¿Cómo hacer una nómina con incapacidad temporal?

Empecemos por aclarar qué es la incapacidad temporal o transitoria, también conocida como baja laboral o baja por IT. Se trata de una situación puntual de un trabajador que está imposibilitado para trabajar y requiere asistencia médica de la Seguridad Social. 

Según el artículo 128 de la Ley General de la Seguridad Social: se consideran situaciones determinantes de incapacidad temporal las debidas a enfermedad común o profesional y a accidente, sea o no de trabajo, mientras se reciba asistencia sanitaria de la Seguridad Social y no se pueda trabajar.

A continuación te enseñamos a calcular una nómina con baja por IT, y además te facilitaremos un ejemplos de nóminas con incapacidad temporal, para que puedas adaptarlo a la situación particular de tu empresa y tus trabajadores.

¿Cuándo se debe calcular una nómina con baja por incapacidad temporal?

Hay varias casuísticas o ejemplos de nóminas por incapacidad temporal. Pero, básicamente la baja laboral puede deberse a diferentes razones o, como se conoce oficialmente, a diferentes tipos de contingencias:

• Contingencias comunes: es el caso de baja por enfermedad común o accidente no laboral.

• Contingencias profesionales: es el caso de enfermedad profesional o baja por accidente laboral.

Sea cual sea el tipo de contingencia que dio lugar a la baja, el trabajador o trabajadora tiene derecho a cobrar una prestación, aunque la cantidad percibida puede variar de la nómina que se recibe normalmente. Para esto se debe cumplir los siguientes requisitos:

• Estar afiliado y en alta en la Seguridad Social o en situación asimilada a la de alta en el momento en que se produzca la IT.

• En el supuesto de que la IT derive de enfermedad común, tener cubierto un periodo mínimo de cotización de 180 días dentro de los 5 años inmediatamente anteriores a la fecha de la baja médica (no siendo necesario en las bajas por accidente de trabajo ni accidente no laboral).

• La situación de incapacidad se desencadena en el momento en que el médico de cabecera del Servicio Público de Salud o de la Mutua de Accidentes expide el correspondiente parte médico de baja.

Las cuantías, requisitos y responsabilidades en cada caso, están definidas por ley y se resumen en la siguiente tabla:

Al calcular todos los tipos o ejemplos de nómina con baja por incapacidad temporal, los siguientes elementos deben tenerse en cuenta:

• La base reguladora,

• el número de días de la baja,

• los porcentajes aplicables a abonar en cada caso.

¿Cómo se calcula una nómina con baja por incapacidad temporal?

Para que tengas claro cómo hacer una nómina con incapacidad temporal, hemos esquematizado el proceso a seguir en los siguientes pasos: 

1. En primer lugar, deberás definir la base reguladora a partir de la cual se harán los cálculos de las cuantías.

2. Recuerda considerar las percepciones que apliquen por concepto de antigüedad en la empresa, actividad, transporte, etc. Recomendamos buscar el concepto "Base de cotización por contingencias comunes o por contingencias profesionales" en la nómina del mes anterior. En caso de ser un contrato a tiempo parcial, se deberían mirar las nóminas de los 3 meses anteriores, sumar los importes de las bases y dividir entre los días naturales.

3. En tercer lugar, calcula los valores correspondientes al salario a percibir, según la tabla de cuantías y los porcentajes que encontrarás en el apartado anterior y multiplicando la base reguladora por los valores obtenidos en el paso anterior.

4. Suma los valores correspondientes a cada franja de días que acabas de calcular para obtener el total de la prestación.

Si todavía no tienes claro cómo calcular una nómina con IT, veámos a continuación el proceso más detalladamente con ejemplos de nóminas con incapacidad temporal.

Ejemplos de nóminas con incapacidad temporal

Sabemos que generar una nómina con una baja laboral puede parecer complicado, pero no te preocupes. En este apartado te facilitamos dos ejemplos de nóminas con incapacidad temporal con números reales para que puedas adaptarlo al caso particular de tu empresa. 

