¿Cómo se automatiza el pago de nómina a los empleados?

Las nóminas siguen siendo una de las tareas que más tiempo ocupan a los recursos humanos de una empresa. Si miramos al futuro próximo, vienen grandes retos por delante, como la conciliación y la transición ecológica. Entonces, ¿por qué no dejar que este departamento se encargue de afrontar estas oportunidades?

En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre automatizar el pago de la nómina. Además, podrás descargarte gratis nuestro modelo de nómina en Excel.

¿Por qué es necesario automatizar el pago de la nómina?

Cada mes, se repite la misma escena. Los profesionales de RR. HH. se ven desbordados con el cálculo, entrega y gestión de las nóminas a los empleados. Esto hace que, durante una o dos semanas, toda su actividad quede reducida a esta cuestión. ¿Qué hacemos con las demás tareas de las que se deben ocupar?

Este departamento es la base que sostiene la eficacia, rentabilidad y fluidez del negocio. Los activos humanos son los más importantes de la empresa, incluso por encima de los económicos. Sin embargo, su organización suele quedar reducida al poco tiempo libre que dejan las cuestiones relacionadas con el salario. ¿No crees que es hora de darle una vuelta a este concepto?

Automatizar el pago de la nómina, en plena implantación digital, es más una oportunidad que un desafío. Se trata de procesar las liquidaciones por medio de un software especializado para hacer nóminas online. De esta manera, el proceso es inmediato y solo es necesario realizar pequeños ajustes antes de dar el visto bueno.

¿Cómo se automatiza el pago de nómina a los empleados con un programa?

Lo que proponemos es reservar todo lo relativo a estas tareas a una herramienta que integre y trate toda la información. Una herramienta para automatizar el pago de la nómina debe hacerse cargo de las siguientes cuestiones económicas:

• Calcular las nóminas correspondientes.

• Suma de gratificaciones extraordinarias o compensaciones.

• Concreción de finiquitos y otras liquidaciones.

• Gestión de horas trabajadas y horas extras.

Desde el punto de vista fiscal, también hay distintos aspectos que se pueden procesar desde la herramienta:

• Cálculo y aplicación de retenciones tributarias.

• Retenciones extraordinarias o modificadas.

• Recopilación del IRPF recaudado en el trimestre.

• Retenciones especiales por salario en especie.

Por último, hay un último criterio que deben cumplir las herramientas para automatizar el pago de la nómina, que es el legal. Hay que tener en cuenta el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) y la LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales):

• Garantizar un entorno blindado en el que se almacenen las nóminas.

• Tratar los datos que resulten imprescindibles para la liquidación.

• Evitar el acceso por parte de personas o entidades no autorizadas.

• Cumplir con la responsabilidad proactiva en nombre de la empresa.

Beneficios de la automatización en el pago de nóminas

Sin duda, automatizar el pago de la nómina es crucial para las empresas de cualquier sector. Se trata de descargar al departamento de RR. HH. para que pueda llevar a cabo sus tareas primordiales, como por ejemplo:

• Captación, selección y retención del talento.

• Búsqueda de nuevas oportunidades de innovar.

• Creación de un buen ambiente de trabajo.

• Mejoras en la organización del trabajo.

Si lo piensas, estos tres pilares los estamos dejando de lado para mantener una gestión tradicional de las nóminas. ¿Por qué no apostar por nuevas soluciones? Este es uno de los beneficios de automatizar el pago de la nómina, pero hay muchos más.

1. Precisión en los cálculos

Omitir información en una nómina o exponerla incorrectamente se considera una sanción administrativa grave. En consecuencia, las multas pueden variar entre los 625 y los 6250 euros para el negocio. Con un programa para hacer nóminas, se minimiza el margen de error. La intervención humana, por su parte, queda reducida a pequeñas modificaciones.

2. Agilidad en la gestión tributaria

Las deducciones IRPF son otra de las cuestiones que más tiempo ocupan. Debes saber que no todas las declaraciones a Hacienda permiten emitir rectificaciones posteriormente. Es vital que este tipo de softwares asuman también la parte tributaria.

3. Blindaje en la información

Como avanzábamos antes, resulta crucial que las nóminas cumplan con lo estipulado por las autoridades de protección de datos. De esta forma, las herramientas para automatizar el pago de la nómina incluyen numerosos sistemas:

Cifrado de los datos. Con el fin de evitar que terceras personas o entidades tengan acceso a estos.

Seudonimización. Para que, en caso de existir una brecha de seguridad, no se sepa a quién pertenece la información.

4. Tranquilidad y comodidad

La principal ventaja de automatizar esta tarea es la tranquilidad que te aporta. Hay programas especializados que cuentan con certificaciones ISO. Esto garantiza que su trabajo es de calidad, seguro y eficiente para la empresa que lo recibe. Para mantenerlas, pasan constantes auditorías.

En definitiva, automatizar el pago de la nómina es una oportunidad para avanzar hacia el futuro. La transición digital no está esperando a nadie y es hora de ponerse en marcha. Gracias a PayFit, disfrutarás de un programa que gestiona de manera inmediata y segura las nóminas. Para que lo conozcas, te invitamos a conocer nuestra solución.

Si quieres comprender mejor la nómina, puedes consultar nuestros artículos sobre conceptos de nómina y estructura de la nómina.

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