Comment réussir un onboarding digital ?

La crise du Covid-19 a bousculé les modes d’organisation des entreprises. Dans ce cadre, le télétravail a frappé à la porte de la plupart des salariés et continue d’être appliqué. En 2024, selon les données d’Howdywork, 22 % des salariés du secteur privé en France pratiquent le télétravail au moins une fois par mois. Cette pratique est particulièrement répandue dans les secteurs de l’information-communication (75 %) et de la finance (60 %), avec une fréquence moyenne de 2, 3 jours de télétravail par semaine.

Les principaux arguments pour la mise en place du télétravail dans les entreprises sont l’augmentation de la productivité et la réduction des coûts. Ces avantages se concrétisent à condition qu’il y ait une responsabilisation des salariés et une confiance totale avec leurs managers. Mais qu’en est-il des dernières recrues des entreprises lorsque celles-ci sont recrutées à distance, pour des raisons géographiques ou personnelles ?

Il peut s’avérer compliqué de trouver ses marques au cœur de processus intégralement digitalisés. La fonction RH et les managers doivent faire face à de nouveaux défis pour assurer la motivation des équipes dès leur arrivée dans l’entreprise. Ce processus d’intégration peut s’avérer délicat étant donné que les salariés interagissent par écrans interposés. C’est pourquoi nous divisons l’onboarding digital en quatre étapes après le recrutement du nouveau salarié :

• la préparation : la période qui précède le début du contrat ;

• l’arrivée : le premier jour et la toute première semaine ;

• l’intégration : les semaines qui suivent l’arrivée ;

• la rencontre physique : la période où le collaborateur va pouvoir venir dans les bureaux.
  

Dans cet article, nous vous partageons notre vision de l’onboarding à distance, ainsi que sa réception par nos nouveaux collaborateurs. Pour cela, nous avons interrogé certains de nos “Paybies”, surnom donné aux collaborateurs PayFit, pour recueillir leur expérience concernant leur onboarding digital.

1 - Comment préparer l'onboarding digital ?

L’onboarding d'un nouveau collaborateur est une étape cruciale et continue pour former un salarié et le faire adhérer à la vision de l’entreprise. Elle commence bien avant le premier jour, et s’étend bien au-delà de la première semaine. Un onboarding râté représente un coût moyen de 7 000 €. De plus, 80 % des nouvelles recrues prennent la décision de rester ou non dans l’entreprise au cours des premiers mois. Il est donc important de maîtriser les bases d’une initiation efficace.

Chez PayFit, nous avions par exemple pris la décision de ne faire aucun onboarding digital en mars 2020, durant la période de confinement. Cet engagement nous a permis d’organiser un accueil de qualité pour nos nouveaux collègues qui ont commencé leurs tâches au début du mois d'avril 2020. Une quinzaine de Paybies ont été accueillis pour vivre en avant-première notre méthode d’onboarding digital.

D’après une étude menée par l’Observatoire SIRH, 50 % de l’efficacité d’un onboarding se joue en amont. Par conséquent, la préparation de l’intégration d’un nouveau salarié occupe une place cruciale, puisqu’elle :

• assure une organisation et un accueil hors pair ;

• donne un premier aperçu de la culture et des valeurs de l’entreprise.
  
  

"Chez Welcome, on mise beaucoup sur le processus d'onboarding. Lundi dernier [6 avril 2020], cinq personnes sont arrivées dans l'équipe. Il a fallu organiser toute la logistique en amont pour organiser la livraison du matériel le jour J. Nous devons nous assurer que leurs agendas étaient bookés dès les premiers jours. Les nouvelles recrues reçoivent aussi une newsletter quotidienne durant les deux premières semaines pour présenter les équipes."

Jérémy Cledat - CEO Welcome to the Jungle

➡️ Enjeu 1 : Digitaliser les rituels physiques

Il s’agit là de programmer en visioconférence l’ensemble des points et réunions habituellement tenus :

• points hebdomadaires avec le manager ;  

• réunions d’équipes ;  

• entretiens avec la direction ;

• déjeuners et cafés informels.

