¿Cuándo es obligatorio entregar la nómina al trabajador?

La ley laboral establece que los empleados deben recibir mensualmente un comprobante de su salario, como se indica en el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre; dicho texto menciona que el salario debe documentarse mediante la entrega de un recibo individual que justifique el pago, también llamado recibo de salario. 

En cuanto a la frecuencia de esta documentación, el envío del comprobante debe coincidir con la misma frecuencia con la que se realiza el pago de los salarios, es decir, al menos una vez al mes, de acuerdo con lo establecido en el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores.

Por consiguiente…¿Cuándo es obligatorio entregar la nómina al trabajador? ¿Existe un plazo máximo? Como te puedes imaginar, la legislación establece un margen concreto. Sin embargo, este depende de varios aspectos, como la fecha efectiva del trabajo o del plazo total liquidado. En el artículo de hoy, trataremos sobre la obligatoriedad de entregar en el plazo legal la nómina a tus trabajadores. 

¿Hasta cuándo es obligatorio entregar la nómina al trabajador?

En España, el principal reglamento que aclara esta cuestión es el Estatuto de los Trabajadores. Como ya hemos mencionado anteriormente, el artículo 29 establece lo siguiente:

«El período de tiempo a que se refiere el abono de las retribuciones periódicas y regulares no podrá exceder de un mes». 

De este modo, obtenemos varias conclusiones sobre cuándo es obligatorio entregar la nómina al trabajador:

1️⃣ El plazo expuesto en la normativa comienza a partir del día en el que se efectuó la prestación laboral.

2️⃣ La misma norma obliga a entregar la nómina «puntual y documentalmente» de acuerdo con las costumbres.

Respecto a esas costumbres a las que acabamos de hacer referencia, cabe destacar la principal. Se trata de los empleos no constantes (es decir, no limitados a uno o varios días puntuales) y se liquida todo el mes. Por lo tanto, es obligatorio entregar la nómina al trabajador sin retraso, en un periodo habitual que corresponda con los cinco primeros días del mes siguiente.

No obstante, hay ciertas profesiones que por su propia naturaleza, pueden estar fijadas a un criterio distinto. En este sentido, es posible que el convenio colectivo establezca hasta cuándo es legal pagar la nómina. De esta forma, se aplicaría un plazo diferente, pero debe entenderse como adecuado y razonable por los trabajadores.

De igual modo, es obligatorio entregar la nómina al trabajador con los mismos plazos que se produce el cobro. Es decir, el trabajador debe conocer la cuantía que va a recibir mientras la empresa está llevando a cabo la transacción de pago. Esto es así para que sea posible la negación a firmarla si el empleado no está de acuerdo.

¿Todavía existe la obligación de entregar la nómina en papel?

Esta es una de las cuestiones más frecuentes. Aún así, hay negocios que siguen entregándola en papel por el simple hecho de desconocer la respuesta. 

Sin embargo, hoy en día y con la digitalización no se aplica la obligación de entregar la nómina en papel. Eso sí, el trabajador debe tener acceso a esta cuando lo estime oportuno y dentro de los plazos habituales.

Hasta el año 2016, se entendía que era obligatorio entregar la nómina al trabajador en formato físico, salvo que el contrato indicara lo contrario. El Estatuto de los Trabajadores sólo afirmaba que debía hacerse «documentalmente», pero no aclaraba este punto.

Sin embargo, una sentencia del Tribunal Supremo de 2016 marcó un precedente en este ámbito. Relacionado con lo anterior, la nómina puede entregarse en un soporte no físico al empleado. Para ello, deben darse las siguientes condiciones de manera indispensable, de modo que los empleados puedan reclamar en caso de irregularidades:

⏺️ Es obligatorio entregar la nómina al trabajador de un modo que no resulte una carga para este. Es decir, que no necesite contratar internet o desplazarse a un lugar con conexión para obtenerlas.

⏺️ Debe poder descargarlas desde el espacio de trabajo cualquier día y en su horario de trabajo habitual. Por lo tanto, la empresa está obligada a garantizar la obtención de estas.

⏺️ Se puede entregar por correo electrónico o mediante la intranet de la compañía. Siempre por medio de sistemas seguros, gratuitos para el empleado y accesibles.

¿Cuál es la sanción por no entregar nóminas a tiempo?

Es importante aclarar que es obligatorio entregar la nómina al trabajador para que no interponga una papeleta de conciliación. Mediante esta vía, el trabajador puede reclamar el pago y se activa el paso previo a la celebración de un juicio (precisamente, para evitarlo). Tienes la posibilidad de abonar las cantidades atrasadas y regularizar el pago o, si lo crees conveniente, acudir a los tribunales.

Por otro lado, la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social establece la sanción por no entregar nóminas:

• El retraso en la entrega de las nóminas o no entregarlas documentalmente dentro del plazo es una infracción administrativa leve, con multas de entre 60 y 625 euros.

• No aportar la nómina con el formato oficial exigido para este tipo de documentos o incumplir lo establecido en el contrato es una falta leve, con multas de la misma cuantía.

Cabe destacar, asimismo, una circunstancia que es relativamente común. Cuando el sistema de nóminas de una compañía no está bien planificado, puede suceder que estas se entreguen con retraso o sin control, afectando la correcta gestión de los salarios.. De este modo, se suele producir una falta de datos o de cuantías. En este caso, hablamos de una infracción administrativa grave, con multas de 625 a más de 6250 euros.

Llegados a este punto, esperamos haber aclarado la cuestión de si es obligatorio entregar la nómina al trabajador. En resumen, es crucial cumplir con estas obligaciones no solo garantiza la transparencia en las relaciones laborales, sino que también contribuye a mantener un ambiente laboral justo y equitativo. 

Tener en cuenta estas fechas límite, lo estipulado en el contrato y evitar cualquier retraso en la entrega de nóminas es esencial para evitar posibles sanciones y conflictos legales, permitiendo que los empleados puedan reclamar en caso de incumplimiento. Por lo tanto, la puntualidad en la entrega de las nóminas no solo es una obligación legal, sino una práctica esencial para una gestión laboral eficiente y satisfactoria para todas las partes involucradas. Con PayFit simplificarás la gestión de los pagos a los empleados en una misma plataforma y tendrás el acompañamiento de nuestro equipo de asesores laborales expertos. 

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