¿Cómo gestionar a tu equipo en remoto en 3 sencillos pasos?

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Júlia Larrosa

Marketing Associate @Payfit

Actualizado el 5.05.2021

Desde la crisis del COVID-19, el 33% de los trabajadores esperan que el departamento de recursos humanos de su empresa mejore su bienestar y sus condiciones de trabajo.

Una buena gestión en remoto de los equipos de trabajo es una labor de un buen manager, y forma parte de uno de los 10 mandamientos para ser un buen manager.

Para evitar consecuencias negativas en el equipo, la gestión de recursos humanos debe incluir un plan de acción para la buena gestión remota. Desde este departamento será necesario impulsar formaciones a los managers para que puedan liderar a sus equipos durante los cambios laborales que estamos experimentando desde el inicio de la pandemia.

En esta línea, será fundamental que las técnicas de comunicación y seguimiento que implementen los managers de una empresa con sus equipos, sean eficientes y transparentes para una buena gestión a distancia.

¿Cómo gestionar equipos en remoto? Paso 1

Si las empresas no adoptan políticas de trabajo que mejoren la conciliación laboral de los trabajadores, los riesgos de fuga de talentos aumentarán, especialmente de los managers o colaboradores individuales. ¿La causa de ello? Una mala gestión en remoto de los equipos. 

La gestión en remoto mal gestionada puede dar lugar a 5 consecuencias principales:

  • Pérdida de confianza en la empresa y el trabajo

  • Pérdida de vinculación social con el resto del equipo, se conoce como concepto de aislamiento

  • Disminución del compromiso con la actividad económica

  • Fuga de talento por falta de motivación

  • “Underperformance” o “offboarding” de empleados

Saber cuáles pueden ser las consecuencias de una mala gestión durante el teletrabajo o el trabajo a distancia es el primer paso para desarrollar políticas de gestión que sean adaptables a las circunstancias del trabajo que se está realizando.

¿Cómo gestionar equipos en remoto? Paso 2

Una vez sabes cuáles son los desafíos a los que te enfrentas durante la gestión de personas en remoto, tendrás que buscar la manera de organización que más se adapte a las necesidades de los trabajadores que componen tu equipo de trabajo.

Esta crisis sin precedentes pilló tan por sorpresa a los managers, que muchos no supieron qué hacer. Y este es el momento en el que aclamamos el papel y soporte del departamento de RRHH.

Los departamentos de RRHH desempeñan un papel de liderazgo en la mejora de las habilidades de los managers. Si ellos no hubiesen estado al tanto de los cambios que deben realizar los managers para gestionar equipos con un enfoque remoto, nadie hubiese entendido el cambio en la organización del trabajo que están experimentando las empresas.

Este departamento es el encargado de crear nuevas políticas y proporcionar las claves y herramientas para garantizar la actividad empresarial sea cual sea la circunstancia.

El apoyo de recursos humanos es la clave para formar a los managers para que puedan gestionar equipos de trabajo en remoto.

¡Veamos algunas acciones de cómo lo han hecho!

1. Formaciones continuadas

Esto puede ayudar a los managers a interiorizar algunos consejos prácticos para la gestión de equipos en remoto.

→ Primera parte de la formación a través de vídeos

El microaprendizaje, que consta de varios videos cortos, desglosados ​​por tema (retroalimentación, reconocimiento, productividad, etc.) puede ser una buena herramienta para formar a los managers. Este tipo de formación, permite que los managers aprendan a su propio ritmo. 

→ Práctica presencial a través de un taller

Una buena opción es ofrecer formaciones digitales más breves, dividiéndolos en temas para permitir una mejor asimilación de los conceptos: shadowing o simulación y ¡siempre dejando a los participantes hacer todas las preguntas que tengan!

2. Facilitación del material de trabajo

Para apoyar a los empleados de una manera más material, los managers mejor que nadie conocen cuáles son las necesidades que los miembros de su equipo de trabajo pueden tener a la hora del teletrabajo. 

El manager del departamento tiene que asegurarse que todos sus trabajadores puedan trabajar en remoto con las máximas facilidades: una pantalla, una silla, un asiento elevador de ordenador, un ratón, una doble pantalla …

Además, una parte del presupuesto del departamento puede dedicarse a cuidar el bienestar del equipo a distancia.

3. Marco de organización y flexibilidad del trabajo

Para que un manager haga bien su trabajo, es importante que previamente, la directiva y los RRHH de la empresa haya establecido una política de trabajo con un marco estructurado.

En particular, es importante que como responsable y creador de esta política de trabajo, puedas responder a todas las preguntas sobre la flexibilidad horaria.

4. Herramientas

El manager necesitará una serie de herramientas para gestionar equipos de trabajo para mejorar la gestión de sus equipos de forma remota. Ponemos a tu disposición para saber cómo implementar el teletrabajo con éxito en tu empresa.

¿Cómo gestionar equipos en remoto? Paso 3.