➡️ Enjeu 2 : Rassurer et intégrer le collaborateur

La seconde étape vise à intégrer la nouvelle recrue dans la vie “sociale” de l’entreprise. Pour cela, l’entreprise envoie aux nouveaux collègues les ressources suivantes :

• le kit de bienvenue, constitué par exemple d’un carnet, d’un stylo, d’une gourde, d’un pull ou d’un t-shirt aux couleurs de votre entreprise. Ces outils incontournables permettent d’apporter une touche physique rassurante à l’onboarding dématérialisé du futur collaborateur ;

• le buddy contribue à l’aspect humain de l’onboarding. Il s’agit d’un salarié de l’entreprise qui joue le rôle de parrain ou de marraine pour accompagner la nouvelle recrue. Le buddy constitue son premier point de contact avec l’entreprise. Il permet de répondre à ses questions informelles et de vérifier que ses débuts se passent bien. Il organise également ses premières réunions et s'assure que la charge mentale de son “filleul” est adaptée.
  
  

➡️ Enjeu 3 : Former les managers

Pour être un bon manager, la formation est cruciale. Elle se compose de différents éléments :

• expliquer pourquoi il est crucial de conserver l’onboarding ;

• décrire le programme d’onboarding  : ensemble de réunions et de présentations des différents pôles, liste de lecture, etc. Insister sur les attentes, projets et échéances. Tout ce qui permettra au collaborateur d’être rapidement opérationnel sur son poste ;

• leur rappeler de ménager leurs attentes. La gestion des nouvelles recrues, notamment à travers la communication d’informations en continu, ne garantit pas nécessairement la productivité la plus totale !
  
  

"J’ai vraiment senti que ma manager avait été formée pour m’accueillir dans les meilleures conditions. Avant mon arrivée, puis quotidiennement, elle m’appelait fréquemment pour me présenter PayFit au sens large, ainsi que mes missions. Elle me demandait comment je me sentais, répondait aussi à mes questionnements et inquiétudes sur la période actuelle, etc. Elle a transformé une arrivée qui aurait pu être isolée et instable en succès, en étant très humaine et bienveillante."

Camille de Waele - Content Manager chez PayFit

➡️ Enjeu 4 : Anticiper la logistique

Elle est l’étape finale pour assurer un onboarding de qualité en amont de l’arrivée : la logistique ! Arrangez-vous pour faire parvenir à votre collaborateur son équipement et lui éviter l'inconfort de réaliser ses tâches avec ses outils numériques personnels. En effet, un logiciel non conforme et non contrôlé par la direction ou le manager peut mettre en péril la sécurité de vos données.

Ordinateur, souris, rehausseur… vous pouvez organiser la livraison des outils professionnels à son domicile. Si cet engagement est trop difficile à tenir, demandez à votre nouvelle recrue de venir chercher son équipement au bureau des responsables RH. Les avantages de cette dernière option sont les suivantes :

• garantir la remise en main propre des outils numériques en bon état ;

• faciliter la gestion des documents administratifs.

2 - Comment organiser un onboarding à distance tout en assurant une bonne intégration ?

Le premier jour dans l’entreprise est particulièrement important dans le parcours du nouveau collaborateur, puisqu’il commence à prendre ses marques. Ces premières heures sont fondamentales pour :

• partager la vision et les valeurs de l’entreprise ;

• impliquer le nouvel arrivant dans la réussite de l’entreprise. 

Il pourra dès lors découvrir son programme d’onboarding. Sa formation et la transmission des connaissances pourront débuter !

"Un élément qui m’a particulièrement aidé est le soutien de mon buddy, qui s’est surpassé pour que je me sente bien. Il est allé au-delà de ses heures de travail, a été particulièrement proactif pour répondre à tous mes besoins. C’était pour moi un des éléments clés de l’onboarding, puisque je savais que je pouvais toujours le joindre pour la moindre question. Il m’a vraiment soutenu, et j’ai beaucoup apprécié."

Nicolas Spanudakis - SDR Outbound chez PayFit

➡️ Enjeu 1 : Avoir des collaborateurs épanouis

Avant qu’il puisse exécuter ses premières tâches à bras le corps, il est important de s’assurer de l’épanouissement de son collaborateur.

