¿Qué es el encuadramiento de administradores y socios?
Modelo de nómina - Excel
Una de las decisiones más cruciales al establecer una empresa consiste en ubicar a los socios y administradores en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente. Por ejemplo, inscribirse en el RETA puede resultar en una cotización más baja que en el Régimen General, pero existe el riesgo de sanciones, inspecciones laborales e incluso repercusiones negativas en las prestaciones futuras de la Seguridad Social.
En el artículo de hoy, te explicaremos la manera adecuada de realizar el encuadramiento en la Seguridad Social para administradores y socios, determinando su régimen aplicable y evitando sorpresas desagradables con la Seguridad Social.
¿Qu é es el Sistema de la Seguridad Social?
El Sistema de la Seguridad Social es el conjunto de regímenes a través de los cuales el Estado garantiza la protección adecuada a las contingencias y situaciones definidas por la ley. Es decir, las personas se clasifican en un régimen u otro en función de la actividad profesional realizada, así como según el cumplimiento de ciertos requisitos exigidos por cada modalidad.
¿Cuáles son las implicaciones de no registrarse correctamente en la Seguridad Social?
No registrarse correctamente en la Seguridad Social puede tener consecuencias muy negativas tanto para la empresa como para la persona física implicada (socio, administrador o trabajador). Las principales implicaciones son las siguientes:
Sanciones económicas: La Inspección de Trabajo puede imponer multas importantes que, dependiendo de la gravedad de la infracción, suelen oscilar entre los 3.126 y los 12.500 euros, aunque pueden ser superiores si existe reincidencia o fraude.
Pago de cuotas atrasadas con recargos: La Seguridad Social exigirá el abono de todas las cuotas no ingresadas desde el inicio de la actividad irregular, aplicando recargos (habitualmente del 20%) e intereses de demora sobre las cantidades debidas.
Pérdida de prestaciones: La persona no registrada correctamente puede perder el derecho a prestaciones sociales como incapacidad temporal, maternidad/paternidad, jubilación o cobertura en caso de accidente laboral, lo que puede suponer un grave perjuicio personal y familiar.
Responsabilidad personal del administrador: Si se demuestra negligencia o mala fe, los administradores pueden llegar a responder con su propio patrimonio ante las deudas con la Seguridad Social.
Regularización y reclamaciones: La Seguridad Social puede reclamar judicialmente la regularización retroactiva, y cualquier afectado (trabajador, socio, etc.) puede demandar a la empresa por no cumplir con las obligaciones de alta y cotización.
Consecuencias legales y penales: En situaciones de fraude o reincidencia, los hechos pueden constituir un delito contra la Seguridad Social, con consecuencias penales para los responsables.
Daño reputacional: Sufrir sanciones o procesos judiciales puede dañar la imagen de la empresa, dificultar relaciones comerciales y limitar el acceso a ayudas, subvenciones o concursos públicos.
Por todo ello, es fundamental asegurarse de que el encuadramiento en la Seguridad Social es el correcto desde el inicio de cualquier actividad profesional o societaria, y regularizar cuanto antes cualquier situación incorrecta.
¿Puede cambiar la clasificación de la Seguridad Social con el tiempo?
Sí, la clasificación en la Seguridad Social puede y debe cambiar con el tiempo si varían las circunstancias personales, societarias o laborales de la persona involucrada. Esto ocurre porque el régimen en el que debe estar inscrito un socio, administrador o trabajador depende de factores como el porcentaje de participación en la sociedad, el cargo desempeñado, el tipo de actividad, la existencia de familiares en la empresa, o si el puesto es remunerado o no.
Por ejemplo:
Si un socio adquiere más participaciones y pasa a tener control efectivo (más del 50%), puede pasar del Régimen General al Régimen de Autónomos (RETA).
Si un administrador deja de ser remunerado, podría dejar de tener obligación de alta en la Seguridad Social.
Si se incorporan o salen familiares de la empresa, puede cambiar el cálculo del control efectivo y, por tanto, el régimen aplicable.
Si un socio trabajador deja de realizar labores en la empresa, puede dejar de estar obligado a cotizar.
Por lo tanto, es fundamental revisar periódicamente la situación y comunicar a la Seguridad Social cualquier cambio relevante para evitar irregularidades y sanciones.
