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Puntos clave sobre las nóminas con incapacidad temporal
La incapacidad temporal cubre bajas por enfermedad común, accidente no laboral, enfermedad profesional o accidente de trabajo.
Los 3 primeros días no se cobran, del 4 al 20 se percibe el 60% de la base reguladora y desde el día 21, el 75%.
El día del accidente se cobra el 100% del salario (a cargo de la empresa) y desde el día siguiente, el 75% de la base reguladora a cargo de la Mutua o el INSS.
Se calcula dividiendo la base de cotización del mes anterior entre 30 días (o la media de los 3 últimos meses en contratos a tiempo parcial).
La baja por enfermedad común exige 180 días cotizados en los últimos 5 años; el accidente y la enfermedad profesional no lo exigen.
La incapacidad temporal, conocida popularmente como baja laboral, es la situación en la que un trabajador no puede desempeñar su actividad por una enfermedad o un accidente y necesita asistencia médica de la Seguridad Social. Mientras dura la baja, la nómina cambia: el trabajador deja de percibir su salario habitual y pasa a cobrar un subsidio calculado sobre su base reguladora.
En este artículo te explicamos cómo calcular una nómina con incapacidad temporal paso a paso y te mostramos dos ejemplos completos, uno por contingencias comunes y otro por contingencias profesionales, para que puedas aplicarlos al caso concreto de tu empresa.
¿Qué tipos de contingencias dan lugar a una incapacidad temporal?
El artículo 128 de la Ley General de la Seguridad Social establece que dan lugar a incapacidad temporal las situaciones derivadas de enfermedad común o profesional y de cualquier accidente, sea o no de trabajo, siempre que el trabajador reciba asistencia sanitaria y esté impedido para trabajar.
¿Qué diferencia a las contingencias comunes de las profesionales?
Las contingencias comunes agrupan la enfermedad común y el accidente no laboral. Las contingencias profesionales agrupan la enfermedad profesional y el accidente de trabajo. La diferencia no es solo terminológica: determina tanto la cuantía de la prestación como quién la paga en cada tramo, tal y como se detalla en el siguiente apartado.
¿Qué requisitos debe cumplir el trabajador para cobrar la prestación?
Para cobrar la prestación, el trabajador debe estar afiliado y en alta en la Seguridad Social (o en situación asimilada) en el momento de la baja. Si la incapacidad deriva de enfermedad común, además debe acreditar un mínimo de 180 días cotizados dentro de los 5 años anteriores. Este requisito no se exige en las bajas por accidente, sea o no laboral, ni en la enfermedad profesional.
Modelo de nómina con incapacidad temporal
¿Cómo se calcula la base reguladora de una nómina con incapacidad temporal?
La base reguladora es el importe diario sobre el que se aplican los porcentajes de la prestación. Se obtiene dividiendo la base de cotización del mes anterior a la baja entre 30 días; en los contratos a tiempo parcial se promedian los 3 meses anteriores.
¿Qué pasos hay que seguir para calcular la nómina con IT?
1. Definir la base reguladora a partir de la base de cotización del mes anterior.
2. Considerar los complementos que apliquen, como la antigüedad en la empresa, el plus de convenio colectivo o el prorrateo de pagas extra.
3. Calcular el importe de cada tramo de días, multiplicando la base reguladora por el porcentaje que corresponda según el tipo de contingencia.
4. Sumar los importes de todos los tramos (días trabajados y días de baja) para obtener el total de la nómina del mes.
¿Quién paga cada tramo de la baja, la empresa o la Seguridad Social?
El pagador de la prestación cambia según el tramo de días y el tipo de contingencia. Un error habitual es aplicar el reparto de las contingencias comunes a las profesionales: en el accidente de trabajo no existen los 3 días de carencia y el pago se reparte de forma distinta, como resume la siguiente tabla.
| Contingencia | Tramo | Cuantía | Pagador |
|---|---|---|---|
| Común / accidente no laboral | Días 1 a 3 | Sin prestación | — |
| Común / accidente no laboral | Días 4 a 15 | 60% base reguladora | Empresa |
| Común / accidente no laboral | Días 16 a 20 | 60% base reguladora | INSS / Mutua |
| Común / accidente no laboral | Desde el día 21 | 75% base reguladora | INSS / Mutua |
| Accidente de trabajo / enf. profesional | Día del accidente | 100% del salario | Empresa |
| Accidente de trabajo / enf. profesional | Desde el día siguiente | 75% base reguladora | Mutua / INSS |
¿Sabías que…?
En las bajas por accidente de trabajo o enfermedad profesional no existen los 3 días de carencia: el trabajador cobra el 100% del salario el día del accidente y el 75% de la base reguladora desde el día siguiente, sin esperar al cuarto día como en las contingencias comunes.
Ejemplos de nóminas con incapacidad temporal
A continuación te mostramos dos ejemplos con números reales, uno por cada tipo de contingencia, para que puedas adaptarlos al caso concreto de tu empresa. En ambos, Marta, especialista en marketing en la empresa Sapos, S.A., trabaja 10 días del mes y pasa a incapacidad temporal los 20 días restantes.
Ejemplo de nómina con incapacidad temporal por contingencias comunes
Marta percibe un salario base de 1.700€ y su base reguladora diaria es de 1.700€ / 30 = 56,67 €/día. Causa baja por enfermedad común tras trabajar 10 días, permaneciendo de baja los 20 días restantes del mes.
Días trabajados (10 días): 56,67€ × 10 = 566,70€.
Días 1 a 3 de baja: 0€ (no se cobra).
Días 4 a 15 de baja (12 días), a cargo de la empresa: 56,67€ × 60% × 12 = 408,02€.
Días 16 a 20 de baja (5 días), a cargo del INSS: 56,67€ × 60% × 5 = 170,01€.
Sumando los cuatro importes, Marta cobrará 1.144,70€ en lugar de los 1.700€ que hubiera percibido en un mes completo sin baja.
Ejemplo de nómina con incapacidad temporal por contingencias profesionales
Con los mismos datos, supongamos ahora que la baja de Marta se debe a un accidente de trabajo el día 11 del mes, tras haber trabajado los 10 primeros días.
Días trabajados (10 días): 56,67€ × 10 = 566,70€.
Día del accidente (1 día), 100% del salario, a cargo de la empresa: 56,67€.
Desde el día siguiente hasta fin de mes (19 días), a cargo de la Mutua: 56,67€ × 75% × 19 = 807,55€.
Sumando los tres importes, Marta cobrará 1.430,92€ en lugar de los 1.700€ habituales. La diferencia frente al ejemplo anterior (1.144,70€) se explica porque en el accidente de trabajo no hay 3 días sin cobro y el primer día se paga al 100%, no al 60%.
Calcular manualmente cada tramo de una baja puede generar errores, especialmente cuando se combinan distintas contingencias, convenios colectivos y complementos de incapacidad temporal.
Con Payfit, el equipo de expertos laborales gestiona la baja dentro del proceso de nómina, revisa la información aplicable y prepara el cálculo correspondiente, incluyendo el tratamiento que corresponda a la empresa y a la Seguridad Social. La empresa mantiene visibilidad sobre el proceso y puede revisar y aprobar el resultado.
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