Adam Dia, Customer Care Manager chez PayFit, explique notamment qu’elle organise des points hebdomadaires avec sa manager. Durant ces rendez-vous, elle livre toutes les informations possibles de son ressenti à des sujets professionnels. Sur une page Notion, elle utilise des émojis pour illustrer son humeur, ses KPIs, les difficultés rencontrées… Cet outil lui permet de se sentir écoutée et soutenue sur un vaste panel de sujets.

Les méthodes sont multiples : n’hésitez pas à adapter votre façon de faire à votre collaborateur et votre culture d’entreprise !

➡️ Enjeu 2 : Véhiculer la culture d’entreprise

Après s’être enquis de son épanouissement, tentez de lui transmettre la culture et l’ADN de l’entreprise. Expliquez par exemple la co-construction des valeurs, les avantages, l’histoire, le type de communication ou encore les team buildings habituellement organisés.

"En sortant de la formation dans la Doctolib Academy (DA), les nouveaux collaborateurs comprennent pourquoi ils ont rejoint Doctolib. La mission principale de la DA est de transmettre les ressources, la stratégie et les valeurs Doctolib."

Louis-Hubert d’Harambure - People Onboarding Manager chez Doctolib

➡️ Enjeu 3 : Rassurer le collaborateur

Chaque entreprise organise l’arrivée de nouvelles recrues selon ses propres rituels : présentation des équipes, buddy, cafés virtuels, etc. Même si le nouveau salarié se distingue des autres collaborateurs par sa présence totalement en ligne, cela ne changera rien à ce parcours d’intégration habituel.

"J’appréhendais un peu mon arrivée : on ne connaît pas le fonctionnement, ça paraît très dense. Finalement, on est pris par la main, et c’est fait en bonne intelligence. Du coup, je me raccroche à ça : je suis ma checklist, je fais ma veille, je me réfère à ma page d’onboarding sur Notion et ça me rassure ! On est très bien guidés".

Adam Dia - Customer Care Manager chez PayFit

➡️ Enjeu 4 : Partager la vision globale

Durant sa première semaine, il est important que le collaborateur développe une vision claire de l’organisation de l’entreprise. Son programme pourra donc contenir des présentations en visioconférence de tous les différents départements et des personnes avec lesquelles il pourra être amené à collaborer.

➡️ Enjeu 5 : Donner des repères

Si plusieurs personnes suivent en même temps le parcours d’onboarding en ligne, pensez à créer une “promotion” sur le logiciel de communication (Slack, par exemple). Donnez-leur une identité avec un nom spécifique et encouragez leurs échanges pour faciliter leur processus d’intégration.

3 - Onboarding digital : quel suivi les premières semaines ?

L’onboarding ne s’arrête pas après les premiers jours de l’intégration.

"Au vu de cette situation inédite, je m’attendais à rencontrer davantage de difficultés, mais j’ai vraiment été agréablement surpris. Je pense que le confinement n’a pas eu d’impact sur mon travail au quotidien. Ma manager, mon buddy… ils étaient tous disponibles pour moi. J’ai pu avoir les réponses à toutes mes interrogations ! "

Iker Fernandez - Product Designer chez PayFit

Cette expérience démontre la nécessité de suivre la nouvelle recrue bien au-delà de ses premiers instants. 

👉 Astuces :

• appelez-la fréquemment pour savoir comment elle se sent. Proposez-lui un système de “météo du jour” caractérisée par un soleil, des nuages ou encore de la pluie pour illustrer son ressenti ;

• notez ce qui est plus ou moins apprécié. Envoyez-lui des questionnaires anonymes pour recueillir ses feedbacks ;

• montrez-vous ouvert à toutes ses questions. Avec une communication transparente, le nouveau collaborateur gagne en autonomie, en efficacité et en confiance ;

• instaurez continuellement des rituels pour combattre l’isolement et la routine. Planifiez des séances de jeux à distance, des repas et des cafés aléatoires sur Slack en visioconférence. Organisez des sessions de coworking virtuelles et prévoyez des moments pour conclure la semaine. Profitez de ces moments pour revenir sur les temps forts en équipe ou encore les projets du week-end de chacun ;

• revoyez les attentes des semaines passées et à venir ;

• par-dessus tout, communiquez. Que ce soit pour prendre des nouvelles informelles ou informer votre collaborateur de potentielles nouveautés dans votre organisation (chômage partiel, etc.).

