¿Sabes cómo se automatiza el pago de nómina a los empleados?

Las nóminas siguen siendo una de las tareas que más tiempo ocupan a los recursos humanos de una empresa. Por ello, muchas veces la gestión manual de la nómina consume mucho tiempo y suele generar errores. En contraste, la automatización simplifica y acelera el procedimiento del pago de la nómina, disminuyendo el tiempo previamente invertido en esta tarea.

En el presente artículo, detallaremos de qué manera la automatización de la nómina puede incrementar la productividad, la satisfacción laboral y además, nos aseguraremos de que nuestros trabajadores siempre obtengan su salario a tiempo y sin ningún error.

¿De qué hablamos cuando decimos “automatización de la nómina”?

Pues bien, cuando hablamos de la automatización de la nómina nos referimos al hecho de simplificar el proceso de cálculo de los salarios de los empleados mediante el uso de un software especializado, en lugar de depender en gran medida de la intervención manual. En otras palabras, automatizarlo implica que el software se encargue de procesar los pagos, calcular las retenciones fiscales y determinar los impuestos que deben ser presentados por los empleados y la empresa.

El objetivo no es eliminar por completo la participación de los trabajadores, sino más bien liberar tiempo a los responsables del departamento de RRHH para que puedan enfocarse en otras tareas que contribuyan a aumentar la eficiencia y la productividad en el trabajo y del equipo.

¿Por qué es necesario automatizar el pago de la nómina?

La misma escena se repite mes a mes. Y es que, los profesionales de RRHH se ven desbordados con el cálculo, entrega y gestión de las nóminas de los empleados. Es decir, pueden estar perfectamente una o dos semanas con su actividad normal reducida en centrarse en nóminas y descuidando otras de las miles de tareas de las cuales son responsables.

Así mismo, es importante mencionar que este departamento es la base que sostiene la eficacia, rentabilidad y fluidez del negocio. Sin embargo, en diversas ocasiones su organización suele quedar reducida al centrarse específicamente en el salario; y es indispensable mencionar que, los recursos humanos son mucho más que eso. Los recursos humanos son la gestión del talento humano, los embajadores de la cultura organizacional, entre muchos otros. 

Por consiguiente, ayudarles a automatizar el pago de la nómina, en plena implantación digital, es más una oportunidad que un desafío. Con este tipo de ayuda, podrán procesar las liquidaciones por medio de un software especializado para hacer nóminas online. De esta manera, el proceso es inmediato y solo es necesario realizar pequeños ajustes antes de dar el visto bueno.

¿Qué hacen los programas para automatizar el pago de la nómina?

Los programas de automatización de la nómina realizan una serie de tareas para simplificar y agilizar el proceso de pago de salarios, beneficios, gratificaciones extraordinarias, horas extras, etc., a nuestros empleados.  Por ello, lo que proponemos con un programa que automatice el pago de la nómina es reservar todo lo relativo a estas tareas a una herramienta que integre y trate toda la información. 

Entonces te preguntarás…¿Estos programas pueden realizar el pago automático de nóminas? La respuesta es sí ya que, muchos programas de automatización de la nómina pueden realizar el pago automático de nóminas. Esto significa que pueden programarse para emitir pagos a los empleados de manera automática y en las fechas previamente establecidas, sin necesidad de intervención manual una vez que se hayan configurado adecuadamente.

Además, también te estarás preguntando ¿De qué se hace cargo este tipo de programas? Pues bien, una herramienta para automatizar el pago de la nómina debe hacerse cargo por una lado, de las cuestiones económicas:

• Calcular las nóminas correspondientes.

• Suma de gratificaciones extraordinarias o compensaciones.

• Concreción de finiquitos y otras liquidaciones.

• Gestión de horas trabajadas y horas extras.

Por otro lado y desde el punto de vista fiscal, también hay ciertos aspectos que se pueden procesar desde la herramienta como por ejemplo:

• Cálculo y aplicación de retenciones tributarias.

