Pourquoi et comment rédiger un cahier des charges SIRH ?

Les tâches opérationnelles de gestion des ressources humaines sont longues et coûteuses. De plus en plus d’entreprises constatent que la digitalisation peut être la solution. Toutefois, pour mettre en place de nouvelles solutions technologiques adaptées il est nécéssaire d'identifier ses besoins et fixer des objectifs concrets : vous devez rédiger un cahier des charges SIRH.

Qu’est ce qu’un SIRH ? Pourquoi rédiger un cahier des charges SIRH ? Que doit-il contenir ? Comment choisir son prestataire SIRH ? PayFit vous explique.

Qu’est ce qu’un SIRH ?

Le SIRH ou système d’information des ressources humaines, est l’ensemble des logiciels et outils permettant aux responsables des RH d’organiser la gestion du personnel.   

Les différents logiciels et outils SIRH de l’entreprise permettent des gains d’efficacité, en automatisant des tâches chronoghages et lourdement administratives qui encombrent l’employeur. Le SIRH, en rassemblant toutes les informations utilisées par ces outils, permet de gérer depuis une même plateforme l’ensemble des fonctions des ressources humaines. 

Le choix du ou des logiciels SIRH est clé, car il doit être adapté à vos besoins en matière de gestion de la paie, d’organisation du travail, de recrutement du personnel, etc. 

Si vous avez les ressources nécessaires, il est possible de développer et mettre en place en interne un SIRH avec des outils SIRH uniques et propres à votre entreprise. Cependant, la majorité des entreprises ne disposent pas de telles ressources, et préfèrent faire appel à des prestataires externes experts.  Pour ce faire, la rédaction d’un cahier des charges SIRH est la première étape. 

À quoi sert un cahier des charges SIRH ?

Si vous souhaitez mettre en place un SIRH dans votre entreprise, il existe plusieurs éditeurs de logiciels qui proposent des solutions susceptibles de vous intéresser. Cependant, sans identifier préalablement vos besoins en gestion du personnel, il est impossible d’évaluer l’adaptation des solutions SIRH du marché à votre entreprise. 

L’objectif du cahier des charges SIRH est précisément de lister ces besoins et vos exigences en matière de fonctionnalité, ampleur et qualité des solutions recherchées. Ce cahier va décrire pour l’essentiel l’objectif poursuivi par votre projet et va détailler vos attentes.

Il est conseillé de faire un audit RH afin définir les besoins en SIRH de votre entreprise avec les responsables des ressources humaines ou à défaut, après consultation du personnel chargé des tâches opérationnelles des RH. Cet audit devra faire un état des lieux pour identifier les outils dont vous disposez déjà, et leurs carences éventuelles.

Une fois établi, le cahier des charges SIRH sera le document de référence pour évaluer la qualité des solutions SIRH qui vous sont proposées. 

Par ailleurs, ce cahier des charges n’est pas que pour vous : il indique également aux différents prestataires ce que vous cherchez. Il permet ainsi aux fournisseurs de solutions SIRH de connaître les fonctionnalités que vous recherchez, et de se positionner s’ils estiment pouvoir répondre à vos objectifs. 

Que doit contenir un cahier des charges SIRH ?

Pour être véritablement utile, le cahier des charges SIRH doit être aussi complet que possible. Étant un document contractuel, son élaboration devra se faire avec attention pour éviter les malentendus et les litiges avec le fournisseur après l’installation du SIRH.

💡 Bon à savoir : il est possible de trouver un exemple de cahier des charges SIRH en ligne.

Généralement, un cahier des charges comprend à minima les rubriques suivantes.

Contexte : déterminer le problème

Dans cette partie, il est attendu de décrire son entreprise et notamment le fonctionnement actuel des ressources humaines (et du système d’information existant s’il y en a un). Il faudra également expliquer quand, pourquoi et comment le besoin d’une nouvelle gestion ou un outil SIRH spécifique a été identifié.  

