

• l’habilitation des employés à modifier directement les informations sur les prestations au fur et à mesure des changements.

⚠️ Attention : il est essentiel d’aborder la mise en place d’un SIRH avec pragmatisme, car il serait une erreur d’investir dans des technologies fondées sur des attentes surestimées. Il convient en ce sens de fixer des objectifs sans supposer que le système résoudra tous les problèmes RH de votre entreprise. Pour cela, il est fortement conseillé d’identifier et communiquer les contraintes techniques existant dans votre entreprise. 

Définir le périmètre d’intervention : prestation visée

Cette partie vise à lister les fonctionnalités RH qui répondront à vos objectifs fixés précédemment. Que voulez-vous exactement ? Souhaitez-vous digitaliser l’ensemble de la gestion du personnel ? Ou simplement vous concentrer sur l’automatisation de la paie ou le recrutement par exemple ?

Enveloppe budgétaire : fixer un montant

La définition d’un budget prévisionnel est une étape essentielle dans le processus de digitalisation des RH. Il est important de communiquer clairement aux prestataires les contraintes budgétaires de votre entreprise, afin qu’ils puissent proposer des solutions adaptées, techniquement viables et financièrement réalistes.

Délais : date de réalisation attendue

Veillez à fixer une date à laquelle le produit SIRH sera exploitable. Celle-ci permettra aux prestataires de déterminer un calendrier d’installation/déploiement et d’organiser la formation des utilisateurs.

💡 Bon à savoir  : vous pouvez nommer un responsable SIRH pour accompagner la mise en place du système d’information et veiller à son bon fonctionnement au quotidien.

Quels critères pour le choix d’un prestataire ?

Il existe dans le marché de nombreux prestataires proposant des logiciels SIRH. C’est pourquoi il est nécessaire de s’informer sur ces offres et leurs responsables : quelle est la technologie utilisée ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ?

💡 Bon à savoir  : au cours de cette étape d’étude du marché, vous pouvez faire appel à des fournisseurs ou à des consultants.

Le but est de créer une liste d'entreprises expertes dans la mise en œuvre de systèmes RH, et rencontrer leurs représentants pour vérifier que :

• les fonctionnalités répondent aux besoins listés dans le cahier des charges SIRH ;

• le prix de l'outil proposé est compris dans votre enveloppe budgétaire ;

• la sécurité et les accréditations obtenues (avec un accent particulier mis sur le RGPD et la mise en conformité automatique) ;

• l’existence de témoignages et des références de réussite ;  

• les conditions de soutien technique lors de la mise en œuvre du système et la qualité de l’assistance technique par la suite.

💡 Bon à savoir  : la plupart des éditeurs de logiciels de gestion du personnel proposent des démonstrations gratuites où vous et votre équipe pouvez voir le logiciel en action, avec des scénarios très similaires à ceux de votre entreprise. Ces démonstrations sont l’occasion idéale pour vous et votre équipe de découvrir le logiciel en conditions réelles, à travers des scénarios proches de ceux que vous rencontrez au quotidien dans votre entreprise.