• Retenciones extraordinarias o modificadas.

• Recopilación del IRPF recaudado en el trimestre.

• Retenciones especiales por salario en especie.

Y además, lo más importante es que estas herramientas para automatizar el pago de la nómina deben cumplir con los siguientes criterios legales: El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) para poder: 

• Garantizar un entorno blindado en el que se almacenen las nóminas.

• Tratar los datos que resulten imprescindibles para la liquidación.

• Evitar el acceso por parte de personas o entidades no autorizadas.

• Cumplir con la responsabilidad proactiva en nombre de la empresa.

Ahora que ya hemos visto lo que hacen estos programas; creémos que es necesario que también tengáis conocimiento de los beneficios que aportan a la empresa, al departamento de RRHH y a nuestros empleados.

¿Cuáles son los beneficios de la automatización en el pago de nóminas?

La automatización en el pago de nóminas ofrece una serie de beneficios significativos tanto para las empresas como para los empleados. No obstante, automatizar el pago de la nómina es crucial para las empresas de cualquier sector. Básicamente con esto, queremos descargar al departamento de RRHH para que, como hemos mencionado anteriormente, pueda llevar a cabo sus tareas primordiales, como por ejemplo:

• Captación, selección y retención del talento.

• Búsqueda de nuevas oportunidades de innovar.

• Creación de un buen ambiente de trabajo.

• Mejoras en la organización del trabajo.

Si lo piensas, estas tareas cada vez más se quedan de lado para que los departamentos de RRHH puedan llevar a cabo y mantener una gestión tradicional de las nóminas. Por ello te preguntamos…¿Por qué no apostar por nuevas soluciones? Este es uno de los beneficios de automatizar el pago de la nómina, pero hay muchos más como por ejemplo:

Precisión en los cálculos

Omitir información en una nómina o exponerla incorrectamente se considera una sanción administrativa grave; las multas pueden variar entre los 625 y los 6250 euros para el negocio. Con un programa para hacer nóminas, se minimiza el margen de error. La intervención humana, por su parte, queda reducida a pequeñas modificaciones.

Agilidad en la gestión tributaria

Estoy segura que has leído gestión tributaria y te han temblado hasta las piernas…ya sabemos que las deducciones IRPF son otra de las cuestiones que más tiempo ocupan (y para qué engañarnos…un poquito de dolor de cabeza también traen). Debes saber que no todas las declaraciones a Hacienda permiten emitir rectificaciones posteriormente. Es vital que este tipo de softwares asuman también la parte tributaria.

Blindaje en la información

Como avanzábamos antes, resulta crucial que las nóminas cumplan con lo estipulado por las autoridades de protección de datos. De esta forma, las herramientas para automatizar el pago de la nómina incluye numerosos sistemas, entre los cuales es importante destacar los siguientes:

• Cifrado de los datos. Con el fin de evitar que terceras personas o entidades tengan acceso a estos.

• Seudonimización. Para que, en caso de existir una brecha de seguridad, no se sepa a quién pertenece la información.

Tranquilidad y comodidad

La mayor beneficio de automatizar este proceso radica en la sensación de seguridad que proporciona. Existen aplicaciones especializadas que han obtenido certificaciones ISO, lo que certifica la calidad, seguridad y eficiencia de sus servicios para la organización receptora. Para mantener estas certificaciones, estas herramientas son sometidas a constantes auditorías.

En resumen, la automatización del pago de las nóminas no solo agiliza y simplifica un proceso laboral crítico, sino que también aporta una mayor precisión, reduce los errores humanos y brinda una mayor seguridad en la gestión de datos sensibles. Esto no solo beneficia a la empresa, sino que también mejora la satisfacción de los empleados al recibir sus salarios de manera oportuna y precisa. Por ello, considerar la implementación de esta tecnología puede ser un paso estratégico para mejorar la gestión de recursos humanos y garantizar el bienestar financiero de la empresa y su equipo.

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