¿Conoces cuáles son los papeles de fin del contrato?

Luna Nogales
Actualizado el 25 de septiembre de 2023

La extinción del contrato de trabajo y su consecuente finalización de la relación laboral deben seguir un proceso determinado y acompañarse de la documentación necesaria para cumplir con todas las garantías legales. Del mismo modo que el proceso de contratación requiere rigurosidad, así sucede también cuando se trata de la finalización del contrato.

En este post respondemos a la gran pregunta: ¿cuáles son los papeles de fin del contrato? Te contamos todo sobre los pasos a seguir y la documentación imprescindible para el fin de la relación laboral. ¡Continua leyendo! Desde PayFit queremos que tanto empresarios como departamentos de RRHH os convirtáis en expertos en los temas que más os generan inquietud.

¿Cómo se extingue un contrato?

En el ámbito de los contratos laborales, existen diversas causas que pueden llevar a su terminación, y es importante conocer sus implicaciones para las empresas. 

Una de las situaciones más comunes es cuando el contrato concluye de acuerdo con las disposiciones establecidas en el mismo. En los casos de extinción durante el período de prueba, no se requiere indemnización para el empleado. En situaciones de mutuo acuerdo, la empresa debe negociar el finiquito sin necesidad de pagar indemnización. Lo mismo aplica a contratos temporales o de obra y servicio. 

Por otro lado, si la terminación del contrato es decidida por el trabajador, como en una dimisión, es crucial considerar el período de preaviso estipulado en el contrato; si este no se cumple, el empleado podría perder el derecho a indemnización. Además, si las condiciones laborales cambian sustancialmente o hay una reubicación geográfica, el trabajador tiene derecho a rescindir el contrato y recibir una compensación. 

En el caso de terminación por decisión de la empresa, los despidos disciplinarios ocurren por incumplimientos graves y culpables del empleado, pudiendo llevarse a una conciliación o vía judicial. Los despidos objetivos, relacionados con causas económicas, técnicas, organizativas o de producción, también pueden desencadenar en consideraciones de procedencia, improcedencia o nulidad, al igual que los despidos colectivos. En estos escenarios, las indemnizaciones y opciones de readmisión varían según la situación.

Por lo tanto…¿Te has preguntado alguna vez cuáles son los papeles de fin de contrato? ¡No te preocupes! En el siguiente apartado te lo explicamos.

¿Cuáles son los tres documentos básicos para finalizar una relación laboral?

Al finalizar una relación laboral, existen tres documentos básicos esenciales que deben ser considerados y manejados adecuadamente:

✉️ Carta de despido

La carta de despido es el documento formal que entrega el empleador al trabajador para comunicarle su voluntad de extinguir la relación laboral por decisión unilateral. En ella debe constar la fecha y lugar del despido, el tipo de despido y las causas que lo justifican.

Al tratarse de un documento escrito con valor legal:

1️⃣ ¿Qué pasa si no se entrega la carta de despido? 

  • El despido puede declararse como despido improcedente. 

  • El empleador deberá pagar los días de preaviso que no haya dado en aquellos casos en los que procediera el preaviso. 

2️⃣ ¿Y qué pasa si existen errores en la estructura, contenido o períodos de notificación? 

Entonces la notificación de la extinción de la relación laboral no será válida y el despido puede ser calificado como improcedente. Todo lo que no se haya detallado en la carta, carece de relevancia alguna. 

3️⃣ ¿Debe el empleador demostrar los hechos que se describen en la carta? 

No, pero si el empleado presenta una demanda de impugnación de despido, entonces sí tendrá que acreditar las pruebas ante el juez. 

Estos dos puntos son de suma importancia ya que, como se establece en el artículo 105.2 de la Ley 36/2011, de 10 de octubre, reguladora de la jurisdicción social:

“2. Para justificar el despido, al demandado no se le admitirán en el juicio otros motivos de oposición a la demanda que los contenidos en la comunicación escrita de dicho despido”.

Por último, es imprescindible que en la carta consten la firma de ambos, empleador y empleado. Si la carta se enviase por burofax o telegrama habrá que contar con acuse de recibo y certificación del contenido.  Si el trabajador se negase a recibir la carta, la empresa puede dejar constancia de que ha intentado hacerlo. De este modo, el despido queda efectivo. 

💰 Finiquito

El finiquito o documento de liquidación es el recibo de saldo y liquidación. Esto es, se trata de un documento escrito con el que se pone fin a la relación laboral, y se liquidan todos los devengo pendiente de abono, de manera que tiene que ser firmado tanto por el empleador como por el empleado. 

De esta manera se acredita formalmente la extinción del contrato de trabajo. Tendrá que entregarse siempre que finalice la relación laboral, independientemente de cuáles hayan sido las causas de extinción del contrato de trabajo.

