¿Cómo hacer una nómina con incapacidad temporal?

Kimberlein Ríos
Actualizado el 29 de octubre de 2023

¿Sabes cómo calcular una nómina con incapacidad temporal? Pues bien, antes de nada es importante aclarar qué es la incapacidad temporal o transitoria, también es conocida como baja laboral o baja por IT. Esta se trata de una situación puntual de un trabajador que está imposibilitado para trabajar y requiere asistencia médica de la Seguridad Social. 

El artículo 128 de la Ley General de la Seguridad Social nos dice que se consideran situaciones determinantes de incapacidad temporal aquellas relacionadas con una enfermedad común o profesional y a cualquier accidente, ya sea de trabajo o no, siempre que se reciba asistencia sanitaria por parte de la Seguridad Social y que dicha incapacidad no le permita trabajar.

A continuación te enseñamos a calcular una nómina con baja por IT, y además te facilitaremos un ejemplos de nóminas con incapacidad temporal, para que puedas adaptarlo a la situación particular de tu empresa y tus trabajadores y puedas convertirte en un experto y después calcular una nómina con cualquier incidencia sea un juego de niños

¿Cuándo se debe calcular una nómina con baja por incapacidad temporal?

Hay varias casuísticas o ejemplos de nóminas por incapacidad temporal. Sin embargo, la baja laboral puede deberse a diferentes razones o, como se conoce oficialmente, a diferentes tipos de contingencias, entre ellas: 

Sea cual sea el tipo de contingencia que dio lugar a la baja, el trabajador o trabajadora tiene derecho a cobrar una prestación, aunque la cantidad percibida puede variar de la nómina que se recibe normalmente. Para esto se debe cumplir los siguientes requisitos:

  • Estar afiliado y en alta en la Seguridad Social o en situación similar a la de alta en el momento en que se produzca la IT.

  • En el supuesto de que la IT derive de enfermedad común, tener cubierto un periodo mínimo de cotización de 180 días dentro de los 5 años inmediatamente anteriores a la fecha de la baja médica (este requisito no es necesario en las bajas por accidente de trabajo ni accidente no laboral).

  • La situación de incapacidad se desencadena en el momento en que el médico de cabecera del Servicio Público de Salud o de la Mutua de Accidentes expide el correspondiente parte médico de baja.

Las cuantías, requisitos y responsabilidades en cada caso, están definidas por ley y se resumen en la siguiente tabla:

Calcular una nómina con baja por incapacidad temporal

Para el cálculo de todos los tipos o ejemplos de nómina con baja por incapacidad temporal, los siguientes elementos deben tenerse en cuenta:

  • La base reguladora

  • El número de días de la baja

  • Los porcentajes aplicables a abonar en cada caso

⚠️ IMPORTANTE

Es importante que no confundas los ejemplos de contabilidad de nóminas con IT con los ejemplos de nóminas con IT. Es decir, la contabilidad de nóminas con IT se refiere a los asientos contables que se generan de una nómina con incapacidad temporal. Mientras que las nóminas con IT, es simplemente el recibo de salario que recibe un trabajador cuando se encuentra de baja laboral.

¿Cómo se calcula una nómina con baja por incapacidad temporal?

Para que tengas claro cómo hacer una nómina con incapacidad temporal, hemos esquematizado el proceso a seguir en los siguientes pasos: 

1️⃣ En primer lugar, deberás definir la base reguladora a partir de la cual se harán los cálculos de las cuantías.

2️⃣ Recuerda considerar las percepciones que apliquen por concepto de antigüedad en la empresa, actividad, transporte, etc. Recomendamos buscar el concepto "Base de cotización por contingencias comunes o por contingencias profesionales" en la nómina del mes anterior. En caso de ser un contrato a tiempo parcial, se deberían mirar las nóminas de los 3 meses anteriores, sumar los importes de las bases y dividir entre los días naturales.

3️⃣ En tercer lugar, calcula los valores correspondientes al salario a percibir, según la tabla de cuantías y los porcentajes que encontrarás en el apartado anterior y multiplicando la base reguladora por los valores obtenidos en el paso anterior.

4️⃣ Suma los valores correspondientes a cada franja de días que acabas de calcular para obtener el total de la prestación.

Si todavía no tienes claro cómo calcular una nómina con IT, veámos a continuación el proceso más detalladamente la incapacidad temporal con ejemplos prácticos. Así mismo, para que te ilustres aún más, te dejamos con un ejemplo de recibo de nómina con incapacidad temporal.

