Documentación de la extinción del contrato de trabajo: ¿Cuáles son los papeles de fin del contrato?

La extinción del contrato de trabajo y su consecuente finalización de la relación laboral deben seguir un proceso determinado y acompañarse de la documentación necesaria para cumplir con todas las garantías legales. Del mismo modo que el proceso de contratación requiere rigurosidad, así sucede también cuando se trata de la finalización del contrato.

En este post respondemos a la gran pregunta: ¿cuáles son los papeles de fin del contrato? Te contamos todo sobre los pasos a seguir y la documentación imprescindible para el fin de la relación laboral.

¿Cómo se extingue un contrato?

Existen tres documentos básicos que se necesitan cuando finaliza una relación laboral. 

Papeles de fin del contrato: 

1. Carta de despido

2. Finiquito

3. Certificado de empresa

Pasos a seguir sobre los papeles de fin del contrato

Lo primero de todo, debemos aclarar que no es lo mismo hablar de papeles de fin de contrato que papeles del fin de la relación laboral. 

Esto es, la extinción de la relación laboral puede darse por:

1. Voluntad propia del trabajador

2. Fin del contrato (llegada a término)

3. Despido (colectivo, objetivo, disciplinario)

Hacer esta distinción es clave. Cuando hablemos de papeles de fin del contrato nos estaremos refiriendo a los puntos 1 y 2, que son los casos en los que el trabajador decide terminar con su contrato de trabajo o cuando el contrato llega a su fecha fin.

Sin embargo, si estamos hablando de los papeles de la extinción de la relación laboral, nos estamos refiriendo a un despido (de cualquier tipo). 

Es cierto que la relación laboral se extingue tanto si se trata de un despido, como si se debe a la voluntad del trabajador, o por la llegada a término del contrato. Pero es importante aplicar la distinción en cuanto a los papeles se refiere. 

1- Papeles del fin del contrato

Si la extinción del contrato se produce por voluntad del trabajador, éste debe presentar su baja voluntaria, la cual puede realizarse de forma oral o escrita. De todas formas, lo más común y recomendable es que se formalice mediante un escrito de baja voluntaria.

Si la extinción de la relación laboral se debe a la llegada de la fecha fin del contrato, habrá que abonar el finiquito y aportar el certificado de empresa, como se explica más adelante. 

2- Papeles del fin de la extinción de la relación laboral por despido

Para la extinción del contrato laboral por un despido por causas objetivas (art. 53 ET) se requiere una comunicación escrita al trabajador expresando la causa y dar un preaviso de 15 días. Si se trata de un despido colectivo, habrá que entregar una copia del escrito de preaviso a la representación legal de los trabajadores.

En el caso del despido disciplinario, el Estatuto de los Trabajadores establece lo siguiente en su artículo 55:  

De todas formas, el Convenio Colectivo puede establecer otras exigencias formales.

En caso de los contratos temporales, tanto si su duración es superior como inferior a los 12 meses, se requiere de una comunicación por escrito detallando las causas que motivan dicha extinción contractual.

Documentación necesaria: ¿cuáles son los papeles de fin del contrato?

Para los papeles de fin del contrato habrá que tener en cuenta: 

• Si la extinción del contrato se produce por voluntad del trabajador, éste debe presentar su baja voluntaria, como hemos explicado anteriormente.

• Si la extinción del contrato se produce por parte del empresario:

  • Si es un contrato de trabajo indefinido, debe comunicarse el despido.

  • Si es un contrato de trabajo temporal y la extinción se produce antes de la fecha convenida para su fin, debe comunicarse el despido.

1- Carta de despido

La carta de despido es el documento formal que entrega el empleador al trabajador para comunicarle su voluntad de extinguir la relación laboral por decisión unilateral. En ella debe constar la fecha y lugar del despido, el tipo de despido y las causas que lo justifican. 

Al tratarse de un documento escrito con valor legal, ¿qué pasa si no se entrega la carta de despido? 

• El despido puede declararse como improcedente. 

• El empleador deberá pagar los días de preaviso que no haya dado en aquellos casos en los que procediera el preaviso. 

¿Y qué pasa si existen errores en la estructura, contenido o períodos de notificación? Entonces la notificación de la extinción de la relación laboral no será válida y el despido puede ser calificado como improcedente. Todo lo que no se haya detallado en la carta, carece de relevancia alguna. 

