Comment réussir un onboarding digital ?

La crise du Covid-19 a bousculé les modes d’organisation des entreprises. Dans ce cadre, le télétravail a frappé à la porte de la majeure partie des employés. Pour les dernières recrues des entreprises, il peut s’avérer compliqué de trouver ses marques au coeur de processus intégralement digitalisés.

La fonction RH et les managers doivent faire face à de nouveaux défis pour assurer la motivation des équipes dès leur arrivée dans l’entreprise, et ce, par écrans interposés. L’onboarding à distance peut être divisé en quatre phases dans le contexte actuel :

• la préparation : la période qui précède le début du contrat ;

• l’arrivée : le premier jour et la toute première semaine ;

• l’intégration : les semaines qui suivent l’arrivée ;

• la rencontre physique : la période où le collaborateur va pouvoir venir dans les bureaux. 

Dans cet article, nous vous partageons notre vision de l’onboarding à distance, ainsi que sa réception par nos nouveaux collaborateurs. Pour cela, nous avons interrogé certains de nos “Paybies” pour recueillir leur expérience quant à leur onboarding digital.

1 - Comment préparer l'onboarding digital ?

L’onboarding d'un nouveau collaborateur est une étape cruciale et continue qui permet de former un salarié et de lui faire adhérer à la vision de l’entreprise. Elle commence bien avant le premier jour, et s’étend bien au-delà de la première semaine. Un onboarding râté représente un coût de 7000€. De plus, 80% des nouvelles recrues prennent la décision de rester ou non dans l’entreprise au cours des premiers mois. Il est donc important de maîtriser les bases d’une initiation efficace.

Chez PayFit, nous avons pris la décision de ne faire aucun onboarding digital en mars, pour prendre le temps d’organiser un accueil de qualité pour nos nouveaux collègues début avril. Une quinzaine de Paybies ont été accueillis pour vivre en avant première notre méthode d’onboarding digital.

En amont : anticiper et structurer l’arrivée

La première phase de l’onboarding digital consiste à préparer l’arrivée d’un collaborateur. En effet, d’après une étude menée par l’Observatoire SIRH, 50% de la réussite d’un onboarding se joue en amont.

Celle-ci est cruciale, puisqu’elle :

• assure une organisation et un accueil hors-pair ;

• donne un premier aperçu de la culture et des valeurs de l’entreprise.

"Chez Welcome, on mise beaucoup sur le process d'onboarding. Lundi dernier [6 avril], cinq personnes sont arrivées dans l'équipe. Il a fallu organiser toute la logistique en amont pour organiser la livraison du matériel le jour J, et s'assurer que leurs agendas étaient bookés les premiers jours. Les nouvelles recrues reçoivent aussi une newsletter quotidienne les deux premières semaines pour présenter les équipes".

Jérémy Cledat - CEO Welcome to the Jungle

➡️ Enjeu 1 : Digitaliser les rituels physiques

Il s’agit là de programmer en visioconférence l’ensemble des points et réunions habituellement tenus : points hebdomadaires avec le manager, réunions d’équipes voire même déjeuners et cafés informels.

➡️ Enjeu 2 : Rassurer et intégrer le collaborateur

La seconde étape vise à intégrer la nouvelle recrue dans la vie “sociale” de l’entreprise. Cela peut notamment passer par l’envoi de son kit de bienvenue et l’attribution de son buddy.

• le kit de bienvenue, qui peut être constitué par exemple de carnet, stylo, gourde, pull ou t-shirt aux couleurs de votre entreprise, permet d’apporter une touche physique rassurante à l’onboarding dématérialisé du futur collaborateur ;

• le buddy, de son côté, contribue à l’aspect humain de son onboarding. Il est son premier point de contact. Il permet non seulement de répondre à ses questions informelles et de vérifier que ses débuts se passent bien, mais aussi d’organiser ses premières réunions et de s’assurer que la charge mentale de son “filleul” est adaptée. 

➡️ Enjeu 3 : Former les managers

La formation des managers est constituée de plusieurs éléments :

• expliquer pourquoi il est crucial de conserver l’onboarding ;

• décrire le programme d’onboarding - ensemble de réunions et de présentations des différents pôles, liste de lecture, etc. - et insister sur les attentes, projets et échéances. C’est ce qui permettra au collaborateur d’être rapidement opérationnel sur son poste ;

• rappeler aux managers de ménager leurs attentes. Un contexte inédit n’appelle pas nécessairement à la productivité la plus totale !

"J’ai vraiment senti que ma manager avait été formée pour m’accueillir dans les meilleures conditions. Avant mon arrivée, puis quotidiennement. Elle m’appelait fréquemment, pour me présenter PayFit au sens large ainsi que mes missions, demander comment je me sentais, répondre aussi à mes questionnements et inquiétudes sur la période actuelle, etc. Elle a transformé une arrivée qui aurait pu être isolante et instable en succès, en étant très humaine et bienveillante".