Ejemplos de nóminas con incapacidad temporal: Contingencias comunes

Marta, es Marketing Associate en la empresa X, y percibe un salario base de 1700 euros. El mes de abril, Marta pide la baja a raíz de una enfermedad, es decir, una contingencia de tipo común, durante 20 días. Vamos a calcular cuál es el salario que Marta percibirá al final del mes paso a paso.

1. En primer lugar, tenemos que considerar las percepciones que apliquen, según sea el caso. Como se mencionó anteriormente, esto hace referencia a los valores adicionales por concepto de:

• Antigüedad,

• Tipo de actividad,

• Plus por convenio colectivo

• Transporte,

• Prorrateo de pagas extra.

2. A continuación, hay que definir la base reguladora. Suponiendo que la base de cotización de Marta es de 1700 euros, tenemos lo siguiente:

BR = [1700€ / 30 días] = 56,67 €/día

3. Seguidamente calcularemos los valores a cobrar, según la franja de días. Teniendo en cuenta que:

• Días trabajados: Del 1 al 10 de abril = 10 días trabajados.

• Días en situación de baja: del 11 al 30 de abril = 20 días.

Tenemos los siguientes valores, según el número de días de baja y los porcentajes establecidos por ley:

Del 1 al 10 de abril, Marta percibe el valor habitual que percibe cuando no está de baja; es decir: 1700/30*10 = 566,67€

Del 11 al 13 de abril no cobrará nada por ser los primeros tres días de baja.

Por los siguientes 12 días; es decir, del 14 al 26 de abril, Marta recibirá el 60% de la base reguladora; es decir: 56,67 * 0,60 * 12 = 408,02€

Por los siguientes 4 días; es decir, del 27 al 30 de abril, cobra igualmente el 60% de la base reguladora. Esta vez, sin embargo, estará a cargo del INSS:

56,67€ * 0,60 * 4 = 136€

4. Por último obtenemos el total de la prestación sumando las cantidades anteriores: 

566,67 + 408,02 + 136 = 1110,7€

En total, para el mes de abril, Marta cobrará 1110,7€ en lugar de los 1700€ que hubiera cobrado en un mes sin baja laboral.

Ejemplos de nóminas con incapacidad temporal: Contingencias profesionales

En el caso de tratarse de una baja por accidente laboral o por enfermedad, el cálculo se debe realizar de forma distinta. En este caso se ha de tener en cuenta:

• El cobro de la baja se realizará desde el día 1.

• El trabajador cobrará siempre un 75% de la base reguladora desde el día siguiente al inicio de la baja, ya que el primer día se considera salario abonado por la empresa.

Si cogemos el ejemplo de Marta, cuya base reguladora es la siguiente: 

BR = [1700€ / 30 días] = 56,67 €/día

Para saber qué cobraría si su baja laboral fuera de esta tipología, tenemos que calcular el 75% de esta base reguladora de 20 días de baja. 56,67 x 20 x 75%= 850,05€

A esta cantidad hay que sumarle los días que Marta percibe el valor habitual que percibe cuando no está de baja; es decir: 56,67€ * 10 = 566,7€

Obteniendo un resultado total de 1416,75€, en este caso, la diferencia es bastante considerable si se compara con una baja de contingencias comunes.

Esperamos que estos dos ejemplos de nóminas con incapacidad temporal te sirvan para entender mejor cómo calcular una nómina con IT. De todos modos, con herramientas tecnológicas como es nuestra solución, podrías digitalizar el proceso de generación de nóminas. 

Con la plataforma de PayFit, puedes añadir bajas en un par de clicks, y verás las nóminas actualizadas en tiempo real. ¿Quieres saber más e incluso ver algunos ejemplos de nóminas de incapacidad temporal? Solicita una demo a continuación y nuestros expertos te explicarán cómo funciona nuestra solución digital.