➡️ ¿Qué debe constar en el documento de finiquito? 

  • Salarios pendientes de pago hasta el día del cese del contrato.

  • Parte proporcional de las pagas extra siempre que no se reciban de forma prorrateada en las 12 mensualidades. 

  • Vacaciones laborales devengadas y no disfrutadas. Se abonarán las devengadas hasta la fecha de extinción y que no se hayan disfrutado.

  • Horas extraordinarias.

  • Indemnización por despido, cuando corresponda. Si tu empresa lo considera necesario, la información sobre la indemnización la puedes facilitar en otro documento aparte.

  • Cualquier cantidad que la empresa deba al empleado y que haya generado a su favor en los últimos doce meses (incentivos, comisiones, bonus, etc.).

Tiene que quedar muy claro que el finiquito no es lo mismo que la indemnización, sino que son dos conceptos distintos. Como el finiquito, la indemnización también hace referencia a la finalización del contrato. Sin embargo, esta no se produce siempre, a diferencia del finiquito. 

La indemnización es la compensación que la empresa abona al trabajador cuando la extinción del contrato se produce por voluntad del empleador o causas objetivas, o finalización del contrato temporal, pero nunca cuando se debe a la voluntad del trabajador.  

🪪 Certificado de empresa

El último de los papeles de fin del contrato es el certificado de empresa. Este es el documento que acredita a una persona su situación legal de desempleo

El certificado de empresa es el documento que detalla las bases de cotización de los últimos 180 días, así como la causa de finalización de la relación laboral. Este certificado se envía de forma telemática al SEPE.

El plazo para enviar este documento al SEPE es de 10 días desde la extinción de la relación laboral. Se realiza a través del sistema Certific@2, como sucedía con el registro de un contrato de trabajo.

Existen determinadas excepciones para el caso de los trabajadores fijos discontinuos o temporales. No dudes en consultar a nuestros asesores laborales si te interesan más detalles sobre estos casos.

➡️ ¿Qué debe constar en el certificado de empresa?

  • Fecha de alta y de baja del empleado que cesa su relación contractual.

  • Tipo de contrato y jornadas de trabajo.

  • Causa del cese de la extinción de la relación laboral.

  • Cotización por contingencias comunes y desempleo (base de cotización de los últimos 180 días precedentes a la fecha de la suspensión/extinción de la relación laboral).

  • Vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas.

¿Cuáles son los pasos a seguir sobre los papeles de fin del contrato?

El proceso de manejar los papeles al finalizar un contrato laboral implica varios pasos clave para garantizar una transición adecuada y legalmente conforme. A continuación, te describimos los pasos a seguir en relación con los documentos de fin de contrato:

1️⃣ Preparación y notificación: En primer lugar, la empresa y el empleado deben comunicarse de manera formal sobre la finalización del contrato laboral. Esto implica notificar con anticipación si se trata de una terminación por decisión de alguna de las partes o si se trata del vencimiento natural del contrato.

2️⃣ Revisión del contrato: Es importante revisar detenidamente el contrato laboral para comprender las cláusulas relacionadas con la finalización. Esto incluye aspectos como el período de preaviso requerido, las condiciones de terminación y cualquier disposición relacionada con indemnizaciones, beneficios y obligaciones posteriores a la finalización.

3️⃣ Acuerdo de finiquito: En algunos casos, se puede establecer un acuerdo de finiquito entre el empleador y el empleado. Este acuerdo puede detallar los términos de finalización, incluyendo las indemnizaciones, salarios pendientes, días de vacaciones no utilizados, y otros pagos relacionados. Ambas partes deben estar de acuerdo y firmar este documento.

4️⃣ Liquidación y pagos finales: Se deben calcular y realizar los pagos finales correspondientes al empleado, como salarios pendientes, bonificaciones, comisiones y cualquier otro pago acordado. La liquidación debe ser clara y detallada.

5️⃣ Certificados y referencias: Proporcionar al empleado certificados de empleo que confirmen la duración y la naturaleza de su trabajo en la empresa. Si el empleado lo solicita, también se pueden emitir referencias laborales que destaquen sus habilidades y contribuciones.

6️⃣ Entrega de documentos relevantes: El empleado debe devolver cualquier propiedad de la empresa, como tarjetas de acceso, equipos, uniformes, etc. La empresa también debe proporcionar al empleado documentos relevantes, como copias de los documentos del contrato, acuerdos de confidencialidad y otros registros pertinentes.

7️⃣ Dar de baja en la Seguridad Social: El empleador tiene que comunicar la baja del trabajador en la Seguridad Social dentro de los 3 días naturales desde la extinción del contrato. Además, en la comunicación deben constar las causas de la baja. Este procedimiento se puede hacer a través del Sistema RED. 

