¿Cómo se realiza un proceso de onboarding?

Tanto si se trata de una gran empresa como si es una empresa pequeña, el inicio en un nuevo puesto de trabajo puede ser costoso y agobiante los primeros días. 

Si queremos que un empleado proporcione buenos resultados a la empresa, tendremos que darle una cálida bienvenida para que empiece sus días de la mejor forma posible. 

Si tras el proceso de reclutamiento estás pensando en llevar a cabo un proceso de onboarding y no sabes cómo hacerlo, nosotros te lo explicamos. En PayFit sabemos la importancia que tiene acoger a un nuevo empleado y hacer que se sienta a gusto en la empresa desde el primer momento. 

Así pues, ¿qué es el proceso de onboarding? Te lo contamos a continuación. 

Proceso de Onboarding: ¿qué es?

Primero de todo, ¿qué es el onboarding? Es una práctica, cada vez más común, que se lleva a cabo en las empresas para orientar a los trabajadores en su nuevo puesto de trabajo.

Del proceso de onboarding se encarga el departamento de RRHH de la empresa tras haber llevado a cabo el reclutamiento de personal, que es al que le concierne velar por los intereses del trabajador y proporcionarle una integración adecuada. 

La gestión de los recursos humanos forma un papel esencial dentro de las empresas y cada vez es más importante. 

¿Cómo se hace el proceso de Onboarding en una empresa?

El onboarding es una herramienta esencial y por ello no hay un proceso determinado sino que dependerá de cada empresa y del puesto de trabajo en concreto. 

Por ejemplo, el proceso de onboarding para una persona que se incorpore al departamento de Sales coincidirá en cuestiones generales con un trabajador que se incorpore al equipo de Marketing. 

Sin embargo, al representar roles distintos dentro de la empresa, el proceso de onboarding será específico para cada uno en las tareas que tengan que desarrollar.

¿Cómo son los mejores procesos de Onboarding?

1. Para llevar a cabo un buen proceso de onboarding habrá que planificarlo primero, pues el onboarding es la primera toma de contacto del trabajador con la empresa. Por ello hay que establecer una misión y objetivos acordes con los valores y la cultura de la empresa. 

2. En segundo lugar, preparar un “Welcome pack” es esencial. En él se incluirán las herramientas esenciales con las que trabajará el empleado: un ordenador, materiales de papelería y el merchandising de la empresa (por ejemplo, tazas, camisetas…).

3. Después se presentará a su equipo y se agendarán reuniones con los distintos departamentos para que el nuevo trabajador conozca en profundidad el organigrama empresarial. 

4. Por supuesto, tendrá formaciones específicas para las tareas que va a desarrollar en su puesto de trabajo. Para ello la empresa necesitará disponer de una biblioteca de recursos sobre la empresa. Por ejemplo, Notion es una herramienta que funciona como un tablero que se asemeja a una “Wikipedia” de la empresa. 

5. Es recomendable que para el proceso de onboarding se asigne un mentor al trabajador para que tenga una persona de referencia dentro de la empresa en todo momento. 

6. En último lugar, los famosos “one to one”. Es muy conveniente hacer reuniones periódicas con el nuevo empleado para conocer cómo está siendo su experiencia en la empresa y proporcionarle sensación de confianza y comodidad. 

¿Qué es el proceso de Onboarding digital?

El teletrabajo en España ha supuesto una nueva modalidad en la forma de trabajar en las empresas. Muchos empleados hacen uso del teletrabajo o trabajan de forma híbrida, combinándolo con su presencia en la oficina algunos días a la semana o al mes, lo que fomenta la flexibilidad horaria.

El onboarding digital se ha convertido en una realidad para las empresas y tiene como objetivo poder dar la bienvenida a nuevos trabajadores que trabajarán a distancia (ya sean un becario o un jefe).

Puede parecer difícil gestionar a tu equipo desde casa y seguir con los procesos de selección para la caza de los grandes talentos. Aun así, es buen momento para poder establecer relaciones más sinceras con los candidatos y poder cuidar a tu equipo de una manera creativa.

Las ventajas principales del onboarding digital son:

• Reducción de costes (desplazamientos, dieta...)

• Ahorro de tiempo

• Actualización ágil de los contenidos online

• Personalización del proceso de onboarding

• Remoto (más flexibilidad para empresa y trabajador)

• Ecológico (menos residuos al ser todo digital)

Proceso de Onboarding: ejemplo

El proceso de onboarding es tarea sencilla si se planifica adecuadamente. A continuación veremos un ejemplo de cómo hacerlo. 

¿Cómo es el proceso de onboarding en PayFit?

Nosotros hacemos todo a lo grande y por ello creemos que un buen proceso de onboarding debe empezar de manera presencial con un buen desayuno con el equipo, aunque después el empleado haga uso del teletrabajo. 

En nuestras oficinas el proceso de onboarding dura dos semanas, aunque el seguimiento del empleado es semanal en nuestras famosas “Weekly meetings”. 

Durante estas dos semanas, agendamos al nuevo empleado  todas las reuniones posibles con los distintos departamentos para que conozca las funciones de cada uno. También realizamos sesiones formativas específicas y le vamos asignando tareas concretas para que empiece a familiarizarse con el funcionamiento de la empresa. 

Paso a paso del proceso de onboarding:

1. Prepara la documentación del trabajador (sus datos bancarios, alta en la Seguridad Social, etc.).

2. Envíale un correo electrónico detallando las condiciones de trabajo y la descripción del puesto de trabajo.

3. Infórmale sobre la fecha de su inicio de onboarding, cómo será y algunos detalles (por ejemplo, el timming: Desayuno con el team a las 10 am). 

4. Recíbelo en su primer día de onboarding, es importante que haya una persona que se encargue concretamente de su bienvenida y le explique todo el funcionamiento.

5. Entrégale el material que necesite para trabajar, haz que se familiarice con las distintas plataformas de la empresa e instala los softwares necesarios en su equipo de trabajo.

6. Crea una cuenta de empresa para que pueda comunicarse de forma profesional (por ejemplo, adolfo.dominguez@payfit.com)

7. Informa a los compañeros de su equipo de su llegada para que puedan estar atentos y ayudarle en todo momento. 

8. Presenta a los distintos departamentos. Agenda reuniones para que conozca a todos los managers. 

9. Haz un seguimiento de su incorporación y supervisa sus primeras tareas. Resuelve todas sus dudas.

10. Cuando finalice el onboarding, pregúntale qué tal ha ido el proceso. ¿Ha echado algo en falta? Esto podría ayudarte a mejorar el proceso de onboarding para la próxima vez.

¿Necesitas ayuda con la preparación del proceso de onboarding de tus empleados? En PayFit te ayudamos con todas las gestiones laborales y administrativas de tu empresa. 

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