Una vez que se han anticipado los riesgos y se ha sacado partido del apoyo de RR.HH., los managers pueden empezar a implementar una gestión remota con buenas prácticas:

1. Adapta la postura

Sobre todo, es importante que sean conscientes de su postura y de la imagen que transmiten, para luego corregirla y adaptarla.

Tranquilidad: Es importante dar ejemplo mostrando un propósito y una postura tranquila.

Confianza: Empodera a tus empleados para hacerles más comprometidos y satisfechos.

Flexibilidad: Preserva el equilibrio entre la vida laboral y personal siendo flexible en cuanto a sus horarios.

Aprende de otros managers: Viendo algunas maneras de gestión de otros managers te va a servir para inspirarte.

Amabilidad y cuidado: ¡Cuídate y haz que tu equipo quiera hacer lo mismo!

2. Haz un seguimiento de cuál es el estado de ánimo de tu equipo

Realizar algunas reuniones con tu equipo, como las reuniones 1 a 1 o la evaluación de desempeño te puede servir para conocer mejor el estado de tus trabajadores, ya sea profesional o personal.

La sensación

Primero, los invitamos a que nos digan cómo se sienten. Por ejemplo, durante una reunión de equipo, los invitamos a usar estos emojis, para decirnos:

  • Si están estresados, abrumados o insatisfechos;

  • Si podrían mejorar su condición pero están bien;

  • Si se sienten bien.

Es importante dejar espacio para todas las emociones y no invalidar las emociones de nadie. Invitamos a quien se sienta cómodo a compartir sus emociones e intentamos dar feedback dentro del equipo.

La reflexión

El objetivo es comprender cómo les afecta una determinada situación y compartirlo con el equipo y manager para combatir la sensación de aislamiento durante el teletrabajo.

Por ejemplo, una práctica que se puso mucho de moda durante el confinamiento fue la conocida "Fogata" al final de cada semana. La idea es que el equipo pongan fondos de zoom significativas para que puedan hacer una reflexión de:

  • Algo por lo que están agradecidos esta última semana;

  • Algo que les haya resultado difícil durante la semana.

Recomendamos hacer esto en grupos de 5 a 6 personas como máximo. Esto contribuye en gran medida a fortalecer los lazos y establecer un espacio de confianza para poder compartir estas reflexiones.

Encuestas

Finalmente, puedes optar por enviar encuestas a tu equipo. Esto permite comprender directamente cuál es su estado de ánimo y hacer preguntas claves para la buena gestión de tu equipo. 

Desarrollo, productividad, lugar de trabajo, proyecciones… Compartimos contigo cuál es nuestro modelo de encuesta.

3. Refina la comunicación dentro del equipo de trabajo

Es necesario encontrar los mejores canales y maneras de comunicación. 

Anima a los managers a fortalecer las comunicaciones, existen diferentes tipos de reuniones para una buena gestión de equipos: semanales, informales, individuales, informativas...

También puedes ofrecer otros canales de comunicación o favorecer las llamadas. Pide a tu equipo que encienda las cámaras durante las videoconferencias y utiliza las herramientas que mejor funcionen, como ya hemos mencionado anteriormente.

4. Potencia las interacciones sociales

El rol de un manager es también asegurar la integración y cohesión de su equipo a distancia. Para ello, son posibles varias acciones.

5. Adaptar el modelo de gestión

Como hemos dicho, el paso más importante es que los departamentos de RRHH ayuden a los managers a identificar las necesidades de sus empleados.

Por ejemplo, los padres necesitarán más flexibilidad en lo que respecta a los horarios de trabajo y, a veces, serán menos receptivos. Otro tipo de perfil puede que haya necesitado apoyo durante la pandemia por lo que sabes que con el teletrabajo, necesitará incentivos para sentirse bien y parte del equipo.

Finalmente, los managers tienen que ser proactivos y ejercer de líderes. Conocer bien al equipo es la clave para impulsar esas prácticas que mejor se adapten al equipo.

5. Adaptar el modelo de gestión

Como hemos dicho, el paso más importante es que los departamentos de RRHH ayuden a los managers a identificar las necesidades de sus empleados.

Por ejemplo, los padres necesitarán más flexibilidad en lo que respecta a los horarios de trabajo y, a veces, serán menos receptivos. Otro tipo de perfil puede que haya necesitado apoyo durante la pandemia por lo que sabes que con el teletrabajo, necesitará incentivos para sentirse bien y parte del equipo.

Finalmente, los managers tienen que intentar saber cómo ser un buen manager. Conocer bien al equipo es la clave para impulsar esas prácticas que mejor se adapten al equipo.

Cada persona es diferente y cada equipo es un mundo, tu misión como manager en remoto será entender las necesidades del equipo e intentar ofrecer soluciones entendiendo cuáles pueden ser las consecuencias de una mala gestión, apoyándose del conocimiento del departamento de RRHH y adaptando su modelo de gestión al contexto pertinente.

Empieza con la gestión remota de equipos de trabajo con un software de gestión de RRHH.

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