¿Cuándo es obligatorio entregar la nómina al trabajador? Ten cuidado con estos plazos

¿Cuándo es obligatorio entregar la nómina al trabajador? ¿Existe un plazo máximo? Como te puedes imaginar, la legislación establece un margen concreto. Sin embargo, este depende de varios aspectos, como la fecha de efectuación del trabajo o del plazo total liquidado.

En este post explicamos a los empresarios y departamentos de RRHH todos los detalles sobre el plazo legal para entregar la nómina. Además, podrás descargarte gratis nuestro modelo de nómina en Excel.

¿Hasta cuándo es obligatorio entregar la nómina al trabajador?

En España, el principal reglamento que aclara esta cuestión es el Estatuto de los Trabajadores. En su artículo 29, establece que «El período de tiempo a que se refiere el abono de las retribuciones periódicas y regulares no podrá exceder de un mes». De este modo, obtenemos varias conclusiones sobre cuándo es obligatorio entregar la nómina al trabajador:

• El plazo expuesto en la normativa comienza a partir del día en el que se efectuó la prestación laboral.

• La misma norma obliga a entregar la nómina «puntual y documentalmente» de acuerdo con las costumbres.

Respecto a esas costumbres a las que acabamos de hacer referencia, cabe destacar la principal. Se trata de los empleos no constantes (es decir, no limitados a uno o varios días puntuales) y se liquida todo el mes.

Por lo tanto, es obligatorio entregar la nómina al trabajador en un periodo habitual que corresponda con los cinco primeros días del mes siguiente. Lo más habitual, es pagar la nómina a mes vencido, generalmente si se pasa este plazo, se considera un retraso en el pago de la nómina.

Ciertas profesiones, por su propia naturaleza, pueden estar fijadas a un criterio distinto. En este sentido, es posible que el convenio colectivo establezca hasta cuándo es legal pagar la nómina. De esta forma, se aplicaría un plazo diferente, pero debe entenderse como adecuado y razonable por los trabajadores.

De igual modo, es obligatorio entregar la nómina al trabajador con los mismos plazos que se produce cobro. Es decir, el trabajador debe conocer la cuantía que va a recibir mientras la empresa está llevando a cabo la transacción. Esto es así para que sea posible la negación a firmarla si el empleado no está de acuerdo.

¿Todavía existe la obligación de entregar la nómina en papel?

Esta es una de las cuestiones más frecuentes. De hecho, hay negocios que siguen haciéndolo por desconocer la respuesta. Hoy en día, con la digitalización, no se aplica la obligación de entregar la nómina en papel. Eso sí, el trabajador debe tener acceso a esta cuando lo estime oportuno y dentro de los plazos habituales.

Hasta 2016, se entendía que es obligatorio entregar la nómina al trabajador en formato físico. El Estatuto de los Trabajadores solo afirmaba que debía hacerse «documentalmente», pero no aclaraba este punto. Sin embargo, una sentencia del Tribunal Supremo de 2016 marcó un precedente en este ámbito.

Relacionado con lo anterior, la nómina puede entregarse en un soporte no físico al empleado. Para ello, deben darse las siguientes condiciones de manera indispensable:

• Es obligatorio entregar la nómina al trabajador de un modo que no resulte una carga para este. Es decir, que no necesite contratar internet o desplazarse a un lugar con conexión para obtenerlas.

• Debe poder descargarlas desde el espacio de trabajo y en su horario laboral habitual. Por lo tanto, la empresa está obligada a garantizar la obtención de estas.

• Se puede entregar por correo electrónico o mediante la intranet de la compañía. Siempre por medio de sistemas seguros, gratuitos para el empleado y accesibles.

Sin perjuicio de lo anterior, es obligatorio entregar la nómina al trabajador en papel si este así lo solicita. En consecuencia, cualquier empleado puede hacerlo cuando lo requiera y se aplican los plazos que has visto.

¿Cuál es la sanción por no entregar nóminas a tiempo?

Es importante aclarar que es obligatorio entregar la nómina al trabajador para que no interponga una papeleta de conciliación. Mediante esta vía, se activa el paso previo a la celebración de un juicio (precisamente, para evitarlo). Tienes la posibilidad de abonar las cantidades atrasadas o, si lo crees conveniente, acudir a los tribunales.

Por otro lado, la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece la sanción por no entregar nóminas:

• No entregar las nóminas documentalmente dentro del plazo es una infracción administrativa leve, con multas de entre 60 y 625 euros.

• No aportar la nómina con el formato oficial exigido para este tipo de documentos es una falta leve, con multas de la misma cuantía.

Cabe destacar, asimismo, una circunstancia que es relativamente común. Cuando la gestión de nóminas de una compañía no está bien planificado, puede suceder que estas se entreguen sin control para cumplir el plazo. De este modo, se suele producir una falta de datos o de cuantías. En este caso, hablamos de una infracción administrativa grave, con multas de 625 a 6250 euros.

Llegados a este punto, esperamos haber aclarado la cuestión de si es obligatorio entregar la nómina al trabajador. Con PayFit simplificarás la gestión de los pagos a los empleados en una misma plataforma y tendrás el acompañamiento de nuestro equipo de asesores laborales expertos. Para demostrártelo, te invitamos a solicitar una demostración del producto.

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