Camille de Waele - Content Manager dans l’équipe parisienne de PayFit

➡️ Enjeu 4 : Anticiper la logistique

L’étape finale pour assurer un onboarding de qualité en amont de l’arrivée : la logistique ! Tentez de vous arranger pour faire parvenir à votre collaborateur son équipement et lui éviter l'inconfort de travailler sur ses outils personnels - ce qui de plus pourrait mettre en péril la sécurité de vos données.

Ordinateur, souris, réhausseur… vous pouvez lui faire livrer à son domicile, ou bien lui demander de venir le chercher au bureau lors d’une ouverture exceptionnelle par les responsables RH.

2 - Comment organiser un onboarding à distance tout en assurant une bonne intégration ?

Le premier jour dans l’entreprise est très important, puisqu’il permet au collaborateur de commencer à prendre ses marques. Ce sont des heures fondamentales qui offrent la possibilité, d’une part, de partager la vision et les valeurs de l’entreprise, d’autre part, d’impliquer le nouvel arrivant dans la réussite de l’entreprise. Il pourra dès lors découvrir son programme d’onboarding. Sa formation et la transmission des connaissances pourront débuter !

"Un élément qui m’a particulièrement aidé est le soutien de mon buddy, qui s’est surpassé pour que je me sente bien. Il est allé au-delà de ses heures de travail, a été particulièrement proactif pour répondre à tous mes besoins. C’était pour moi un des éléments clés de l’onboarding, puisque je savais que je pouvais toujours le joindre pour la moindre question. Il m’a vraiment soutenu, et j’ai beaucoup apprécié".

Nicolas Spanudakis - SDR outbound dans l’équipe berlinoise de PayFit

➡️ Enjeu 1 : Avoir des collaborateurs épanouis

Avant qu’il puisse prendre ses premiers sujets à bras le corps, il est important de s’assurer de l’épanouissement de son collaborateur.

Adam Dia, Customer Care Manager chez PayFit, explique notamment qu’elle a des points hebdomadaires avec sa manager lors desquels elle parle de tout, de son ressenti à des sujets professionnels. Sur une page Notion, elle utilise des emojis pour illustrer son humeur, ses KPIs, les difficultés rencontrées… ce qui lui permet de se sentir écoutée et soutenue sur un vaste panel de sujets.

Les méthodes sont multiples : n’hésitez pas à adapter votre façon de faire à votre collaborateur et votre culture d’entreprise !

➡️ Enjeu 2 : Véhiculer la culture d’entreprise

Après s’être enquis de son épanouissement, tentez de lui transmettre la culture et l’ADN de l’entreprise. Expliquez par exemple la co-construction des valeurs, les avantages, l’histoire, le type de communication ou encore les team buildings habituellement organisés.

"Les nouveaux collaborateurs comprennent à la fin de la semaine et de la Doctolib Academy (DA) pourquoi ils ont rejoint Doctolib, et c’est finalement la mission #1 de la DA : transmettre cette mission, cette stratégie et les valeurs Doctolib".

Louis-Hubert d’Harambure - People Onboarding Manager chez Doctolib

➡️ Enjeu 3 : Rassurer le collaborateur

Vous pouvez penser à mettre l’accent sur le fait que toutes les habitudes de l’entreprise demeurent (présentations des équipes, buddy, cafés virtuels) et que la nouvelle recrue est simplement la première à le vivre de manière digitale.

"J’appréhendais un peu mon arrivée : on ne connaît pas le fonctionnement, ça paraît très dense. Au final, on est pris par la main, et c’est fait en bonne intelligence. Du coup, je me raccroche à ça : je suis ma checklist, je fais ma veille, je me réfère à ma page d’onboarding sur Notion et ça me rassure ! On est très bien guidés".

Adam Dia - Customer Care Manager dans l'équipe parisienne de PayFit

➡️ Enjeu 4 : Partager la vision globale

Sa première semaine, il est important que le collaborateur développe une vision claire de l’organisation de l’entreprise. Son programme pourra donc contenir des présentations en visioconférence de tous les différents départements et des personnes avec lesquelles il pourra être amené à collaborer.

➡️ Enjeu 5 : Donner des repères

Si plusieurs personnes sont onboardées en même temps, vous pouvez penser à créer une “promotion” avec un nom spécifique et un groupe de conversation (sur Slack par exemple) pour encourager leurs échanges et leur intégration.

3 - Onboarding digital : quel suivi les premières semaines ?

L’onboarding ne s’arrête pas aux premiers jours.

"Au vu de cette situation inédite, je m’attendais à rencontrer davantage de difficultés, j’ai vraiment été agréablement surpris. Je pense que le confinement n’a pas d’impact sur mon travail au quotidien. Ma manager, mon buddy, etc. Ils étaient tous très disponibles pour moi, j’ai pu avoir les réponses à toutes mes interrogations !"

Iker Fernandez - Product Designer dans l'équipe barcelonaise de PayFit

Il sera donc de mise de suivre la nouvelle recrue bien au-delà de ses premiers instants et pendant -au moins- toute la durée du confinement.