Objectif et enjeux du projet : fixer des attentes

Cette partie vise à présenter le résultat attendu suite à la mise en place du SIRH : quelle est la performance espérée ? quelles sont les améliorations attendues ? 

Ces objectifs peuvent être globaux,  mais il est conseillé de les décliner par fonction RH.

➡️ Pour l’organisation du travail

• l’amélioration des capacités et de la précision du suivi des heures et des présences ;

• l’optimisation des horaires en mettant l'accent sur la conformité et la distribution immédiate aux employés.

➡️ Pour le recrutement

• l’amélioration de la capacité à atteindre de grands bassins de candidats avec les nouvelles offres d'emploi ;

• la capacité à appliquer rapidement des critères de sélection différents à un certain nombre de candidatures ;

• l’accessibilité mobile permettant un onboarding plus efficace.

➡️ Pour la gestion de la paie

• réduction des erreurs dans les systèmes de paie et les bases de données d'informations sur les employés ;

• faciliter la distribution et l’échange de documents professionnels à jour concernant les politiques et les procédures de l'entreprise ;

• l’habilitation des employés à modifier directement les informations sur les prestations au fur et à mesure des changements.

⚠️ Attention : ça serait une erreur d’investir dans des technologies basées sur des attentes surestimées. Il faut fixer des objectifs sans supposer que le système résoudra tous les problèmes RH de votre entreprise. Pour cela, il est fortement conseillé d’identifier et communiquer les contraintes techniques existant dans votre entreprise. 

Définir le périmètre d’intervention : prestation visée

Cette partie vise à lister les fonctionnalités RH qui vont répondre à vos objectifs fixés précédemment. Que voulez-vous exactement ? Souhaitez-vous digitaliser l’ensemble de la gestion du personnel ? Ou alors vous concentrer sur l’automatisation de la paie ou le recrutement par exemple ?

Enveloppe budgétaire : fixer un montant

Il est important de fixer et communiquer aux prestataires intéressés vos contraintes budgétaires.

Délais : date de réalisation attendue

Il est important de fixer une date à laquelle le produit SIRH sera exploitable. Celle-ci permettra aux prestataires de déterminer un calendrier d’installation/déploiement et d’organiser la formation des utilisateurs.

💡 Bon à savoir : vous pouvez nommer un responsable SIRH pour accompagner la mise en place du système d’information et veiller à son bon fonctionnement au quotidien.

Quels critères pour le choix d’un prestataire ? 

Il existe dans le marché de nombreux prestataires proposant des logiciels SIRH. C’est pourquoi il est nécessaire de s’informer sur ces offres et leur responsables : quelle est la technologie utilisée ? Comment fonctionne-t-elle? Quels sont ses avantages / inconvénients ? 

💡 Bon à savoir : au cours de cette étape d’étude du marché, vous pouvez faire appel à des fournisseurs ou à des consultants.

Le but est de créer une liste d'entreprises expertes dans la mise en œuvre de systèmes RH, et rencontrer leurs représentants pour vérifier que :

• les fonctionnalités répondent aux besoins listés dans le cahier des charges SIRH ;

• le prix de l'outil proposé est compris dans votre enveloppe budgétaire ;

• la sécurité et les accréditations obtenues (avec un accent particulier mis sur le RGPD et la mise en conformité automatique) ;

• l’existence de témoignages et des références de réussite ; 

• les conditions de soutien technique lors de la mise en œuvre du système et la qualité de  l’assistance technique par la suite.

• 💡 Bon à savoir : la plupart des éditeurs de logiciels de gestion du personnel proposent des démonstrations gratuites où vous et votre équipe pouvez voir le logiciel en action, avec des scénarios très similaires à ceux de votre entreprise. C'est une ressource qui permet de vérifier que les fonctionnalités de l'outil correspondent exactement à vos besoins.