¿Cuáles son las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social?

Seguridad Social y empresa están unidas. Este sistema tiene una naturaleza contributiva que se sustenta en las aportaciones económicas de los empresarios y los trabajadores. Por ello, existen importantes obligaciones de la empresa con la Seguridad Social que no pueden obviarse.

En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RR. HH. todos los detalles sobre cuáles son las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social. Además, podrás descargarte gratis nuestro modelo de nómina en Excel.

Introducción a las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social

Antes de responder a la pregunta qué obligaciones tiene la empresa con la Seguridad Social, conviene tener claro en qué consiste esta institución. Estos son sus rasgos:

• Es el sistema público español de protección.

• Asegura a las personas y los hogares el acceso a asistencia médica.

• También proporciona una seguridad de ingresos económicos en situaciones críticas. En concreto, enfermedad (por ejemplo, la baja por enfermedad común), baja por accidente laboral, maternidad, vejez, desempleo o pérdida del sostén familiar.

En definitiva, la Seguridad Social permite administrar prestaciones y subsidios a cuantos las necesitan por una situación desfavorable. Las cotizaciones de la empresa a la Seguridad Social financian gran parte el sistema.

El principal responsable de estas obligaciones de la empresa con la Seguridad Social es el empresario que la administra. Por ello, si ejerces esta función es importante tener claras qué implicaciones tiene y qué exige a tu negocio en cada momento.

¿Cuáles son las principales obligaciones de la empresa con la Seguridad Social?

Las obligaciones del empresario en materia de Seguridad Social se desdoblan en dos direcciones:

• Las exigibles a su empresa, de la cual es el representante y administrador.

• Las derivadas de su propia actividad profesional. Si corresponde, darse de alta como autónomo o dar de alta en la Seguridad Social a sus trabajadores.

En este apartado, vamos a explicar cuáles son las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social. Después dedicaremos algunas consideraciones a las específicas de los empresarios.

¿Qué obligaciones de la empresa con la Seguridad Social debes asumir?

Se pueden establecer tres categorías bien diferenciadas: respecto a la empresa, en relación con los trabajadores y cotizar.

Lo cierto es que, en realidad, esta exigencia no comienza cuando se constituye la empresa. Han de darse estos dos requisitos:

• Tiene actividad, está operativa.

• Cuenta con personas trabajando, con idénticos o diferentes tipos de contratos de trabajo.

La primera de las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social es inscribirse. El requerimiento de alta se produce cuando vas a contratar trabajadores, siempre antes de hacerlo. 

Para ello, es preciso dirigirse a la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más cercana al domicilio. O, si lo prefieres, puedes tramitar el alta online en la Sede Electrónica del Ministerio de Empleo y la Seguridad Social.

Tras presentar una serie de documentos, autentificar y firmar algunos compromisos, obtendrás un número de identificación llamado código de cuenta de cotización.

Durante su actividad, además, la empresa está obligada a comunicar todas las modificaciones de datos que se producen. Asimismo, en caso de cierre o cese de la actividad, también es tu responsabilidad notificarlo.

El segundo ámbito de obligaciones de la empresa con la Seguridad Social se refiere a los trabajadores. Te piden tramitar todas las afiliaciones de los empleados a los que contratas, dándose de alta antes de que empiecen a trabajar. 

Igualmente, hay que gestionar sus bajas cuando dejan de trabajar con tu organización e informar de todas las modificaciones de datos. Por ejemplo, cuando se transforma un contrato de trabajo temporal por un contrato de trabajo indefinido.

Por último, la principal obligación empresarial con esta institución es cotizar por sus trabajadores. Por su importancia, le dedicamos un apartado específico.

Cotizar, la mayor de las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social

El sistema establece que la empresa hace aportaciones económicas por cada uno de sus trabajadores. El importe depende de los salarios, en función de unas bases máximas de cotización variables segúnel grupo de cotización. Otro factor diferencial es el tipo de actividad desempeñada, según en qué epígrafe está dada de alta la empresa. Esto es relevante para el tipo de cotización (%) ya que en función de la actividad de la empresa el porcentaje de IT IMS será distinto.

El cálculo incluye tanto el salario mensual como todos los conceptos variables de la nómina pero recuerda que hay conceptos retributivos que no cotizan porque están exentos. Y recuerda que incluso si un mes te retrasas o no puedes pagar las nóminas a tus profesionales, esta cotización es inaplazable. Se abona, siempre, mensualmente.

¿Cuáles son las obligaciones del empresario con la Seguridad Social?

Considera que el abono de la cotización se reparte entre la empresa y cada trabajador, que abona una pequeña parte. El empresario también tiene obligaciones personales con la Seguridad Social.

Además, cualquier trabajador puede reclamar la entrega de un comprobante de su registro en la Seguridad Social.

La conclusión es clara. Las obligaciones de la empresa con la Seguridad Social son irrenunciables, específicas y continuas mientras tiene trabajadores y está activa. 

Los empresarios son los responsables de satisfacerlas y han de estar al tanto de toda la actividad laboral que les afecta.

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