Louis-Hubert d’Harambure, People Onboarding Manager chez Doctolib, insiste sur l'importance de la transparence pour les salariés en présentiel ou en ligne. Il explique que le top management intervient lors de la Doctolib Academy (élément clé de l'onboarding chez Doctolib). Le CEO, Stanislas Niox-Chateau, propose la même présentation de deux heures pour les salariés présents sur place ou sur le board. Étant donné son rôle-clé dans la direction, il partage les mêmes données de façon transparente avec toute l'entreprise pour que personne ne se sente exclu.

"PayFit a des valeurs de transparence très importantes. Toutes les réunions tenues par Firmin (Firmin Zocchetto, CEO de PayFit) contribuent à soulever ces peurs que l’on peut avoir. Il est très ouvert et sincère. Grâce aux Q&A, aux réunions globales, aux réunions pays, etc., nous avons une excellente compréhension de PayFit dans sa globalité. Nous voyons quelles valeurs clés régissent l’entreprise".

Nicolas Spanudakis - SDR Outbound chez PayFit

4 - Comment réussir l'intégration du collaborateur en présentiel après un onboarding digital ?

Si votre salarié a trouvé un moyen de poursuivre ses tâches en présentiel en obtenant un nouvel appartement (achat ou location) ou un hébergement temporaire, de nombreuses questions peuvent être soulevées. Même si plusieurs mois se sont écoulés depuis sa prise de fonction, son arrivée auprès des collaborateurs signifie-t-elle un nouveau départ ? Un processus d’onboarding “physique” doit-il être prévu ? Le salarié peut-il être considéré comme un “ancien” et donc ne pas bénéficier d’accompagnement particulier ?

Prolonger le télétravail

Pour faciliter la gestion du déménagement, la direction de l’entreprise peut ne pas imposer la présence au bureau dès le premier jour de l’arrivée. En cas de complication logistique avec son hébergement ou l’entreprise, le collaborateur fraîchement arrivé peut suggérer à ses collègues d’organiser des sessions de travail particulières. Ces dernières peuvent s’effectuer chez un salarié ou dans des espaces dédiés.

Accueillir le collaborateur lors de son arrivée au bureau

L’entreprise peut trouver un juste milieu entre la redondance conférée par un nouvel onboarding et l’absence de repères induite par une arrivée physique sans soutien.

Ainsi, il peut être pertinent d’aller chercher le collaborateur le matin, prendre un café avec lui et organiser une réunion d’équipe informelle. L’objet de cette réunion est d’apprendre à se “redécouvrir” en personne. Proposez-lui par exemple de faire un tour des bureaux, en lui montrant les endroits clés et la localisation des différentes équipes ou de l’Office Manager.

Il peut être intéressant de l’encourager à rencontrer en personne sa promo, avant de l’emmener déjeuner dans le quartier.

Assurer durablement son intégration

Lors de ses deux premières semaines au bureau, tâchez de vous montrer disponible pour lui. S’il est opérationnel sur son poste et à l’aise avec vous, il l’est peut-être moins avec les équipes qu’il n’a vues qu’une fois sur Zoom. Or, ces dernières se côtoient et connaissent l’entreprise depuis des années !

Il peut être plaisant pour la personne que vous célébriez le retour au bureau avec son équipe. Ce partage informel pourra accélérer son appropriation de son environnement !

Un de vos collaborateurs souhaite quitter l’entreprise pour des raisons personnelles ou professionnelles ? Ne manquez pas nos recommandations pour réussir son offboarding.

Les retours de nos Paybies

• "Organisation. Contenu. Accompagnement" : Adam Dia ;

• "Structuré. Gérable. Accueillant" : Nicolas Spanudakis ;

• "Humain. Enrichissant. Rythmé" : Camille de Waele ;

• "Excitant. Positif" : Iker Fernandez.