Ejemplo de recibo de nómina con incapacidad temporal

Ejemplos de nóminas con incapacidad temporal

Sabemos que generar una nómina con una baja laboral puede parecer complicado pero, no te preocupes: en este apartado te facilitamos dos ejemplos de nóminas con incapacidad temporal con números reales para que puedas adaptarlo al caso particular de tu empresa. 

Ejemplos de nóminas con incapacidad temporal: Contingencias comunes

La baja por enfermedad común es un tipo de baja incapacidad temporal. Por lo tanto, la enfermedad común hace referencia a que este tipo de baja, como bien dice el nombre, aplica a bajas motivadas por enfermedades comunes. Entre ellas encontramos el resfriado común, la infección de oído, sinusitis, dolor de garganta, entre otros. Aquí te dejamos con ejemplo de incapacidad temporal por enfermedad común: 

Marta, es especialista en Marketing en la empresa Sapos, S.A. , y percibe un salario base de 1.700 euros. Durante el mes de agosto, Marta pide la baja a raíz de una enfermedad común, también llamada contingencia de tipo común, durante 20 días. ¿Cuál es el salario que Marta percibirá al final del mes? Pues bien, vamos a calcularlo paso por paso. 

1️⃣ En primer lugar, tenemos que considerar las percepciones que apliquen, según sea el caso. Como se mencionó anteriormente, esto hace referencia a los valores adicionales por concepto de:

2️⃣ A continuación, hay que definir la base reguladora. Suponiendo que la base de cotización de Marta es de 1.700 euros, tenemos lo siguiente:

BR = [1700€ / 30 días] = 56,67 €/día

Por lo tanto, la base reguladora de Marta es de 56,67€ al día.

3️⃣ Seguidamente calcularemos los valores a cobrar, según la franja de días trabajados y de baja. Teniendo en cuenta que:

  • Días trabajados: Del 1 al 10 de agosto = 10 días trabajados.

  • Días en situación de baja: del 11 al 31 de agosto = 21 días.

Tenemos los siguientes valores, según el número de días de baja y los porcentajes establecidos por ley:

  • Del 1 al 10 de agosto, Marta percibe el valor habitual que percibe cuando no está de baja; es decir: 1.700/30*10 = 566,67€

  • Del 11 al 13 de agosto no cobrará nada por ser los primeros tres días de baja.

  • Por los siguientes 12 días; es decir, del 14 al 26 de agosto, Marta recibirá el 60% de la base reguladora; es decir: 56,67€ * 60% * 12 días = 408,02€

  • Por los siguientes 5 días; es decir, del 27 al 31 de agosto, cobra igualmente el 60% de la base reguladora. Esta vez, sin embargo, estará a cargo del INSS: 56,67€ * 60% * 5 días = 170,01€

4️⃣ Por último, obtenemos el total de la prestación sumando las cantidades anteriores: 

566,67€ + 408,02€ + 170,01€ = 1144,70€

En total, para el mes de agosto, Marta cobrará 1144,70€ en lugar de los 1700€ que hubiera cobrado en un mes sin baja laboral.

Ejemplos de nóminas con incapacidad temporal: Contingencias profesionales

En esta situación de incapacidad temporal debido a enfermedad o accidente laboral, no es apropiado solicitar cotizaciones previas a la enfermedad o al accidente. En otras palabras, un accidente laboral es aquel daño o lesión sufrida por un trabajador durante su actividad laboral.  En este caso se ha de tener en cuenta:

  • El cobro de la baja se realizará desde el día 1.

  • El trabajador cobrará siempre un 75% de la base reguladora desde el día siguiente al inicio de la baja, ya que el primer día se considera salario abonado por la empresa.

Si cogemos el ejemplo de Marta, cuya base reguladora es la siguiente: 

BR = [1.700€ / 30 días] = 56,67 €/día

Para saber qué cobraría si su baja laboral fuera de esta tipología, tenemos que calcular el 75% de esta base reguladora de 20 días de baja: 56,67€ x 20 días x 75%= 850,05€

A esta cantidad hay que sumarle los días que Marta percibe el valor habitual que percibe cuando no está de baja. Por lo tanto: 56,67€ * 10 días = 566,70€. Por ello, el resultado total es de 1.416,75€. Así mismo, podemos observar que, la diferencia es bastante considerable si se compara con una baja de contingencias comunes.

Esperamos que estos dos ejemplos de nóminas con incapacidad temporal te sirvan para entender mejor cómo calcular una nómina con IT. De todos modos, con herramientas tecnológicas como las que te ofrecemos desde PayFit, podrías digitalizar el proceso de generación de nóminas. Por ello, gracias a nuestro programa para gestionar nóminas podrás añadir las bajas en un par de clicks, y verás como las nóminas de tus trabajadores se actualizan en tiempo real. 

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