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Gastos profesionales

Modelo de nota de gastos

  • Modelo creado por nuestros expertos laborales

  • Comentarios para que puedas adaptar el modelo a tus necesidades

  • Recurso gratuito para que ahorres tiempo

FormatoExcel
Fecha de edición05 de febrero de 2026
AutoraPayFit España

Preguntas frecuentes

sobre la nota de gastos

Una nota de gastos es un documento en el cual los trabajadores comunican a la empresa los gastos realizados que están relacionados con el desempeño de su trabajo. 

Estos gastos pueden estar relacionados con dietas, comidas, viajes de empresa o regalos a clientes, entre otros, por lo que el empleado puede solicitar su reembolso. Por otra parte, a la hora de rellenar una nota de gastos, es necesario saber que debemos tener una factura del gasto en cuestión. 

Este documento puede ser tanto físico como digital, y es necesario para tener una prueba válida que justifique el gasto, la cuantía, el día y el tipo de gasto. Una factura sirve para evitar fraudes y poder tener todos los gastos controlados.

Una nota de gastos es necesaria para llevar al día y controlar los gastos de la empresa por parte de los empleados, para saber cuáles debemos asumir y cuáles no.  A la hora de realizar una nota de gastos, es necesario incluir ciertos conceptos en esta para que el gasto quede reflejado en el documento. Estos son la fecha, la cuantía y el tipo de gasto y la cuantía.

  • El responsable eres tú:  El empleado tiene que cumplimentar todos los gastos de forma adecuada y precisa para que no haya fallos en los datos de la nota.

  • Ten en cuenta las políticas de la empresa:  El empleado debe preguntar a un superior para tener conocimiento de qué gastos son los que cubre la empresa y cuáles se quedan fuera de la nota de gastos para poder hacer una nota o cuenta de gastos de forma correcta. 

  • No debe faltar ningún dato:  Fecha, nombre del empleado, empresa, cuenta bancaria, cuantía… El empleado debe asegurarse de tener todos los datos cumplimentados en la nota de gasto.

¿Te surgen dudas sobre gastos deducibles o gastos extraordinarios? Consulta nuestro blog y aprende de RRHH con nuestros expertos laborales.