¿Cómo garantizar la protección de datos personales de los empleados en las nóminas?

La confidencialidad en la información privada debe formar parte de la política de una empresa, pero no solo con sus clientes. En este sentido, la ley obliga a garantizar la protección de datos personales de los empleados. Pero...¿cómo respetarla en la gestión de nóminas?

¿Cuál es la naturaleza privada de las nóminas? ¿Qué dice la nómina del GDPR? ¿Cómo funciona la protección de datos personales de los empleados y las nóminas electrónicas? En este post, nos enfocaremos en brindar una explicación detallada a los empresarios y departamentos de RRHH sobre la importancia de la nómina y la protección de datos.

¿Cuál es la naturaleza privada de las nóminas?

La nómina y la protección de datos son dos pilares fundamentales en el ámbito laboral y de la gestión empresarial moderna. La nómina representa el registro detallado de los pagos y beneficios que reciben los empleados por su trabajo, mientras que la protección de datos se refiere a la seguridad y confidencialidad de la información personal y sensible que se recopila y maneja en el entorno laboral. 

Frecuentemente, se cuestiona el carácter confidencial de las nóminas. Cierto es que son un documento interno de la empresa y que está generado por esta. Sin embargo, la información compromete, en mayor medida, al trabajador. Por esta razón, podemos exponer que las nóminas están sujetas a la protección de datos personales de los empleados. 

Así mismo, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea sentenció que, al exponer información relativa a una persona, deben considerarse confidenciales. En la misma línea se expresó la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que obligó a lo siguiente:

• Ajustarse a los criterios que impone el Reglamento General de Protección de Datos (RGDP).

• Cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

• Además, toda la información contenida en este documento se considera confidencial. Por lo tanto la empresa debe conceder espacios seguros para que cada empleado pueda acceder exclusivamente a la suya.

• Asimismo, está obligada a salvaguardar la integridad de los datos y a hacerse cargo de la protección de datos personales de los empleados.

Por está misma razón, como empresario es imprescindible que conozcas todo lo necesario sobre la protección de datos en el ámbito laboral. A continuación, te explicaremos qué es lo que dice la nómina del GDPR. 

¿Qué dice la nómina del GDPR?

En primer lugar, conviene analizar lo que expone sobre la nómina el GDPR (sus siglas en español son, RGPD), concretamente, en su artículo 6. Este hace referencia a las circunstancias que autorizan a una empresa a tramitar los datos personales de un empleado para las liquidaciones. Es decir, el tratamiento de la información personal es imprescindible para emitir la nómina y que esta tenga efecto. En el momento de formalizar el contrato, el trabajador dio permiso para que sus datos se utilizarán con esta finalidad.

El Régimen General de Protección de Datos (RGPD) para incluir nuevas imposiciones en la protección de datos personales de los empleados, lo que supuso la introducción del concepto de responsabilidad activa (también referido como responsabilidad proactiva) se modificó en el año 2018. Esto obliga a las compañías a demostrar que cuentan con medidas de seguridad para el tratamiento de las nóminas:

🪪 Seudonimización. En caso de brechas de seguridad, se debe garantizar que no se sepa a quién corresponden los datos.

🔒 Cifrado. Los sistemas y softwares de gestión de nóminas han de contar con un código cifrado para garantizar la protección de datos personales de los empleados.

❌ Restricción en el acceso. Es fundamental evitar que terceros puedan tener acceso a las nóminas o a las bases de datos que almacenen información confidencial.

📊 Minimización de datos. Solo hay que almacenar y procesar los datos personales imprescindibles para realizar las liquidaciones.

En conclusión, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) establece una serie de requisitos y principios fundamentales que deben ser considerados en el tratamiento de datos personales en el contexto de la nómina. Este marco normativo busca proteger la privacidad y los derechos de los empleados, asegurando que sus datos sean tratados de manera justa, transparente y segura. Es esencial que las empresas comprendan y cumplan con las disposiciones del GDPR en relación con la nómina, implementando medidas adecuadas para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información personal. Al hacerlo, no solo se evitarán posibles sanciones y riesgos legales, sino que también se fomentará un entorno de confianza y respeto hacia los empleados, fortaleciendo la reputación y el compromiso de la organización con la protección de la privacidad de cada individuo involucrado. La nómina, cuando se gestiona de acuerdo con los principios del GDPR, se convierte en un reflejo de la responsabilidad y el compromiso de la empresa con el cumplimiento normativo y el bienestar de su talento humano.

¿Cómo funciona la protección de datos personales de los empleados y las nóminas electrónicas? 

Con el avance de la transición digital, las nóminas electrónicas han ganado importancia, y las gestorías online se han vuelto cada vez más comunes. En la actualidad, las empresas ya no tienen la obligación de proporcionar las nóminas en papel, pudiendo optar por esta modalidad. No obstante, los empleados tienen el derecho de solicitarlas en formato físico si así lo desean. 

Para enviar las liquidaciones de manera telemática, las compañías deben contar con sistemas seguros, cifrados y de fácil acceso para el empleado, sin requerir esfuerzos adicionales, como instalar antivirus en sus ordenadores personales. Es crucial que las nóminas estén disponibles en el espacio de trabajo y durante el horario laboral para garantizar su accesibilidad.

Para proteger los datos personales de los empleados, las empresas deben disponer de un medio de envío adecuado. El correo electrónico y la intranet que utilizan deben de disponer de un cifrado doble para proteger dicha información. Sin embargo, es imprescindible que el empleado dé su consentimiento para recibir las nóminas online. Existen diversos formularios y modelos de autorización disponibles, ya que no hay un único formato estandarizado. Sea cual sea la elección, es importante que el consentimiento sea libre, inequívoco, informado y revocable. Todo esto constituye los cimientos para asegurar la protección adecuada de los datos personales de los empleados.

En resumen, la gestión de nómina y la protección de datos se entrelazan de manera crucial en el entorno laboral moderno. La nómina es un reflejo de la remuneración y beneficios que los empleados reciben por su trabajo, y debe manejarse con precisión y transparencia, cumpliendo con las regulaciones y leyes laborales vigentes. A su vez, la protección de datos se convierte en un pilar esencial para salvaguardar la información personal y sensible de los trabajadores, evitando riesgos y vulnerabilidades que puedan poner en peligro su privacidad. Al adoptar prácticas adecuadas en el manejo de la nómina y la protección de datos, las empresas no solo aseguran el cumplimiento legal, sino que también generan un ambiente de confianza y respeto hacia su talento humano, fortaleciendo su reputación y compromiso con la privacidad de cada individuo involucrado. La convergencia de estos aspectos es un testimonio del enfoque responsable y ético que las organizaciones deben adoptar en el trato con su recurso más valioso: sus empleados.

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