¿Las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social, cuáles son?
Modelo de nómina - Excel
Seguridad Social y empresa están intrínsecamente conectadas, ya que la protección social de los trabajadores y la estabilidad del sistema dependen en buena medida de la correcta colaboración y cumplimiento de las obligaciones por parte de las empresas. La Seguridad Social en España se basa en un sistema de naturaleza contributiva, lo que significa que tanto empresarios como trabajadores deben realizar aportaciones económicas periódicas que financian las prestaciones y coberturas sociales, como las pensiones, las bajas médicas, el desempleo o la maternidad.
Por este motivo, existen importantes obligaciones que la empresa debe cumplir con la Seguridad Social, y que no pueden pasarse por alto bajo ningún concepto. Entre ellas destacan el alta de los empleados antes de que inicien su actividad, el cálculo y abono puntual de las cotizaciones sociales, la correcta comunicación de las bajas, modificaciones o incidencias laborales, y la conservación y entrega de la documentación que acredita el cumplimiento de estos deberes. El incumplimiento puede acarrear sanciones económicas, pérdida de bonificaciones y, en casos graves, implicaciones legales tanto para la empresa como para sus responsables.
En este post, queremos ofrecer a empresarios y departamentos de Recursos Humanos una guía clara y actualizada sobre cuáles son exactamente estas obligaciones, cómo deben gestionarse y qué herramientas digitales pueden facilitar cada proceso.
¿Por qué es fundamental que las empresas conozcan y cumplan con sus obligaciones ante la Seguridad Social?
Antes de responder a la pregunta qué obligaciones tiene la empresa con la Seguridad Social, conviene tener claro en qué consiste esta institución. Estos son sus rasgos:
Es el sistema público español de protección.
Asegura a las personas y los hogares el acceso a asistencia médica.
También proporciona una seguridad de ingresos económicos en situaciones críticas. En concreto, enfermedad (por ejemplo, la baja por enfermedad común), baja por accidente laboral, maternidad, vejez, desempleo o pérdida del sostén familiar.
En definitiva, la Seguridad Social permite administrar prestaciones y subsidios a cuantos las necesitan por una situación desfavorable. Las cotizaciones de la empresa a la Seguridad Social financian gran parte el sistema.
El principal responsable de estas obligaciones de la empresa con la Seguridad Social es el empresario que la administra. Por ello, si ejerces esta función es importante tener claras qué implicaciones tiene y qué exige a tu negocio en cada momento.
¿Cuáles son las principales obligaciones de la empresa con la Seguridad Social?
Las obligaciones del empresario en materia de Seguridad Social se desdoblan en dos direcciones:
Las exigibles a su empresa, de la cual es el representante y administrador.
Las derivadas de su propia actividad profesional. Si corresponde, darse de alta como autónomo o dar de alta en la Seguridad Social a sus trabajadores.
En este apartado, vamos a explicar cuáles son las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social. Después dedicaremos algunas consideraciones a las específicas de los empresarios.
¿Qué obligaciones de la empresa con la Seguridad Social debes asumir?
Se pueden establecer tres categorías bien diferenciadas: respecto a la empresa, en relación con los trabajadores y cotizar.
Lo cierto es que, en realidad, esta exigencia no comienza cuando se constituye la empresa. Han de darse estos dos requisitos:
Tiene actividad, está operativa.
Cuenta con personas trabajando, con idénticos o diferentes tipos de contratos de trabajo.
La primera de las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social es inscribirse. El requerimiento de alta se produce cuando vas a contratar trabajadores, siempre antes de hacerlo.
Para ello, es preciso dirigirse a la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más cercana al domicilio. O, si lo prefieres, puedes tramitar el alta online en la Sede Electrónica del Ministerio de Empleo y la Seguridad Social.
Tras presentar una serie de documentos, autentificar y firmar algunos compromisos, obtendrás un número de identificación llamado código de cuenta de cotización.
Durante su actividad, además, la empresa está obligada a comunicar todas las modificaciones de datos que se producen. Asimismo, en caso de cierre o cese de la actividad, también es tu responsabilidad notificarlo.
El segundo ámbito de obligaciones de la empresa con la Seguridad Social se refiere a los trabajadores. Te piden tramitar todas las afiliaciones de los empleados a los que contratas, dándose de alta antes de que empiecen a trabajar.
Igualmente, hay que gestionar sus bajas cuando dejan de trabajar con tu organización e informar de todas las modificaciones de datos. Por ejemplo, cuando se transforma un contrato de trabajo temporal por un contrato de trabajo indefinido.
Por último, la principal obligación empresarial con esta institución es cotizar por sus trabajadores. Por su importancia, le dedicamos un apartado específico.
Cotizar, la mayor de las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social
El sistema establece que la empresa hace aportaciones económicas por cada uno de sus trabajadores. El importe depende de los salarios, en función de unas bases máximas de cotización variables según el grupo de cotización. Otro factor diferencial es el tipo de actividad desempeñada, según en qué epígrafe está dada de alta la empresa. Esto es relevante para el tipo de cotización (%) ya que en función de la actividad de la empresa el porcentaje de IT IMS será distinto.
El cálculo incluye tanto el salario mensual como todos los conceptos variables de la nómina pero recuerda que hay conceptos retributivos que no cotizan porque están exentos. Y recuerda que incluso si un mes te retrasas o no puedes pagar las nóminas a tus profesionales, esta cotización es inaplazable. Se abona, siempre, mensualmente.
¿Cuáles son las obligaciones del empresario con la Seguridad Social?
Las obligaciones del empresario con la Seguridad Social son esenciales para el correcto funcionamiento de la relación laboral y la protección de los derechos de los trabajadores. El empresario debe dar de alta a cada empleado en la Seguridad Social antes del inicio de la actividad laboral, asegurando así que el trabajador esté cubierto ante cualquier contingencia profesional o común. Además, está obligado a calcular y abonar mensualmente las cuotas de cotización, que se reparten entre la empresa y el trabajador: la empresa asume la mayor parte del coste, mientras que el empleado contribuye con un pequeño porcentaje que se deduce directamente de su salario.
La empresa también debe presentar los documentos de cotización y pagar las cuotas en los plazos establecidos, evitando así recargos y sanciones. Por otro lado, el empresario tiene obligaciones personales, como mantener actualizados los datos de los trabajadores y comunicar cualquier variación (altas, bajas o modificaciones de contrato) a la Seguridad Social. Es importante destacar que cualquier trabajador tiene derecho a solicitar y recibir un comprobante de su registro en la Seguridad Social, lo que garantiza la transparencia y la seguridad jurídica en la relación laboral. Cumplir con estas obligaciones no solo es un deber legal, sino que también contribuye a la confianza, seguridad y bienestar de toda la plantilla.
La conclusión es clara. Las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social son irrenunciables, específicas y continuas mientras tiene trabajadores y está activa. Los empresarios son los responsables de satisfacerlas y han de estar al tanto de toda la actividad laboral que les afecta.
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