¿Debe el empleador demostrar los hechos que se describen en la carta? No, pero si el empleado presenta una demanda de impugnación de despido, entonces sí tendrá que acreditar las pruebas ante el juez. 

Estos dos puntos son de suma importancia ya que, como se establece en el artículo 105.2 de la Ley 36/2011, de 10 de octubre, reguladora de la jurisdicción social:

Por último, es imprescindible que en la carta consten la firma de ambos, empleador y empleado. Si la carta se enviase por burofax o telegrama habrá que contar con acuse de recibo y certificación del contenido. 

Si el trabajador se negase a recibir la carta, la empresa puede dejar constancia de que ha intentado hacerlo. De este modo, el despido queda efectivo. 

2- Finiquito

Otro de los papeles de fin del contrato y de la extinción de la relación laboral es el finiquito. El finiquito o documento de liquidación es el recibo de saldo y liquidación. Esto es, se trata de un documento escrito con el que se pone fin a la relación laboral, y se liquidan todos los devengo pendiente de abono, de manera que tiene que ser firmado tanto por el empleador como por el empleado. 

De esta manera se acredita formalmente la extinción del contrato de trabajo. Tendrá que entregarse siempre que finalice la relación laboral, independientemente de cuáles hayan sido las causas de extinción del contrato de trabajo.

¿Qué debe constar en el documento de finiquito? 

• Salarios pendientes de pago hasta el día del cese del contrato.

• Parte proporcional de las pagas extra siempre que no se reciban de forma prorrateada en las 12 mensualidades. 

• Vacaciones laborales devengadas y no disfrutadas. Se abonarán las devengadas hasta la fecha de extinción y que no se hayan disfrutado.

• Horas extraordinarias.

• Indemnización por despido, cuando corresponda. Si tu empresa lo considera necesario, la información sobre la indemnización la puedes facilitar en otro documento aparte.

• Cualquier cantidad que la empresa deba al empleado y que haya generado a su favor en los últimos doce meses (incentivos, comisiones, bonus, etc.).

Tiene que quedar muy claro que el finiquito no es lo mismo que la indemnización, sino que son dos conceptos distintos. Como el finiquito, la indemnización también hace referencia a la finalización del contrato. Sin embargo, esta no se produce siempre, a diferencia del finiquito. 

La indemnización es la compensación que la empresa abona al trabajador cuando la extinción del contrato se produce por voluntad del empleador o causas objetivas, o finalización del contrato temporal, pero nunca cuando se debe a la voluntad del trabajador.  

3- Certificado de empresa

El último de los papeles de fin del contrato es el certificado de empresa. Este es el documento que acredita a una persona su situación legal de desempleo. 

El certificado de empresa es el documento que detalla las bases de cotización de los últimos 180 días, así como la causa de finalización de la relación laboral. Este certificado se envía de forma telemática al SEPE.

El plazo para enviar este documento al SEPE es de 10 días desde la extinción de la relación laboral. Se realiza a través del sistema Certific@2, como sucedía con el registro de un contrato de trabajo.

Existen determinadas excepciones para el caso de los trabajadores fijos discontinuos o temporales. No dudes en consultar a nuestros asesores laborales si te interesan más detalles sobre estos casos.

¿Qué debe constar en el certificado de empresa?

• Fecha de alta y de baja del empleado que cesa su relación contractual.

• Tipo de contrato y jornadas de trabajo.

• Causa del cese de la extinción de la relación laboral.

• Cotización por contingencias comunes y desempleo (base de cotización de los últimos 180 días precedentes a la fecha de la suspensión/extinción de la relación laboral).

• Vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas.

¿Hay que dar de baja en la Seguridad Social? Imprescindible tras los papeles de fin del contrato.

Por supuesto, el empleador tiene que comunicar la baja del trabajador en la Seguridad Social dentro de los 3 días naturales desde la extinción del contrato. Además, en la comunicación deben constar las causas de la baja.

A través del sistema RED se realiza la comunicación de situación baja.

Si se realiza fuera de este plazo, el empleador seguirá cotizando por ese trabajador hasta que la TGSS conozca del cese.  

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