¿Los socios y administradores deben darse de alta en el mismo régimen de la Seguridad Social?
No, socios y administradores no siempre deben darse de alta en el mismo régimen de Seguridad Social. El régimen aplicable depende de varios factores clave: el cargo que ocupan, el tipo de funciones que realizan, el nivel de participación en el capital social y si tienen control efectivo de la empresa. Aquí te explico las diferencias principales:
Socios
Socio trabajador con control efectivo (más del 50% del capital, sumando familiares de hasta 2º grado):
Alta en Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).
Socio trabajador sin control efectivo:
Alta en Régimen General (si existe relación laboral) o en Régimen General Asimilado (si no hay relación laboral pero sí retribución).
Socio no trabajador:
No debe darse de alta en la Seguridad Social por esa actividad.
Administradores
Administrador con control efectivo (más del 50% del capital):
Alta en RETA.
Administrador sin control efectivo (50% o menos del capital):
Alta en Régimen General Asimilado (no cotiza por desempleo ni FOGASA).
Administrador no remunerado:
No debe darse de alta.
¿Cuál es el campo de aplicación?
A efectos de prestaciones en la modalidad contributiva, se incluyen dentro del campo de aplicación del Sistema de la Seguridad Social, todos los residentes en situación legal en España que ejerzan su actividad en el territorio nacional y que se encuentren en alguno de estos apartados:
Trabajadores por cuenta ajena.
Trabajadores por cuenta propia.
Socios trabajadores de cooperativas de trabajo asociado.
Estudiantes.
Funcionarios públicos, civiles o militares.
¿En qué consiste la composición del Sistema de la Seguridad Social?
El Sistema de Seguridad Social se compone por dos grandes grupos:
1️⃣ El Régimen General de la Seguridad Social
Dentro de este Régimen encontramos incluidos Sistemas Especiales, que son colectivos con peculiaridades en materia de afiliación y cotización. Estos Sistemas Especiales son los siguientes:
Sistema Especial de frutas, hortalizas e industria de conservas vegetales.
Sistema Especial de la Industria Resinera.
Sistema Especial de los servicios extraordinarios de hostelería.
Sistema Especial de manipulado y empaquetado del tomate fresco, realizadas por cosecheros exportadores.
Sistema Especial de trabajadores fijos discontinuos de cines, salas de baile y de fiesta y discotecas.
Sistema Especial de trabajadores fijos discontinuos de empresas de estudio de mercado y opinión pública.
Sistema Especial Agrario.
Sistema Especial para Empleados de Hogar.
2️⃣ Regímenes Especiales de la Seguridad Social. Actualmente los regímenes especiales son:
Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
Régimen Especial de la Minería del Carbón.
Régimen Especial de Trabajadores del Mar.
Antes de proceder a explicar qué es el encuadramiento; hemos de explicar lo qué es el control efectivo.
¿Qué se entiende por control efectivo?
Se entenderá que el socio trabajador posee el control efectivo:
Cuando tenga, al menos, el 50% del capital social.
Cuando, al menos, el 50% del capital social esté distribuido entre socios con los que conviva y con quienes se encuentre unido por vínculo conyugal o de parentesco por consanguinidad o afinidad, hasta segundo grado.
Cuando su participación en el capital social sea igual o superior a una cuarta parte del mismo, siempre que tenga atribuidas funciones de dirección y gerencia.
¿Qué es el encuadramiento en la Seguridad Social?
Los artículos 136 a 305 de la Ley General de la Seguridad Social establecen el encuadramiento de los determinados colectivos en la Seguridad Social.
En primer lugar, para tratar de clasificar en el régimen correcto a los empleados, socios y administradores, resulta necesario diferenciar: las sociedades de capital, las sociedades laborales, las cooperativas, las comunidades de bienes y las sociedades patrimoniales.
1️⃣ SOCIEDADES DE CAPITAL
Estarán encuadrados en el Régimen General de la Seguridad Social los socios trabajadores de las sociedades de capital:
Si su prestación de servicios no conlleva realización de funciones de dirección y gerencia.
Si no poseen el control efectivo del capital de la sociedad.
Y así mismo, serán considerados como asimilados a trabajadores por cuenta ajena:
Los consejeros y administradores de las sociedades de capital cuando no posean el control efectivo de ésta, aún realizando funciones de dirección y gerencia y siendo retribuidos por ello.