En resumen, la gestión de los documentos al concluir un contrato laboral requiere una cuidadosa planificación y ejecución para asegurar una transición fluida y conforme a la normativa. Siguiendo los pasos mencionados, tanto la empresa como el empleado pueden garantizar un cierre laboral ordenado y justo. 

¿Cuáles son los papeles de fin del contrato?

Antes de profundizar en el tema, es fundamental establecer una clara distinción entre los documentos que se refieren al cierre de un contrato laboral y aquellos que abarcan el término completo de una relación laboral. 

Por ello, la extinción de la relación laboral, como ya hemos mencionado antes, puede darse por:

1️⃣ Voluntad propia del trabajador

2️⃣ Fin del contrato (llegada a término)

3️⃣ Despido (colectivo, objetivo, disciplinario)

Hacer esta distinción es clave. Cuando hablemos de papeles de fin del contrato nos estaremos refiriendo a los puntos 1 y 2, que son los casos en los que el trabajador decide terminar con su contrato de trabajo o cuando el contrato llega a su fecha fin.

Sin embargo, si estamos hablando de los papeles de la extinción de la relación laboral, nos estamos refiriendo a un despido (de cualquier tipo). 

Es cierto que la relación laboral se extingue tanto si se trata de un despido, como si se debe a la voluntad del trabajador, o por la llegada a término del contrato. No obstante, es importante aplicar la distinción en cuanto a los papeles se refiere. 

¿Qué papeles son necesarios para la extinción del contrato por voluntad del trabajador?

Pues bien, el trabajador debe presentar su baja voluntaria, la cual puede realizarse de forma oral o escrita. De todas formas, lo más común y recomendable es que se formalice mediante un escrito de baja voluntaria.

Si la extinción de la relación laboral se debe a la llegada de la fecha fin del contrato, habrá que abonar el finiquito y aportar el certificado de empresa, como se explicará más adelante. 

¿Qué papeles son necesarios para la extinción del contrato por despido?

Para la extinción del contrato laboral por un despido por causas objetivas (art. 53 ET) se requiere una comunicación escrita al trabajador expresando la causa y dar un preaviso de 15 días. Si se trata de un despido colectivo, habrá que entregar una copia del escrito de preaviso a la representación legal de los trabajadores.

🔴 En el caso del despido disciplinario, el Estatuto de los Trabajadores establece lo siguiente en su artículo 55:  

“El despido deberá ser notificado por escrito al trabajador, haciendo figurar los hechos que lo motivan y la fecha en que tendrá efectos”

No obstante, ten en cuenta que el convenio colectivo que resulte de aplicación puede establecer otras exigencias formales.

🟠 En caso de los contratos temporales, tanto si su duración es superior como inferior a los 12 meses, se requiere de una comunicación por escrito detallando las causas que motivan dicha extinción contractual.

Por está razón y como ya hemos mencionado antes, es importante saber si estamos ante una extinción del contrato por voluntad del trabajador o por parte del empresario. 

Desde PayFit, queremos ofrecerte una solución integral para facilitar y agilizar el proceso de extinción del contrato de trabajo. Mediante la plataforma, se generan automáticamente los documentos esenciales como el finiquito, la liquidación y el certificado de empresa, asegurando así una finalización laboral transparente y legal.

Además, PayFit se encarga de gestionar todos los aspectos administrativos, desde el cálculo de conceptos laborales hasta la firma electrónica de documentos clave.  

¿Qué puede hacer PayFit por tu empresa con relación a la extinción del contrato de trabajo?

1) Generación del finiquito y gestión de los papeles de fin del contrato

  • La plataforma propone una simulación de liquidación de vacaciones y una propuesta de indemnización

  • Extingue el contrato a través de la plataforma de PayFit y genera automáticamente el finiquito y liquidación y el certificado de empresa

  • Notificación de la extinción al ex trabajador y tramitación de su baja en la Seguridad Social


2) Gestiona el fin de la contratación y los trámites administrativos 

  • Cálculo de todos los conceptos laborales: vacaciones, salario, jornada, bajas laborales, gastos adeudados, pagas extra, horas extraordinarias, indemnizaciones, etc.

  • Firma electrónica de documentos: carta de despido, finiquito, anexos, nóminas, etc.

  • Asignación de un asesor laboral que te acompaña durante toda tu estancia en PayFit y asesora sobre las novedades legales


3) Gestiona la última nómina del trabajador

  • Gestiona y automatiza las nóminas y trámites con la Seguridad Social

  • Introduce, modifica y actualiza los datos en cualquier momento antes del cierre de nóminas y envía las nóminas automáticamente a cada empleado por email

  • Genera el fichero SEPA de forma automática

💻¡No lo dudes más! Y solicita una demostración gratuita con uno de nuestros expertos laborales, no te arrepentirás 😉. 

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