👉 Astuces :

• appelez-la fréquemment pour savoir comment elle se sent : vous pouvez notamment penser à un système de “météo du jour” caractérisée par un soleil, des nuages ou encore de la pluie, qui illustrera son ressenti ;

• notez ce qui est plus ou moins apprécié : envoyez par exemples des questionnaires anonymes pour recueillir les feedback ;

• montrez-vous ouvert à toutes ses questions : pour lui permettre de gagner en autonomie et la mettre en confiance ;

• instaurez continuellement des rituels pour combattre l’isolement et la routine : en planifiant des séances de jeux à distance, des repas et des cafés aléatoires sur Slack en visioconférence, organisant des sessions de coworking virtuelles et en prévoyant des moments pour conclure la semaine en revenant sur les temps forts en équipe, ou encore les projets du week-end de chacun ;

• revoyez les attentes des semaines passées et à venir ;

• par dessus tout, communiquez : que ce soit pour prendre des nouvelles informelles ou informer votre collaborateur de potentielles nouveautés dans votre organisation (chômage partiel, etc.), tentez d’être transparent pour obtenir sa confiance.

Louis-Hubert d’Harambure, People Onboarding Manager chez Doctolib, insiste sur l'importance de la transparence. Il explique que le top management intervient lors de la Doctolib Academy (élément clé de l'onboarding chez Doctolib) : le CEO, Stanislas Niox-Chateau, fait une présentation de deux heures qui est la même que celle faite au board, en ayant toujours à coeur de partager les données de façon transparente avec toute l'entreprise.

"PayFit a des valeurs de transparence très importantes. Toutes les réunions tenues notamment par Firmin (Firmin Zocchetto, CEO de PayFit) contribuent à soulever ces peurs que l’on peut avoir : il est très ouvert et sincère. A l’aide de ces Q&A, ces réunions globales, ces réunions pays, etc. Nous avons une excellente compréhension de PayFit dans sa globalité, et nous voyons quelles valeurs clés régissent l’entreprise".

Nicolas Spanudakis - SDR outbound dans l’équipe berlinoise de PayFit

4 - Comment réussir l'intégration du collaborateur en présentiel après un onboarding digital ?

Le retour au bureau apportera avec lui son lot de questions. Une forme d’onboarding “physique” doit-elle être prévue ? L’employé peut-il être considéré comme un “ancien” et donc ne pas bénéficier d’accompagnement particulier ?

Prolonger le télétravail

Dans un premier temps, il peut être pertinent d’envisager que la fin du confinement ne soit pas synonyme de retour au bureau. Si certains y retourneront rapidement ou procéderont à des roulements entre les équipes, d’autres préfèreront rester chez eux quelques semaines supplémentaires ou encore organiser des sessions de travail chez les uns ou les autres.

"Les fondateurs et managers communiquent abondamment sur la situation et ses implications. Nous pouvons vraiment poser nos questions en toute transparence, ce qui est important pour renforcer notre confiance en l’entreprise. On nous a déjà dit qu’après le confinement, on serait relativement libres de s’organiser comme on le souhaite en termes de retour au bureau ou télétravail. C’est agréable de ne pas se sentir brusquée : toutes les façons de réagir par rapport à la crise sanitaire ont leur place, etc. Même si j’ai hâte de rejoindre physiquement mon équipe !"

Camille de Waele - Content Manager dans l’équipe parisienne de PayFit

Accueillir le collaborateur lors du retour au bureau

Il peut être envisagé de trouver un juste milieu entre la redondance conférée par un nouvel onboarding et l’absence de repères induite par une arrivée physique sans soutien.

Vous pouvez donc penser à aller chercher le collaborateur le matin, prendre un café avec lui et organiser une réunion d’équipe informelle pour apprendre à se “redécouvrir” en personne. Proposez-lui par exemple de faire un tour des bureaux, en lui montrant les endroits clés et la localisation des différentes équipes ou encore de l’Office Manager.

Il peut être intéressant de l’encourager à rencontrer en personne sa promo, avant de l’emmener déjeuner dans le quartier.

Assurer durablement son intégration

Lors de ses deux premières semaines au bureau, tâchez de vous montrer disponible pour lui : s’il est opérationnel sur son poste et à l’aise avec vous, il l’est peut-être moins avec l’ensemble des équipes qu’il n’a vues qu’une fois lors d’une réunion Zoom, et qui connaissent l’entreprise depuis des années !

Il peut être plaisant pour la personne que vous célébriez le retour au bureau avec son équipe. Ce partage informel pourra accélérer son appropriation de son environnement !

Les retours de nos Paybies

• "Organisation. Contenu. Accompagnement" : Adam Dia, PayFit France ;

• "Structuré. Gérable. Accueillant" : Nicolas Spanudakis, PayFit Allemagne ;

• "Humain. Enrichissant. Rythmé" : Camille de Waele, PayFit France ;

• "Excitant. Positif" : Iker Fernandez, PayFit Espagne.