Formarán parte del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos aquellos socios que ejerzan funciones de dirección y gerencia, o presten otro tipo de servicios para la sociedad a título lucrativo y de forma habitual, personal y directa, siempre que posean el control efectivo.
2️⃣ SOCIEDADES LABORALES
El encuadramiento en la Seguridad Social dependerá de las características de la prestación de servicios así como del capital social que posea cada socio trabajador.
Formarán parte del Régimen General de la Seguridad Social los trabajadores de la sociedad que, aún siendo miembros de los órganos de administración, no ejerzan funciones de dirección ni gerencia de la misma ni posean el control efectivo del capital previsto en el artículo 305.e) de la Ley General de la Seguridad Social.
En los supuestos en que dichos socios trabajadores sí que ejerzan funciones de dirección y gerencia, pero no posean el control efectivo del capital social, se encuadrarán en el régimen general como asimilados a los trabajadores por cuenta ajena.
Los asimilados a trabajadores por cuenta ajena son aquellos empleados excluidos de la protecci ón (y cotización) por desempleo y FOGASA.
Formarán parte del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos los socios de las sociedades laborales cuando su participación en el capital social (junto con la de su cónyuge o parientes de hasta segundo grado con los que conviva) alcance, al menos, el 50%.
3️⃣ SOCIEDADES COOPERATIVAS
Las cooperativas de trabajo asociado, en sus estatutos, pueden optar por encuadrar a los socios trabajadores en alguna de las siguientes modalidades:
Como asimilados a los trabajadores por cuenta ajena. Quedarán integrados en el Régimen General, o en algunos de los regímenes especiales, según proceda de acuerdo con su actividad.
Como trabajadores autónomos.
En el supuesto de socios dedicados a la venta ambulante, que perciban ingresos directamente del comprador, el encuadramiento será en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
💡 Las cooperativas ejercitarán la opción en sus estatutos, y solo podrán modificarla en los supuestos y condiciones que el Gobierno establezca.
4️⃣ COMUNIDADES DE BIENES
Los miembros de las comunidades de bienes quedan encuadrados en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos según lo establecido en el artículo 305.1 de la Ley General de la Seguridad Social.
Resulta necesario tener presente que se precisa que el trabajo realizado por el comunero debe ser para sí mismo, para su propio beneficio, en cuanto copropietario del conjunto de la empresa, excluyéndose la ajenidad.
No hay que olvidar que las comunidades de bienes son diferentes a las sociedades en cuanto no constituyen un contrato entre socios para realizar una actividad, sino una mera copropiedad.
Por contra, estarán encuadrados en el Régimen General de la Seguridad Social cuando se actúe en calidad de empresario y, por tanto, exista relación laboral entre los comuneros y la comunidad.
❌ No existe necesidad de alta en ningún régimen en supuestos en que la participación de los socios o comuneros se limita a la aportación de bienes.
En supuestos en que no se participe en la dirección de la empresa ni en la puesta en común de su actividad y se limite la responsabilidad de los bienes aportados no habrá alta en la Seguridad Social.
5️⃣ SOCIEDADES PATRIMONIALES
Es una sociedad dedicada a la mera administración del patrimonio de los socios que la conforman. Los socios, sean o no administradores de la sociedad, no se encuadran en la Seguridad Social.
En conclusión, la correcta elección del Régimen de la Seguridad Social para socios y administradores se revela como una tarea crucial al establecer una empresa. Aunque optar por el RETA pueda ofrecer cotizaciones más bajas, los riesgos asociados, como sanciones, inspecciones laborales y posibles afectaciones a las prestaciones futuras de la Seguridad Social, subrayan la importancia de tomar decisiones informadas. Este proceso no debe subestimarse, y la comprensión detallada del encuadramiento en la Seguridad Social es esencial para evitar sorpresas desagradables en el futuro.
En el contexto de la gestión empresarial y la toma de decisiones relativas al encuadramiento en el Régimen de la Seguridad Social, herramientas modernas como PayFit pueden desempeñar un papel fundamental. PayFit proporciona soluciones integrales para la gestión de nóminas y recursos humanos, facilitando la adecuada aplicación de las normativas de la Seguridad Social.
💻 Solicita una demostración gratuita con uno de nuestros expertos laborales y...¡Únete a la transformación digital de tu empresa! 🚀
